Profielen voor eigen typen dossieritem inrichten

Je gebruikt profielen om een of meerdere aanmaakpagina's bij een type dossieritem aan te maken. Elke aanmaakpagina heeft eigen veldinstellingen en controles, waardoor het makkelijker wordt om een gebruiker te 'sturen' bij het aanmaken van een dossieritem in InSite of OutSite. Per aanmaakprofiel kun je een beoordeelprofiel koppelen met veldinstellingen.

Beschrijving

Je kunt profielen toevoegen voor het aanmaken en beoordelen (via de workflow) van dossieritems, niet voor het wijzigen of raadplegen van dossieritems.

Je gebruikt profielen als je in InSite telkens dezelfde gegevens moet invullen, bijvoorbeeld bij het indienst melden van een medewerker. Het profiel bevat zoveel mogelijk standaardinstellingen en voorkeuren voor bepaalde velden. Deze instellingen en voorkeuren worden automatisch toegepast in InSite.

Aanmaak- en beoordeelprofielen

Bij profielen geldt het volgende onderscheid:

• Aanmaakprofiel (instuurprofiel)

  Als je een workflow start, selecteer je een aanmaakprofiel. Dit kan op verschillende manieren, zie hieronder.

  Het aanmaakprofiel dicteert welke velden je moet invullen, welke velden worden getoond en welke velden onzichtbaar zijn.

• Beoordeelprofiel

  Aan het aanmaakprofiel is een beoordeelprofiel gekoppeld. In alle vervolgstappen van de workflow geldt het beoordeelprofiel. Je kunt voor elk aanmaakprofiel een apart beoordeelprofiel gebruiken, maar andere combinaties zijn ook mogelijk. Bijvoorbeeld verschillende aanmaakprofielen die allemaal gekoppeld zijn aan hetzelfde beoordeelprofiel.

Je kunt per workflowtaak een afwijkend beoordeelprofiel koppelen. Hierdoor kun je per taak dus precies bepalen welke velden je moet invullen, welke velden worden getoond en welke velden onzichtbaar zijn.

Voorbeeld: profielen voor verkoopacties

Voor alle onderstaande verkoopacties gebruik je één type dossieritem, namelijk Verkoopactie. Om de mogelijke acties correct aan te sturen gebruik je drie instuurprofielen voor nieuwe saleskansen en één voor uitbreidingen bij bestaande klanten. Een nieuwe verkoopactie begint met de keuze voor een bepaald profiel. Hierdoor komen de juiste velden met voorkeurwaarden in beeld en zijn bepaalde gegevens verplicht. Je kunt per instuurprofiel bepalen welk beoordelingsprofiel gestart wordt.

Elk aanmaakprofiel is een aparte InSite-pagina. Je kunt bijvoorbeeld een banner maken met knoppen die gekoppeld zijn aan de aanmaak-pagina's. Als je niet geautoriseerd bent voor een bepaalde pagina, wordt de corresponderende keuze niet getoond in de banner.

Profiel aanmaken en inrichten

Je maakt het profiel eerst aan. Bij een instuurprofiel kun je vervolgens een kenmerkcombinatie en een beoordelingsprofiel koppelen. Je richt de contexten van het profiel in.

Profiel aanmaken:

Lees eerst de toelichting bij profielen.

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul de omschrijving in. Dit is de basis van de naam van de pagina in InSite of OutSite.
4. Selecteer Dossier bij het veld Type.
5. Bepaal of je een profiel wilt aanmaken voor het insturen van nieuwe dossieritems of voor het beoordelen van dossieritems via de workflow.
6. Selecteer het type portal waarvoor je een profiel wilt aanmaken.
7. Klik op: Volgende.
8. Selecteer het type dossieritem. Een profiel geldt altijd voor een specifiek type dossieritem.
9. Klik op: Voltooien.

Eigenschappen instuurprofiel vastleggen:

1. Open de eigenschappen van het aanmaakprofiel.
2. Bij een instuurprofiel leg je een beoordelingsprofiel vast. Je kunt bij instuurprofielen van een type dossieritem één beoordelingsprofiel gebruiken, of meerdere. Bepaal zelf de handigste combinatie.
3. Je kunt een document koppelen aan een aanmaakprofiel. Dit betekent dat het document wordt gegenereerd bij het aanmaken van het dossieritem in InSite. Zie verder de aparte toelichting.

Contexten bewerken en toevoegen:

1. Open de eigenschappen van het profiel.
2. Selecteer eventueel een kenmerkcombinatie als je deze standaard wilt toekennen aan een nieuw dossieritem. Als deze aan een workflow gekoppeld is, zal het nieuwe dossieritem in een workflow terecht komen.
3. Klik bij Context op Onderhouden bij om een context toe te voegen of te bewerken. Je kunt de meegeleverde context niet bewerken.

   

   Je bepaalt in de eigenschappen van een type dossieritem welke velden gebruikt kunnen worden. Alleen bij deze velden is het zinvol om een context vast te leggen. Andere velden worden wel getoond in de context, maar eventuele veldinstellingen worden genegeerd.

   Voorbeeld:

   Je hebt bij het type dossieritem het veld Begindatum aangevinkt, dus dit veld kan gevuld worden bij een nieuw dossieritem. In de context kun je dit veld vullen met een voorkeurdatum, bijvoorbeeld met de tag [morgen].

   Je hebt bij het type dossieritem het veld Type actie niet aangevinkt, dus dit veld kan niet gevuld worden bij een nieuw dossieritem. Daarom is het ook niet zinvol om voor dit veld veldinstellingen vast te leggen in de context.

   Voor bepaalde velden kun je geen voorkeurinstelling vastleggen, zoals voor het nummer van een dossieritem. De nummering van dossieritems wordt bepaald door de instellingen van het type dossieritem.

4. Koppel de context bij aan het profiel.

   

5. Ook bestemmingen kun je vullen op basis van een context, dit is niet voor alle bestemmingen mogelijk.
6. Ook op eventuele vrije inrichting kun je een context maken.

Autorisatie

Als je een type dossieritem activeert voor InSite, ontstaan er direct pagina's die je moet autoriseren. Je kunt deze raadplegen via Algemeen / In & OutSite / Pagina.

Na het toevoegen van het aanmaakprofiel en het beoordelingsprofiel ontstaan extra pagina's.

Lees hier hoe je de pagina's zelf kan autoriseren.

Houdt er rekening mee dat je bij een nieuw type dossieritem ook de tabbladen moet autoriseren (in de eigenschappen van de functionaliteit).

Pagina's waarbij InSite aan/uit is aangevinkt

Als je bij het type dossieritem Verkoopactie de bestemming Verkooprelatie hebt ingeschakeld en je hebt InSite aan/uit aangevinkt, dan ontstaat ook de pagina Aanmaken Verkoopactie Hot lead -  verk-rel. Deze pagina is specifiek bedoeld om vanuit de eigenschappen van een verkooprelatie een nieuw dossieritem toe te voegen, waarbij de verkooprelatie automatisch wordt overgenomen in het dossieritem.

In het onderstaande overzicht zie je de afkortingen van bestemmingen waarbij InSite aan/uit is ingeschakeld.