Contractbeheer in Financieel inrichten

Met contractbeheer financieel beheer je contracten, reserveringen en verplichtingen.

Als je de inrichting hebt afgerond, kun je contractbeheer in Financieel gebruiken.

Autorisatie inrichten

De autorisatie op menu-items, tabbladen en acties richt je altijd in.

Daarnaast kun je autoriseren op specifieke contracten, zodat een gebruiker bijvoorbeeld alleen de contracten ziet waarvoor hij zelf de contractverantwoordelijke is.

Autorisatie op menu-items, tabbladen en acties inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
3. Selecteer de te autoriseren groep.
4. Ga naar het tabblad: Menu.
5. Vink de te autoriseren menukeuzen aan:
   •  Financieel / Contractbeheer / Contract
   • Financieel / Contractbeheer / Reservering
   • Financieel / Contractbeheer / Verplichting
6. Ga naar het tabblad: Autorisatie.

   

7. Ga naar:Financieel / Crediteur / Inkooprelatie/crediteur.
8. Autoriseer het tabblad Contracten.
9. Ga naar: Financieel / Contractbeheer.
10. Autoriseer de tabbladen en acties.

Toegang tot contracten beperken met gegevensfilters:

Standaard hebben gebruikers toegang tot alle contracten. Als je de toegang wilt beperken tot specifieke contracten, dan richt je het gegevensfilter in. Hiermee beperk je de toegang op basis van:

• Administratie

  Een gegevensfilter op administratie via Algemeen / Administratie werkt niet door op contracten. Als je contracten toch wilt autoriseren op administratie, dan gebruik je het filter op contracten.

• Contractverantwoordelijke
• Andere velden, zoals Type contract

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud filters.
3. Selecteer het filtertype Financieel / Contracten.
4. Selecteer Volgens filters.
5. Ga naar het tabblad: Filters.
6. Klik op: Nieuw.
7. Vul de omschrijving van het filter in.
8. Selecteer bij Toegang Volgens filters.
9. Stel het filter in.

   

10. Klik op: Voorbeeld, om de werking van het filter te controleren.
11. Klik op: Opslaan.

    Je ziet de melding dat alleen het filter wordt opgeslagen, niet het zojuist getoonde resultaat.

12. Klik op: Ja.
13. Klik op: Sluiten.

    In de volgende stappen geef je een gebruikersgroep toegang tot dit gegevensfilter.

14. Ga naar het tabblad: Onderhoud gebruikersgroepen.
15. Selecteer de gebruikersgroep.
16. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
17. Ga naar Financieel / Contractbeheer / Contract / Filters / Financieel - Contracten.
18. Selecteer het filter en zet dit op Geactiveerd.

Nummering contracten financieel inrichten

Elk contract krijgt een intern nummer op basis van de tellers voor contracten. Deze teller kun je niet toevoegen of verwijderen. Je kunt deze teller wel raadplegen en eventueel wijzigen.

Aandachtspunten:

• Tellers gelden per administratie.
• De teller kan gebruik maken van reeksen. Hierdoor kun je het contractnummer bijvoorbeeld afhankelijk maken van het jaar. Als je dit niet wilt, dan heb je maar één reeks nodig die altijd blijft doorlopen (dus een reeks zonder einddatum).

  Als je wel reeksen wilt gebruiken, dan stel je deze in. Profit bepaalt op basis van het veld Begindatum contract welke reeks moet worden toegepast bij het aanmaken van een nieuw contract. Is de begindatum bij een contract nog leeg, dan gebruikt Profit de systeemdatum.

Nummering voor contracten financieel raadplegen of wijzigen:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Nummerinstellingen / Tellers.
2. Open de eigenschappen van de teller Contractnummer.

   Zie verder: Tellers inrichten

Administratie instellingen afboeken reservering of verplichting

Bij het afboeken van een verplichting kan er een verschil bestaan tussen het verplichtingsbedrag en het geboekte bedrag. Je kunt dit makkelijk afboeken door een grensbedrag en/of -percentage in te stellen. Als je dit niet doet, dan kun je de verschillen niet afboeken.

Dit geldt ook voor reserveringen.

Administratie-instellingen vastleggen:

1. Open de juiste administratie.
2. Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen administratie.
3. Ga naar het tabblad: Budget.
4. Vul het percentage en/of bedrag in dat je maximaal accepteert als verschil bij het afboeken van een reservering en/of verplichting. Als je een combinatie van percentage en bedrag invult, dan wordt eerst het maximumverschil berekend op basis van het percentage.

   Als je een reservering of verplichting afboekt, kan het restbedrag onder het grensbedrag komen. Je krijgt dan de vraag of je het verschil wilt afboeken. Als je deze vraag bevestigend beantwoordt, zal Profit de verplichting/reservering volledig afboeken en op Afgehandeld zetten.

   Je krijgt de vraag niet als het verplichtingsbedrag helemaal wordt opgebruikt.

   Als je de velden leeg laat, dan zal Profit deze vraag nooit stellen.

   

5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Type dossieritem en workflow Contractverlenging Financieel inrichten

Je stelt het type dossieritem Contractverlenging (Financieel) (Profit) in voor het gebruik van InSite. Ook richt je de workflow in. Dit type dossieritem is een meegeleverd, intern type. Daarom kun je de meeste instellingen niet wijzigen. De bestemming van dit type dossieritem is altijd Inkooprelatie + contract.

Let op:

Je beschikt standaard over twee typen dossieritems:

• Contractverlenging Financieel (Profit): deze wordt gebruikt voor een contractverlenging die is gestart via het signaal.
• Contract (Financieel) (Profit)

  Om de actieknop Verwijderen te tonen, moet je rechten hebben op de pagina's Verwijderen contract financieel en Verwijderen contractregel financieel.

