E-factuur met e-factuurregels verwerken en journaliseren

Je kunt de ingelezen e-facturen automatisch per e-factuurregel of handmatig via de boekingslay-out verwerken. Vervolgens journaliseer je deze in de financiële administratie. Het journaliseren start ook de workflow Beoordelen inkoopfactuur waarmee je de factuur laat beoordelen door de verantwoordelijke beoordelaar.

Je kunt bij het verwerken van e-facturen, de e-factuurregels automatisch confronteren met ontvangsten of matchen met verplichtingen. Natuurlijk zijn er ook e-factuurregels die je niet op deze manier kunt confronteren of matchen, zoals transport- of administratiekosten. Ook deze regels kun je automatisch afhandelen, namelijk via 'vrije tekst matching'. Dit bespaart je enorm veel handwerk!

De regels van een e-factuur die niet automatisch verwerkt zijn, verwerk je handmatig via de boekingslay-out.

Lukt dit om een reden niet, dan kun je met de actie Boeken journaalpost de E-factuur boeken als inkoopfactuur .

Voorbereiding

• Integratiesoort voor e-facturen inkoop inrichten
• Inkooprelatieprofiel marges instellen voor maximale verschillen tussen ontvangst of verplichting met e-factuur

E-factuur met e-factuurregels automatisch verwerken

Met de actie Verwerken e-factuurregels verwerk je de e-factuurregels van de ingelezen e-facturen (xml of ubl) automatisch in de geopende (actieve) financiële administratie. Als je meerdere administraties hebt open je eerst de administratie waarin je de facturen wilt verwerken en voer je per administratie onderstaande stappen uit.

Je kunt na het inlezen en verwerken zien op basis van welke gegevens een e-factuur gematched is.

Als je werkt met ontvangsten of verplichtingen, dan is het belangrijk voor de automatische matching op een verplichting of ontvangst dat de e-factuur (de xml of ubl) een referentie (ordernummer leverancier) heeft. Het matchen met ontvangsten en verplichtingen gebeurt automatisch binnen de vooraf gestelde marges. Je bepaalt zelf in het inkooprelatieprofiel of confronteren/matchen alleen toegestaan is als bedragen 1-op-1 kloppen, of dat er een bepaalde afwijking is toegestaan in de vorm van een percentage en/of maximumbedrag.

E-factuurregels die je niet kunt confronteren of matchen, zoals transport- of administratiekosten kun je ook automatisch verwerken, namelijk via 'vrije tekst matching'. Je kunt hiervoor matchingregels vastleggen.

Let op:

Als je wilt matchen met ontvangsten of verplichtingen:

• Zorg ervoor dat je de ontvangst of verplichting en eventueel vrije matchingsregels al in Profit hebt vastgelegd om de factuurregels van de e-facturen automatisch te kunnen verwerken.
• Een voorwaarde voor het matchen op ontvangstregel is dat bij de integratiegroep/artikelgroep van het item het vinkje Confrontatie aan staat.
• Het is belangrijk dat je leverancier het ordernummer (PO-nummer of referentie) op de factuur zet. Zonder ordernummer is er geen match. Dus accepteer geen factuur van een leverancier zonder ordernummer.

E-factuur met e-factuurregels automatisch verwerken:

1. Ga naar: Financieel / Crediteur / E-factuur.
2. Open de weergave: Openstaande e-facturen.
3. Selecteer de factuur.

   Je kunt via multiselect één of meerdere facturen selecteren en verwerken.

4. Klik op de actie: Verwerken e-factuurregels.

   Profit verwerkt vervolgens de e-facturen met de regels automatisch. Per e-factuurregel wordt er gematcht op:

   • de referentie en het artikel uit de ontvangstregel
   • de referentie van de verplichting en het bedrag
   • de zoekwaarde van vrije matchingregels

   Profit zal tijdens het verwerken eerst proberen regels te confronteren met een goederenontvangst. Voor regels waarbij dit niet van toepassing is, wordt geprobeerd deze te matchen met een verplichting. Als er voor een e-factuurregel geen goederenontvangst of verplichting gevonden is, kijkt Profit er een match is via vrije tekst matching.

Na het verwerken wordt de Status van de e-factuur bijgewerkt. Een e-factuur krijgt de status Alle regels verwerkt (te journaliseren) als alle e-factuurregels van de e-factuur verwerkt zijn. Deze journaliseer je vervolgens in je financiële administratie.

