E-factuur (inkoopfactuur)

Je kunt elektronische inkoopfacturen ontvangen, inlezen en verwerken, via e-facturen. Bij het inlezen lees je zowel de elektronische factuur als de pdf in.

Vanaf 1 februari 2024 heeft Profit een ingebouwde Scan & herken oplossing voor PDF facturen.

Je leest hierbij ook de bijbehorende pdf-facturen in en koppelt deze als bijlage (dossieritem) aan de betreffende e-factuur. Hierdoor kun je het pdf-bestand van de factuur altijd in het dossier terugvinden. Bovendien haalt de software informatie uit de e-factuur voor het verwerken en boeken van de factuur in je financiële administratie als het bestand van de e-factuur de extensie .ubl of .xml heeft. Je kunt daarna zien op basis van welke gegevens een factuur gematched is. Gebruik je de workflow Inkoopfactuur, dan kun je de inkoopfacturen verder verwerken in InSite. Vervolgens kun je de inkoopfactuur (automatisch) betalen.

Fin_E-factuur (inkoopfactuur) (10)

Je bespaart met het ontvangen en inlezen van e-facturen tijd en de kans op fouten is kleiner, doordat je deze factuurgegevens niet handmatig hoeft over te nemen.

Inhoud
Video
Beschrijving

Je kunt de inkoopfactuur (pdf- en e-factuur) op de volgende manieren inlezen:

  • Handmatig
  • Via de Communicatieservice (vanuit een e-mailbox of vanuit een map)

    De Communicatieservice is standaard software van AFAS voor het uitwisselen van elektronisch berichtenverkeer met verschillende instanties. Hiermee kun je ook e-mailberichten met e-facturen inlezen uit een pop e-mailbox of een fysieke map op de harde schijf.

  • Via de UpdateConnector E-inkoopfacturen (FiElectronicInvoicePurchase)

Bestanden met de extensie .xml en.ubl kun je inlezen als e-factuur. Profit neemt hierbij een aantal gegevens over uit de .xml of .ubl naar de e-factuur of de e-factuurregel. Profit herleidt de crediteur uit de gegevens van de e-factuur (uit het xml- of ubl-bestand), onder andere aan de hand van het btw-nummer, kvk-nummer, bankrekeningnummer, naam, adres, plaats.

Je kunt ook alleen .pdf bestanden (zonder bijbehorende bestanden met extensie .ubl of .xml) uit de mailbox of map laten ophalen en inlezen. Het .pdf bestand is ook dan automatisch als bijlage gekoppeld. Je moet echter zelf bij het boeken van de e-factuur als inkoopfactuur de gegevens van de eerste boekingsregel invullen. Deze gegevens zijn niet te herleiden uit het .pdf bestand.

E-facturen verwerken

Na het inlezen toont de weergave E-factuur de e-factuur met het meegeleverde .pdf bestand als bijlage. Het .pdf bestand, behorende bij het .xml of .ubl bestand van de e-factuur, is bij het inlezen automatisch als bijlage gekoppeld als dit mogelijk is.

Hierna verwerk je via deze weergave de ingelezen e-factuur in de financiële administratie:

  • automatisch of handmatig per factuurregel. Hierbij match je de ontvangen e-factuur met de gegevens van je administratie. Gebruik je ontvangsten en/of verplichtingen, dan kun je de facturen automatisch matchen met de ontvangst- en verplichtingsregels in je administratie. Je kunt ook eigen vrije matchingsregels aanmaken om de e-factuurregels automatisch te herkennen en verwerken. Hiermee heb je een mooi zelflerend systeem. Dat scheelt je weer tijd! Na het verwerken journaliseer je de e-facturen in de financiële administratie als deze de status Alle regels verwerkt (te journaliseren) heeft.
  • een e-factuur die je niet op deze manier kan verwerken, boek je met Boeken journaalpost in deze weergave als inkoopfactuur in de financiële administratie. Bijvoorbeeld als je alleen een losse pdf hebt ontvangen of de factuur transitorisch wilt boeken.

Facturen via eConnect

Je kunt inkoopfacturen ontvangen via het platform eConnect.

De verwerking van e-facturen via eVerbinding is in hoofdlijnen gelijk aan de verwerking van e-facturen via de e-mail. Het communicatieprofiel voor eConnect zet een bericht (met een UBL) klaar, dat vervolgens door Profit Financieel verwerkt wordt tot e-factuur. Vervolgens kan de e-factuur (inkoopfactuur) door de gebruiker verwerkt worden via het menu van e-factuur in Financieel.

Bestandsindeling e-factuur controleren op geldigheid

Stel dat een leverancier/crediteur je vraagt naar de bestandsindeling van de e-factuur. De makkelijkste manier om dit te controleren is om zelf een dummy e-factuur te genereren voor een debiteur of om een bestaande e-factuur te anonimiseren. De bestandsindeling van een uitgaande e-factuur komt inmmers overeen met die van een ontvangen e-factuur. Zie verder E-factuur inrichten.

Voorbereiding
Werkwijze
Zie ook