E-facturen matchen en verwerken (Profit 8)

E-facturen verwerken gaat in Profit 8 een stuk slimmer: UBL/PDF-facturen worden beter herkend, nauwkeuriger gematcht en vaker automatisch geboekt. Profit herkent administraties en crediteuren beter, leest UBL-gegevens vollediger uit en matcht factuurregels uitgebreider met verplichtingen, ontvangsten en vrije matchingsregels. Als Profit geen match vindt, kan Profit de e-factuurregel boeken op de voorkeurtegenrekening van de crediteur. Nieuwe statussen maken verschillen binnen en buiten de marge duidelijk zichtbaar. Hierdoor kun je meer e-facturen automatisch verwerken en uitzonderingen gerichter via de workflow beoordelen.

In dit artikel lees je welke onderdelen zijn verbeterd en uitgebreid in Profit 8, uitgesplitst naar inrichting en gebruik.

Let op

Werk je met e-facturatie en matching met verplichtingen of ontvangsten? Controleer dan via dit stappenplan of jullie inrichting werkt met de nieuwe functionaliteiten in Profit 8. In Profit 8 zijn nieuwe matchingstatussen beschikbaar om ook buiten de ingestelde marges een verplichting of een ontvangst te kunnen matchen. Dit geeft meer mogelijkheden in de workflow Inkoopfactuur. De workflow Inkoopfactuur kan ook condities gebruiken op deze nieuwe matchingsstatussen.

Optimalisatie matching en verwerking e-facturen (Inrichting):

• Voorkeur tegenrekening op inkooprelatieprofiel

  Je kunt inrichten dat Profit e-factuurregels zonder match automatisch boekt op de voorkeur tegenrekening van de crediteur.

• Factuur journaliseren bij overschrijding marge op inkooprelatieprofiel

  Vanaf Profit 8 wordt er ook gematched met verplichtingen en ontvangsten buiten de ingestelde marges op het inkooprelatieprofiel. Houdt er dus rekening mee dat deze marges worden herzien door jullie organisatie. Deze marges moeten op een bedrag / percentage worden ingesteld waarop het voor jullie organisatie acceptabel is dat de factuur zonder goedkeuring van budgethouder of eigenaar van de verplichting worden vrijgegeven voor betaling.

  Voorbeeld

  Voorbeeld: grote overschrijding van de verplichting

  Je hebt voor een leverancier (inkooprelatie) een verplichting vastgelegd van € 100.

  Er komt een e-factuur binnen van € 1.000.

  • De marge voor verschillen tussen factuur en verplichting is ingesteld op 5%.
  • Het verschil (€ 900) is dus buiten de marge.

  Situatie 1: vinkje UIT

  In het inkooprelatieprofiel staat het veld Factuur journaliseren bij overschrijding marge uit.

  1. De factuur wordt gematcht met de verplichting.
  2. De factuur krijgt de status: Gedeeltelijke match - verplichting met verschil buiten marge.
  3. De factuur verschijnt niet in de lijst met te journaliseren facturen en wordt dus niet automatisch geboekt.
  4. Via je workflow laat je deze factuur eerst controleren door de verantwoordelijke (bijvoorbeeld budgethouder of controller).

  Deze inrichting gebruik je als je wilt voorkomen dat facturen met een (te) grote overschrijding automatisch in de financiële administratie terechtkomen.

  Situatie 2: vinkje AAN

  In het inkooprelatieprofiel is het veld Factuur journaliseren bij overschrijding marge aangevinkt.

  1. De factuur wordt gematcht met de verplichting.
  2. De factuur krijgt de status: Alle regels verwerkt (overschrijding marge).
  3. De factuur komt wel in de lijst met te journaliseren facturen en wordt bij het journaliseren gewoon geboekt, ondanks dat de verplichting met € 900 wordt overschreden.
  4. Richt je workflow zo in dat deze facturen alsnog automatisch ter beoordeling gaan naar de juiste verantwoordelijke, bijvoorbeeld via een taak “Controle overschrijding verplichting”.

