E-factuur inrichten (inkoopfactuur)

Dit onderwerp beschrijft de inrichting voor het ontvangen, inlezen en verwerken van e-facturen. Hiermee kun je elektronische inkoopfacturen automatisch ontvangen, inlezen en verwerken in Profit Financieel. Profit leest hierbij ook de bijbehorende pdf-facturen in en koppelt deze als bijlage aan de betreffende e-factuur. Indien ingesteld, kun je de inkoopfacturen verder verwerken met de workflow Inkoopfactuur.

Je bespaart hiermee tijd en de kans op fouten is kleiner, doordat je deze factuurgegevens niet handmatig hoeft over te nemen.

Heb je leveranciers die nog geen e-facturen aanleveren? Lees op onze website over e-facturen wat je kunt doen om leveranciers te overtuigen met e-facturen aan de slag te gaan. Gebruik onze voorbeeldmail om ze over te halen.

Inhoud

Beschrijving

Je kunt de inkoopfactuur (pdf- en e-factuur) op de volgende manieren inlezen:

  • Handmatig
  • Via de Communicatieservice (vanuit een e-mailbox of vanuit een map)

De Communicatieservice is standaard software van AFAS voor het uitwisselen van elektronisch berichtenverkeer met verschillende instanties. Hiermee kun je ook e-mailberichten met e-facturen inlezen uit een pop e-mailbox of een fysieke map op de harde schijf. In de inrichting autoriseer je de toegang tot E-factuur. Daarnaast moet je, als je e-facturen wilt verwerken via de e-mail of uit een map via de communicatieserver, ook het communicatieprofiel inrichten.

PDF-factuur zonder UBL

Je kunt ook 'losse' PDF-bestanden importeren en inlezen uit een mailbox of een map via het proces van e-facturen. Je kunt op deze manier ook PDF-bestanden van inkoopfacturen uit een map of uit de bijlagen van een e-mail inlezen als e-factuur, zonder XML en/of UBL-bestanden.

Profit kan echter niet de crediteurgegevens herleiden uit een pdf. De pdf wordt ingelezen en gekoppeld als bijlage, maar je moet zelf bij het boeken van de inkoopfactuur de gegevens van de crediteur en de factuur invullen. Deze gegevens vult Profit niet in zoals bij een e-factuur (ubl of xml) wel het geval is. In de eerste boekingsregel is dan wel al automatisch de pdf ingevuld als bijlage.

Bij de boeking start automatisch de workflow voor de factuur als je de workflow gebruikt. Je gebruikt hiervoor dezelfde inrichting van e-facturen. Echter, deze komt dan als onbekende crediteur in de weergave met e-facturen. In tegenstelling tot UBL kan Profit dan geen gegevens uit de PDF herkennen. Deze zul je zelf moeten ingeven bij het inboeken van de inkoopfactuur van de e-factuur.

E-factuur van het Nederlandse standaard formaat UBL 2.1

De e-factuur in Profit is een elektronische factuur van het Nederlandse standaard XML formaat UBL 2.1 . UBL is ook de standaard die de Nederlandse overheid gebruikt. Er zijn ook andere 'standaarden' in omloop. Profit ondersteunt echter alleen UBL.

De Nederlandse standaard UBL is met name gericht op een typische financiële factuur. Het uitgangspunt is een automatische verwerking van de factuur als inkoopfactuur. Deze UBL-factuur bevat globaal de volgende basisgegevens: factuurgegevens, crediteur, debiteur, afnemer, leverancier, betalingsvoorwaarden (betalingswijze en betalingscondities), totalen (bruto bedrag, factuurtotaal) totalen factuurregels (aantal eenheden, regelbedrag excl., percentage korting, prijs per eenheid, bedrag btw, goederenbedrag, percentage btw, prijs (berekend (prijsfactor x regelbedrag / aantal eenheden)).

Typische ordermanagement gegevens die geen invloed hebben op de financiële administratie zijn niet opgenomen in de UBL. Partij- en serienummers gaan bijvoorbeeld niet mee. Deze gegevens zijn te raadplegen in de ontvangst. De regel, inclusief prijs en artikel gaan wel mee in de factuur. Kredietbeperking zit niet in de UBL. Je kunt wel kredietbeperking gebruiken en de factuur verstrekken als UBL-factuur. De kredietbeperking is verwerkt in het factuurtotaal, maar is niet te berekenen via de regels. De ontvanger moet zelf de kredietbeperking overnemen uit de meegeleverde pdf-factuur. Velden uit de vrije inrichting kunnen niet opgenomen worden in de Nederlandse UBL.