Een e-factuur waarvan niet alle regels verwerkt zijn kun je openen (dubbelklik) en handmatig verwerken in de boekingslay-out.

Projectboeking

Op basis van de matchingscriteria uit punt 5 wordt bepaald of een projectboeking volledig is. Als de projectboeking niet volledig is, krijgt de e-factuurregel status 54: Alle regels verwerkt (projectboeking onvolledig). De e-factuur kan dan niet worden gejournaliseerd, deze regels worden rood weergegeven in het overzicht.

E-factuur met e-factuurregels raadplegen en handmatig verwerken

Je kunt e-factuurregels van e-facturen raadplegen en handmatig verwerken als deze niet automatisch verwerkt zijn. Bijvoorbeeld omdat de regels gedeeltelijk gematcht zijn of geen match is gevonden. Als je meerdere administraties hebt open je eerst de administratie waarin je de facturen wilt verwerken en voer je per administratie onderstaande stappen uit.

Let op:

Een e-factuur waarvan je de e-factuurregels om een reden niet kunt verwerken, kun je met Boeken journaalpost als e-factuur boeken als inkoopfactuur.

E-factuur met e-factuurregels raadplegen en handmatig verwerken

1. Ga naar: Financieel / Crediteur / E-factuur.
2. Open de weergave: Openstaande e-facturen.
3. Open de e-factuur (dubbelklik).

   Je krijgt een melding als de e-factuur al is verwerkt. Klik op Ja als je de factuur opnieuw wilt verwerken.

   De boekingslay-out met de e-factuurregels verschijnt.

   Op het tabblad Matching in de kop zie je waarop de e-factuur gematcht is voor wat betreft crediteur- en administratie gegevens. Dit zijn de gegevens van de crediteur en administratie die Profit heeft kunnen herleiden uit de e-factuur.

4. Je ziet dat de e-factuurregel(s) zoveel mogelijk is gevuld met de gegevens die te herleiden zijn uit de e-factuur. Elke e-factuurregel heeft een Status:
   • een e-factuurregel is verwerkt als deze de status Gematcht heeft.
   • een e-factuurregel met de status Journaalpost geboekt is al verwerkt en gejournaliseerd. Een regel met deze status kun je in de boekingslay-out alleen raadplegen, niet aanpassen.
   • een regel met de status Geen match gevonden moet je handmatig verwerken met de volgende stap.

   Elke e-factuurregel heeft een Toelichting matching:

   • bij een matching van een e-factuurregel met een ontvangst zie je Ontvangst met verschillen of Ontvangst zonder verschillen als het bedrag van de e-factuur wel of niet overeenkomt met de inkooporder/goederenontvangst.
   • bij een matching van een e-factuurregel met een verplichting zie je Verplichting met verschillen of Vrijgegeven/Geblokkeerde verplichting zonder verschillen als het bedrag van de e-factuur wel of niet overeenkomt met de inkooporder/goederenontvangst.
   • bij een matching met een vrije matchingsregel zie je Vrije matching.
   • als je handmatig boekt zonder ontvangst, verplichting over vrije matchingsregel zie je Handmatig geboekt.

   Voorbeelden

   Voorbeeld 1: E-factuurregel is automatisch gematcht met een verplichting zonder verschillen.

   • De e-factuur bevat een e-factuurregel met artikel '706 Posters t.b.v. 25 jarig jubileum’. De e-factuur bevat dezelfde regel met hetzelfde artikel en hetzelfde bedrag als de inkooporder. Voor deze regel is een verplichting aangemaakt in Profit (geen ontvangst).

   De e-factuur met de e-factuurregel is gematcht op basis van de verplichting en er zijn geen verschillen gevonden.

   Voorbeeld 2: E-factuurregels matchen met matchingregel

   • De e-factuur bevat 3 e-factuurregels, waarbij de twee eerste factuurregels automatisch gematcht zijn en de derde met een matchingsregel.
     • artikel ‘A10000 1.5U rackmount computer met tot 8 TB opslagruimte’. Dit is een voorraadhoudend artikel waarbij er confrontatie moet plaatsvinden. Voor deze regel is een verplichting en ontvangst aangemaakt in Profit.
     • Kosten ‘IW’ Installatiewerkzaamheden derden. Dit is een kostensoort waarbij er confrontatie moet plaatsvinden. Voor deze regel is een verplichting en ontvangst aangemaakt.
     • 'Transportkosten'. Deze regel staat niet in de inkooporder/ontvangst. Vul voor het verwerken van deze regel de grootboekrekening in. Voor deze regel kan je een vrije matchingsregel toevoegen, zodat de volgende keer dat je een e-factuur voor deze crediteur/administratie verwerkt deze automatisch geboekt wordt op deze grootboekrekening.