  Gebruik deze inrichting als je de automatische verwerking zoveel mogelijk wilt laten doorlopen, maar de controle wilt verleggen naar de workflow in plaats van de matchingsmarge.

  Let op:

  Als het factuurbedrag lager is dan de verplichting en buiten de marge valt, blijft de werking zoals voorheen. Dit is bijvoorbeeld handig bij één verplichting voor het hele jaar en twaalf maandfacturen die je direct wilt boeken.

• Factuurdatum voorstellen als boekingsdatum op inkooprelatieprofiel

  De boekingsdatum van de journaalpost wordt nu bepaald op basis van de datum van de e-factuur in plaats van de datum van vandaag (de datum van inlezen van de e-factuur). Je kunt instellen op het inkooprelatieprofiel.

• Vrije matchingsregels uitgebreid met btw-percentage

  Je kunt vrije matchingsregels uitbreiden met Zoekwaarde btw-percentage. Daardoor kun je bijvoorbeeld regels met 0%, 9% en 21% apart boeken.

  Alleen crediteur en percentage invullen is voldoende om te matchen.

• Voorkeur boekingsomschrijving op crediteur

  Je kunt op de crediteur een vaste boekingsomschrijving met tags instellen, zoals factuurnummer, factuurdatum of crediteurnaam.

• Omschrijving boeking op vrije matchingsregels

  Je kunt een omschrijving vastleggen op een vrije matchingsregel. Profit neemt deze omschrijving over bij een match.

• Inkoopfacturen (e-facturen) Condities in de workflow

  Je kunt in de workflow Inkoopfactuur condities gebruiken op nieuwe matchingsstatussen, financiële mutatieregels en verschilpercentage.

Optimalisatie matching en verwerking e-facturen (Gebruik):

• Betere administratieherkenning bij inlezen

  Profit herkent de administratie beter bij het inlezen van e-facturen.

  • Herkenning op btw-nummer: Profit herkent de administratie nu ook met het btw-nummer dat is ingesteld bij de administratie-instellingen in Financieel.
  • Speciale tekens bij naamsmatch: Bij een match op naam wordt nu rekening gehouden met speciale tekens. Bijvoorbeeld 'AFAS-Software' (Profit) versus 'AFAS Software' (UBL). Profit negeert tekens zoals streepjes, spaties en andere bijzondere tekens bij het vergelijken van namen. Dit geldt ook voor de naamherkenning van crediteuren.
  • EndpointID-herkenning uitgebreid: Profit herkent nu ook EndpointID's van KVK, OIN, NL-BTW, BE-BTW en DE-BTW.
• UBL-verwerking verbeteringen
  • OrderLineReference-LineID

    Profit haalt deze referentie nu uit de UBL op en plaatst deze op de e-factuurregel. Hierdoor kan Profit beter matchen op regelniveau.

  • Namespace en prefix-ondersteuning uitgebreid

    Profit kan UBL's nu correct verwerken met namespace of prefix in het veld cac, bijvoorbeeld cac1 of bij een prefix p.

  • Bijlagenvolgorde in de UBL

    Als een UBL twee bijlagen bevat, waarbij de eerste een willekeurige brief is en de tweede de factuur-pdf, dan zet Profit de meest waarschijnlijke factuur-pdf als eerste bijlage. Profit doet dit alleen als de xml-bestandsnaam en pdf-naam overeenkomen, of als het factuurnummer in de pdf-naam voorkomt.