Workflowbestemming Contractverantwoordelijke:

De workflows van contractbeheer financieel hebben een aparte bestemming Contractverantwoordelijke. Na het aanmaken van een contract kun je deze bestemming niet direct gebruiken om de workflow te sturen.

Bij een nieuw contract wordt de contractverantwoordelijke in de mutatietabel van de workflow geplaatst. Hierdoor kun je de contractverantwoordelijke bij een nieuw contract bijvoorbeeld gebruiken in een conditie in de workflow.

Type dossieritem en workflow Contractverlenging instellen:

1. Ga naar:  CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van het type dossieritem: Contractverlenging (Financieel) (Profit).
3. Ga naar het tabblad: Instellingen.
4. Wijzig de gewenste velden.
5. Ga naar het tabblad: Workflows.

   Je ziet de gekoppelde workflow(s). De workflow Contractverlenging (Financieel) (Profit) wordt standaard meegeleverd. Je kunt deze workflow kopiëren en aanpassen. Je kunt bijvoorbeeld een taak, een toelichting op een taak of een conditie toevoegen in de workflow. Je kunt de velden Administratie en Bedrag contract gebruiken voor condities in de workflow.

6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Profielen Contractbeheer Financieel

Je gebruikt profielen om een of meerdere aanmaakpagina's bij een type dossieritem aan te maken. Elke aanmaakpagina heeft eigen veldinstellingen en controles, waardoor het makkelijker wordt om een gebruiker te 'sturen' bij het aanmaken van een dossieritem in InSite of OutSite. Per aanmaakprofiel kun je een beoordeelprofiel koppelen met veldinstellingen.

Voor Contractbeheer Financieel beschik je standaard over de volgende profielen:

• Aanmaken contract financieel
• Beoordelen contract financieel

Je kunt zelf een nieuw profiel toevoegen op basis van de meegeleverde profielen. Een nieuw profiel genereert een nieuwe pagina van het sjabloon ‘aanmaken contract financieel’. Elk profiel heeft een eigen aanmaken-pagina. Dit geeft onder andere de mogelijkheid om de pagina’s te autoriseren per rol, of op een eigen positie in het menu op te nemen.

Per profiel kan je de context van het contract en de contractregel bepalen. Verder leg je per profiel vast welke workflow gestart worden en welke beoordelingsprofiel gebruikt wordt. Door deze wijziging kan je bijvoorbeeld een apart profiel maken voor ‘huurovereenkomsten’ of bijvoorbeeld ‘mantelcontracten’.

Wijzig je de naam van het profiel dan wijzigt ook de naam van pagina. Verwijder je het profiel, dan wordt ook de pagina verwijderd.

Voorbeeld aanmaken profiel

Bij het aanmaken van profiel ‘huur’ worden de volgende pagina’s gegenereerd:

• Aanmaken contract financieel huur
• Beoordelen aanmaken contract financieel huur
• Aanpassen contract financieel huur
• Beoordelen aanpassen contract financieel huur
• Aanpassen contractregel financieel huur
• Beoordelen aanpassen contractregel financieel huur
• Aanmaken contractverlenging huur
• Aanpassen contractverlenging huur

  Klik hier voor meer informatie over het toevoegen van een profiel.

InSite inrichten

Je kunt financiële contracten, reserveringen en verplichtingen ook beheren via InSite. Bij het gebruik van workflows is dit uiteraard een must.

Type pagina activeren:

Activeer de typen pagina waarvan je de functionaliteit wilt gebruiken.

• Contracten financieel
• Reserveringen
• Verplichtingen

Type pagina activeren

Autorisatie:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.
2. Er worden enkele standaard functionaliteiten meegeleverd. Gebruik deze functionaliteiten of maak zelf nieuwe functionaliteiten aan. In de meegeleverde functionaliteiten zie je welke pagina's je nodig hebt.

   

3. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Autorisatierol.
4. Kijk of de functionaliteiten aan de juiste rol gekoppeld zijn.
5. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
6. Selecteer de gebruikersgroep die je wilt autoriseren.
7. Ga naar het tabblad: InSite.
8. Voeg de gewenste rollen toe.

InSite inrichten:

1. Log in en start Sitebeheer.
   1. Open de site.
   2. Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
   3. Klik op: Opslaan en sluiten.
   4. Klik rechtsboven op de gebruikersnaam.

      

   5. Klik op: Sitebeheer.

2. Ga naar het tabblad: Site.
3. Klik op: Onderhouden / Onderhouden pagina's.

   

4. Je beschikt over de meegeleverde portalpagina's Contractbeheer financieel en Verplichtingen en over de overzichtspagina Reserveringen. Plaats deze in je site en je hebt een goed startpunt, zonder dat je alles zelf moet inrichten.

Overzichtspagina's:

De overzichtspagina's in InSite zijn administratie-onafhankelijk, dus je ziet contracten, verplichtingen en reserveringen van alle administraties. Via filterautorisatie kun je dit beperken tot specifieke administraties.

• Je kunt de overzichtspagina Contracten Financieel en Mijn contracten Financieel toevoegen aan InSite om inzicht te krijgen in de contracten. De overzichtspagina Mijn contracten Financieel wordt gefilterd op Verantwoordelijke = de ingelogde gebruiker (medewerker). Het veld Verantwoordelijke vul je in bij een contract.
• Je kunt de overzichtspagina's Reserveringen en Mijn reserveringen toevoegen aan InSite om inzicht te krijgen in de reserveringen. Op de overzichtspagina Mijn reserveringen zie je alléén de reserveringen die betrekking hebben op de grootboekrekeningen waarvan jij budgethouder bent. Hiermee kun je dus gemakkelijk je eigen reserveringen raadplegen, zonder dat je alle reserveringen ziet.