Inkoopfactuur afboeken van verplichting

Bij het boeken van de inkoopfactuur kun je het op de grootboekrekening geboekte bedrag matchen met / afboeken van een verplichting of reservering. Tijdens het boeken van de factuur vraag je de betreffende reservering of verplichting op en leg je deze vast aan de hand van de Interne referentie (contractnummer). In de financiële mutatie wordt dit als verplichtingsnummer opgeslagen.

Als het bedrag van de inkoopboeking kleiner is dan de verplichting of reservering, vraagt Profit of je toch de héle verplichting of reservering wilt afboeken. Of Profit deze vraag wel of niet stelt is afhankelijk van je administratie-instellingen.

Workflow of direct beschikbaar voor betaling

Op het moment dat je realisatie boekt op één van de gegenereerde verplichtingen worden alle velden op een contractregel dichtgezet.

Je kunt de inkoopfactuur van de verplichting ook inlezen als e-factuur (UBL).

Bij het boeken van een e-factuur in het inkoopboek, wordt tijdens het matchen met de verplichtingen de referentie gematcht met de interne referentie (Contractnummer) en de externe referentie (Referentie inkooprelatie) in de verplichting. Er is geen verschil in prioriteit tussen deze beide velden.

Een inkoopfactuur die matcht met de referentie, leverancier, bedrag en contractnummer van de verplichting wordt automatisch beschikbaar gesteld voor betaling. De workflow inkoopfactuur wordt dan niet opgestart.

Wanneer wordt de workflow wel gestart en móet de inkoopfactuur beoordeeld worden:

• Op het moment dat Profit niet kan matchen.
• Als de instelling Blokkeren voor betaling bij de verplichting op het contract hebt aangevinkt.
• Bij e-facturen wordt de workflow gestart, als de verplichting geblokkeerd is voor betaling en het bedrag van de inkoopfactuur hoger is dan de verplichting.

  In de workflow inkoopfactuur kan je condities bouwen. Deze condities leiden tot een bepaalde taak of kunnen ervoor zorgen dat de taak automatisch afgehandeld wordt.

  Let op:

  Vink in de eigenschappen van de grootboekrekening Verplichting bij inkoopboeking verplicht aan, als je wilt dat bij het boeken op deze grootboekrekening je een openstaande verplichting moet selecteren.

  Om het verplichtingsnummer vast te kunnen leggen moet je het veld Nummer verplichting aan de lay-out van het inkoopboek toevoegen.

Inkoopfactuur afboeken van verplichting

Je boekt de inkoopfactuur en matcht hem met een verplichting en boekt de verplichting af.

1. Ga naar: Financieel / Boeken / Dagboek.

   Je kunt de inkoopfactuur van de verplichting ook inlezen als e-factuur. Heb je heel veel verplichtingen waarop afgeboekt moet worden, dan kan deze manier sneller zijn.

   1. Ga naar:: Financieel / Crediteur / E-factuur.
   2. Selecteer de factuur.
   3. Klik op de actie: Boeken journaalpost.

      Bij actie Boeken journaalpost in weergave e-factuur wordt indien de referentie bekend is, de extra vraag gesteld "Wil je de verplichtingen via de referentie opzoeken". Bij Ja worden de verplichtingen op interne referentie gefilterd en worden snel getoond in het afboekscherm..

      

2. Controleer Boekjaar en Periode. Dit zijn het boekjaar en de periode waarin je mutatie boekt.
3. Selecteer het juiste inkoopboek.
4. Klik op: Voltooien.

   Je ziet de boekingslay-out van het inkoopboek.

5. Vul in het veld Zoekhulp (een deel van) de zoeknaam van de crediteur in of selecteer de crediteur in Rekening.
6. Vul het originele factuurnummer van de inkoopfactuur in bij Factnr. Crediteur (ook wel Boekstuknummer).
7. In de kolom Factuurnummer stelt Profit automatisch het interne factuurnummer voor.
8. Vul het volledige factuurbedrag inclusief btw in bij Bedrag credit.
9. Druk op: Enter.
10. Afhankelijk van je instellingen stelt Profit de vraag of je de verplichtingen wilt afboeken. Klik op: Ja.

    Het boekingscherm voor het afboeken van de verplichtingen verschijnt.

11. Vink de verplichting(en) aan.

    Profit controleert of het verplichtingsbedrag in het selectiescherm niet groter is dan het Factuurbedrag incl. btw.

12. Klik op: Opslaan en sluiten.
13. Druk op: Enter. Je boekt het hele bedrag op de tegenrekening.

    Als de crediteur een vaste tegenrekening heeft, neemt Profit deze over in de boekingsregel. Anders kies je de tegenrekening.

    Het nettofactuurbedrag verschijnt automatisch in de boekingsregel. De btw-code van de tegenrekening wordt ingevuld.

14. Profit voegt een extra boekingsregel toe voor het btw-bedrag.
15. Klik op: Opslaan en sluiten.

Afboeking van verplichting controleren

De afboeking van de verplichting kun je bij het contract controleren.

1. Ga naar: 
   • Financieel / Contractbeheer / Contract
   • Financieel / Contractbeheer / Verplichting
2. Open de eigenschappen van het contract.
3. Ga naar het tabblad: Verplichtingen.

   De verplichting is gerealiseerd en het veld Gerealiseerd is automatisch ingevuld.

   Het veld Afgehandeld is aangevinkt. Als je nu kijkt naar het contract dan is de verplichting verdwenen. Deze staat op 0,00.

4. Ga naar het tabblad: Inkoopfacturen.

   Dit tabblad toont de inkoopfacturen die via een financiële inkoopboeking zijn gematched aan de verplichting(en) van dit contract.

   

Afboeking van verplichting op foutief project corrigeren

Je kunt de journaalpost van de inkoopfactuur die is gematcht met een verplichting op de gebruikelijke manier wijzigen. Als de inkoopfactuur echter is geboekt op een foutief projectnummer dan kun je dit als volgt corrigeren.

1. Zorg dat je het veld Nummer verplichting opneemt in je eigen boekingslay-out voor inkoopboekingen.
2. Wijzig de journaalpost van de inkoopfactuur waarbij je op de kostenregel het veld Nummer verplichting leegmaakt. Na voltooien is de realisatie van de verplichting af en is de inkoopfactuur ontkoppeld. Deze komt dan weer ''vrij'' om te wijzigen. Hierna kun je de inkoopfactuur opnieuw aan de verplichting koppelen en boek je op het juiste project.