   De twee eerste factuurregels zijn automatisch gematcht op basis van de ontvangst en er zijn geen verschillen gevonden. De derde regels is handmatig gematcht en hiervoor is een matchingregel aangemaakt.

5. Een regel met de status Geen match gevonden moet je handmatig verwerken. Vul de ontbrekende gegevens in:
   1. Klik op de actie: Ontvangstregels als je een e-factuurregel handmatig wilt matchen met een ontvangst van je inkooporder.
   2. Klik in de regel in de kolom Verplichting als je een e-factuurregel handmatig wilt matchen met een verplichting.
   3. Vul de grootboekrekening en btw-tariefgroep en eventueel verbijzonderingscode of projectvelden (project, projectfase).

      Je krijgt direct de vraag of je hiervoor een nieuwe matchingsregel wilt toevoegen. Deze vraag is ingesteld in het inkooprelatieprofiel. Hiermee kun je automatisch matchen met een bepaalde tekst (zoals transport- of administratiekosten). Dit is handig, zodat Profit de volgende keer een e-factuurregel van deze crediteur en administratie waarin dezelfde zoekwaarde (tekst) voorkomt, automatisch zal boeken op deze grootboekrekening en deze btw-tariefgroep. Klik op Ja als je hiervoor een matchingregel wilt toevoegen.

   In de boekingslay-out kun je een match van een regel verwijderen met de actie Matching ongedaan maken.

   Alle e-factuurregels zijn verwerkt als alle regels van de e-factuur de status Gematcht hebben.

6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Als de e-factuur de status Alle regels verwerkt (te journaliseren) heeft, dan zijn alle e-factuurregels van de e-factuur verwerkt. Deze journaliseer je vervolgens in je financiële administratie.

E-factuur met e-factuurregels journaliseren

Nadat je e-factuurregels hebt verwerkt en de e-factuur de status Alle regels verwerkt (te journaliseren) heeft, journaliseer je deze vervolgens in je financiële administratie met de hieronder beschreven procedure voor het journaliseren van e-facturen.

Hiermee worden de journaalposten gegeneerd, saldo van verplichtingen bijgewerkt, confrontatieregels bijgewerkt en de workflow inkoopfactuur start, zodat je deze kunt laten beoordelen door de verantwoordelijke beoordelaar. Nadat de e- facturen zijn gejournaliseerd, dan kun je niet meer wijzigen of verwijderen.

Je kunt dit proces ook automatiseren met Geplande taken.

Voordat je e-facturen kunt journaliseren moet je eerst een dagboek koppelen via de integratiesoort E-facturen inkoop.

Let op:

Foutmeldingen worden in de wachtrij getoond. Voor meer informatie over het raadplegen van deze foutmeldingen, zie Taken in de wachtrij raadplegen.

E-factuur met verwerkte regels journaliseren:

1. Ga naar: Financieel / Facturering / Journaliseren

   Per administratie zie je de integratiesoorten waarvan je de facturen kunt journaliseren.

2. Vink de regels aan van de integratiesoorten waarvan je de facturen nu wilt journaliseren. Voor e-facturen is dat E-facturen inkoop.
3. Klik op: Volgende.
4. Selecteer de facturen die je wilt journaliseren.
5. Klik op: Volgende.
6. Vink Datum boeking facturen gelijk aan factuurdatum, als je de factuurdatum als boekingsdatum wilt gebruiken in de journaalpost. Als je dit veld uitvinkt dan gebruik je de Datum boeking facturen als boekingsdatum.
7. Wijzig eventueel de boekingsdatum bij Datum boeking facturen. Deze datum kun je alleen invullen als je Datum boeking facturen gelijk aan factuurdatum hebt uitgevinkt.

   De boekingsdatum zie je in de journaalpost.

8. Klik op: Voltooien.

Na het journaliseren: wijzigt de status van de e-factuur in Verwerkt en gejournaliseerd, worden indien van toepassing de verplichtingen en confrontatieregels bijgewerkt en start de Workflow Inkoopfactuur voor het beoordelen van de factuur.

Zie ook:

• Facturen in Financieel journaliseren