Meer informatie over e-factureren vind je op de website van de Belastingdienst: www.belastingdienst.nl/efactuur

Matchen/herkennen van e-facturen:

E-factuur autoriseren (inkoopfactuur)

Je autoriseert de toegang van gebruikers en/of gebruikersgroepen tot de functionaliteit E-factuur, om elektronische inkoopfacturen te kunnen inlezen en verwerken in Profit Financieel. Je autoriseert het menu, tabbladen en acties afzonderlijk.

Let op:

Als je meerdere administraties hebt, bevat de functie E-factuur alle e-facturen van alle administraties. Je kunt voor deze functie fiterautorisatie toepassen en daarmee per administratie autoriseren, zodat gebruikers alleen e-facturen zien van de administraties waarop zij recht hebben. Je gebruikt hiertoe het filtertype Algemeen / Administraties in de Autorisatie tool.

E-factuur autoriseren:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  2. Selecteer de groep  of gebruiker die je wilt toestaan om toegang tot het menu E-factuur te autoriseren.
  3. Ga naar het tabblad: Menu.
  4. Vink de te autoriseren menukeuzen aan:
    • Alle menu-items / Financieel / Crediteur / E-factuur
    • Alle menu-items / Financieel / Crediteur / Matchingsregel e-facturen

  5. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
  6. Ga naar: Financieel /Crediteur / E-factuur.
  7. Autoriseer de tabbladen en acties voor E-factuur, Boeken e-factuurregels en Vrije matchingregels e-facturen.

  8. Selecteer daarbinnen de desbetreffende actie(s) die je wilt autoriseren voor en vink onderin de optie Toegestaan aan.
  9. Sluit de Autorisatie tool.
  10. Klik op Ja bij de melding.
  11. De omgeving opent automatisch opnieuw, met de nieuwe instellingen. 

Communicatieserver voor e-factuur instellen (inkoopfactuur)

Je richt het communicatieprofiel alleen in, als je via de communicatieservice e-facturen wilt ontvangen. Dit kan op twee manieren, namelijk vanuit pop e-mailbox of vanuit een map.

Let op:

Als je Microsoft (Exchange Online) gebruikt, dan is de POP e-mailbox gestopt per 1-10-2022. Vanaf deze datum schakelt Microsoft de (oude) Basic Authentication methode namelijk uit.

Na het ontvangen van e-facturen verwerk je de inkomende berichten, zodat je de e-facturen in de weergave ziet. Je kunt dit automatiseren met de geplande taak Communicatieservice verzenden en ontvangen.

Zie verder:

Integratiesoort voor e-facturen inkoop toevoegen

Je richt dit onderdeel in om e-facturen met e-factuurregels te kunnen verwerken en journaliseren.

Je voegt voor deze functionaliteit pér administratie de integratiesoort E-facturen inkoop toe om de e-factuur boekingen te kunnen journaliseren.

Je moet voor deze functie geautoriseerd zijn.

Integratiesoort voor e-facturen inkoop toevoegen:

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Integratiesoort.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Selecteer bij Administratie een administratie als je werkt met meerdere administraties. Per administratie kun je een integratiesoort maar één keer toevoegen.
  4. Selecteer E-facturen inkoop bij Integratiesoort.
  5. Selecteer Inkoopboek bij Dagboek het dagboek waarop je de inkoopfacturen wilt boeken.
  6. Selecteer bij Dagboek creditfacturen het dagboek in waarop Profit de creditfacturen uit Ordermanagement moet boeken. Je kunt hier hetzelfde dagboek selecteren als hierboven voor het journaliseren van de facturen, maar je kunt hier ook een ander dagboek kiezen.
  7. Selecteer bij Omschrijving financieel de omschrijving voor de journaalpost die Profit moet gebruiken bij het boeken in Profit Financieel. Profit bepaalt de omschrijving tijdens het journaliseren.
  8. Vink Factuurkorting gebruiken aan als je dit wilt toepassen voor deze integratiesoort.

    Let op:

    Je kunt dit veld niet meer uitvinken.

  9. Selecteer een grootboekrekening waarop je wilt boeken bij de verplichte velden Rekening factuurkorting, Rekening factuurtoeslag en Rekening afrondingsverschil.
  10. Klik op: Volgende.

Verwerken e-facturen instellen in inkooprelatieprofiel

Je bepaalt in het inkooprelatieprofiel of confronteren/matchen alleen toegestaan is als bedragen 1-op-1 kloppen, of dat er een bepaalde afwijking is toegestaan in de vorm van een percentage en/of maximumbedrag.

Ook heb je een instelling voor het al dan niet ‘automatisch’ toevoegen van vrije matchingsregels. Hiermee stel je in dat wanneer je een niet gematchte e-factuurregel alsnog handmatig boekt, je de vraag krijgt of Profit deze combinatie van de zoekwaarde en grootboekrekening van je boeking automatisch moet toevoegen als matchingsregel.