• Automatisch matchen op voorkeur tegenrekening crediteur
  • Activeerbaar via een vinkje op het inkooprelatieprofiel.
  • Maakt gebruik van de voorkeur tegenrekening op de crediteur.
  • Voorwaarden: de voorkeur-btw is gekoppeld aan de rekening, de rekening staat btw toe, en de btw-code is van het type Inkoop.
  • De volgende velden worden automatisch gevuld: Grootboek, Btw-code, BTW-tariefgroep en BTW-terugvorderingscode.
  • De e-factuurregel krijgt dan de matchingsstatus Geen match - Automatisch geboekt op voorkeur tegenrekening. Deze matchingsstatus is nieuw in Profit 8. Gebruik Inkoopfacturen (e-facturen) Condities in de workflow als je automatisch geboekte facturen apart wilt laten beoordelen.
• Vrije matchingsregels uitgebreid met btw-percentage
  • Profit kan vrije matchingsregels toepassen op basis van btw-percentage. Hiervoor is een extra veld toegevoegd voor zoekwaarde op basis van een percentage: Zoekwaarde btw-percentage.
  • Alleen crediteur en percentage invullen is voldoende om te matchen.
• Verplichting vinden buiten marge
  • Statusnamen zijn aangepast.
  • Als een match gevonden wordt maar het verschil valt buiten de marge van het inkooprelatieprofiel, krijgt de regel de status Buiten marge.
  • Bij journaliseren wordt de verplichting niet afgehandeld; alleen het bedrag en het saldo worden aangepast.
  • Workflowstatussen zijn bijgewerkt.
• Ontvangsten vinden buiten marge
  • Statusnamen zijn aangepast.
  • Zelfde logica als bij verplichtingen: match gevonden maar buiten de marge, dan krijgt de regel de status Buiten marge.
  • Workflowstatussen zijn bijgewerkt.
• Verbeteringen bij factuur boeken / journaliseren - Boekingslay-out e-facturen verwerken
  • Je kunt de btw-code en btw-terugvorderingscode wijzigen tijdens het verwerken van e-facturen.
  • Bij het selecteren van een verplichting worden nu de juiste matchingsstatussen ingeladen. Voorheen werd altijd de status Volledig verwerkt gezet.
• Verbeteringen bij factuur boeken / journaliseren - Boekingslay-out Financiële mutaties
  • Factuurdatum als boekingsdatum:

    De boekingsdatum van de journaalpost wordt nu bepaald op basis van de datum van de e-factuur in plaats van de datum van vandaag (datum van inlezen van de e-factuur). Als de factuurdatum ontbreekt, gebruikt Profit de datum van inlezen. Je kunt dit instellen met Factuurdatum voorstellen als boekingsdatum op het inkooprelatieprofiel.

  • Boekingsomschrijving: Bij het boeken wordt nu altijd de grootboekrekening meegenomen. Er is een nieuw veld Omschrijving boeking toegevoegd op de e-factuurregel. Dit veld wordt tijdens het matchen gevuld op basis van de volgende prioritering: verplichting --> goederenontvangst --> vrije matchingsregel. Het is ook mogelijk een boekingsomschrijving toe te voegen aan vrije matchingsregels.
  • Vaste omschrijving op basis van tags: Op de crediteur is een nieuw veld Voorkeur boekingsomschrijving toegevoegd, met een actieknop om vaste tags in te voegen. Bij het boeken wordt deze omschrijving opgenomen in de journaalpost. Beschikbare tags: Jaar, Periode, Factuurdatum, Factuurnummer, Ordernummer, Crediteurnaam. Dit werkt alleen als je dit veld inricht op de crediteur.
  • Referentie e-factuur: Het veld Referentie van de kop van de e-factuur wordt nu doorgezet naar de financiële mutaties, waar het zichtbaar is als Referentie e-factuur.
  • Betalingskenmerk: Het veld Betalingskenmerk van de kop van de e-factuur wordt nu ook meegenomen naar de financiële mutaties.
• Insite / Workflow
  • Gegevensverzameling financiële mutaties: Bij de workflow Inkoopfactuur is een nieuwe gegevensverzameling toegevoegd — Inkoopfactuurregels — waarmee conditionele acties uitgevoerd kunnen worden op basis van de financiële mutaties van de inkoopfactuur.
  • Verschilpercentage op kop e-factuur:

    Er is een nieuw veld toegevoegd dat het verschilpercentage weergeeft, berekend als: verschil ÷ totaal excl. BTW × 100%.