Deze instellingen gelden voor alle inkooprelaties die aan dit profiel gekoppeld zijn. Hiermee kun je bereiken dat je bepaalde inkooprelaties minder strikt controleert.

Verwerken e-facturen instellen in inkooprelatieprofiel:

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Inkooprelatieprofiel.
  2. Selecteer het standaard inkooprelatieprofiel.
  3. Ga naar het tabblad: Verwerken e-facturen.
  4. Vul bij Maximaal verschil (%) een percentage in waarmee de ontvangst/verplichting maximaal mag afwijken van de e-factuurregel.

    Afhankelijk van deze instelling wordt de e-factuurregel automatisch verwerkt als het verschil tussen de e-factuurregel en de ontvangst- of verplichtingsregels kleiner is dan het maximaal verschil dat je hier invult.

    Met 0% is er geen verschil toegestaan.

  5. Vul optioneel ook een bedrag in bij Maximaal verschil (bedrag). Deze waarde is in basisvaluta van de omgeving. Als een factuur van een afwijkende valuta verwerkt wordt, dan is de omgerekende waarde in de ‘omgevingsvaluta’ van toepassing.

    Als het verschil tussen de ontvangst/verplichting en de e-factuurregel kleiner is dan Maximaal verschil (bedrag) en kleiner is dan Maximaal verschil (%) dan:

    • wordt deze e-factuurregel automatisch verwerkt
    • de factuur krijgt bij het verwerken de status dat deze verwerkt is met verschillen
    • het verschil is inzichtelijke per e-factuurregel

    Voorbeelden

  6. Selecteer een waarde bij Vrije matchingsregel toevoegen:
    • Selecteer Vraag stellen bij een nieuwe combinatie als je voor sommige combinaties wel en andere niet vrije matchingsregels wilt toevoegen. (dit is de standaard instelling)

      Hiermee stel je in dat wanneer je een niet gematchte e-factuurregel alsnog handmatig boekt, je de vraag krijgt of Profit deze combinatie van de zoekwaarde en grootboekrekening van je boeking automatisch moet toevoegen als matchingsregel.

    • Selecteer Automatisch toevoegen bij een nieuwe combinatie als je altijd een nieuwe combinatie wilt vastleggen.
    • Selecteer Niet toevoegen als je dit niet wilt.
  7. Klik op: Opslaan en sluiten.

    Het standaard inkooprelatieprofiel is automatisch van toepassing bij de relaties waar geen profiel is ingesteld.

Zie ook: Inkooprelatieprofiel

Omschrijving e-factuur overnemen uit eerste factuurregel:

Je kunt de Omschrijving e-factuur automatisch laten vullen met de omschrijving van de eerste e-factuurregel. Dit stel je ook in op hetzelfde tabblad:

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Inkooprelatieprofiel.
  2. Ga naar het tabblad: Verwerken e-facturen.
  3. Vink het veld Overnemen uit eerste e-factuurregel aan.

  4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Matchingsregels e-facturen toevoegen

Je gebruikt vrije matchingsregels om e-factuurregels met een bepaalde omschrijving (zoekwaarde) automatisch op een bepaalde grootboekrekening, project, verbijzonderingscode en btw-groep te boeken.

Hiermee kun je automatisch matchen met een bepaalde tekst. Denk bijvoorbeeld aan de tekst 'administratiekosten', 'orderkosten', of transportkosten'.

Je kunt ook tijdens het handmatig verwerken van e-factuurregels (in de boekingslay-out 'boeken e-factuurregels') een nieuwe matchingsregel toevoegen als je dit hebt ingesteld. De wizard haalt hierbij de benodigde gegevens op uit de boeking. Ook kun je matchingregels importeren.

Matchingregel e-facturen toevoegen:

  1. Ga naar: Financieel / Crediteur / Matchingsregel e-facturen.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Vul de velden in bij Zoekcriteria:
    • Selecteer de gewenste administratie bij Administratie.
    • Selecteer de gewenste crediteur bij Crediteur.
    • Vul een waarde in bij Zoekwaarde, bijvoorbeeld vervoerkosten.

    Op basis van de ingevulde zoekwaarde doorzoekt Profit de hele omschrijving van de e-factuurregel. AIs de zoekwaarde bijvoorbeeld vervoer is, is er een match op e-factuurregels met de omschrijving: Kosten vervoer en Vervoerkosten

    Met de zoekcriteria zal Profit een e-factuurregel van deze crediteur, voor de administratie waarin deze zoekwaarde voorkomt automatisch herkennen en boeken op de grootboekrekening en btw-tariefgroep die je bij deze matchingsregel instelt.

    Laat je Crediteur leeg dan, dan worden e-facturen van alle crediteuren met deze zoekwaarde herkend, binnen deze administratie die je hebt ingevuld. Of voor alle administraties als je ook het veld Administratie leeg laat.

    De Zoekwaarde mag ook leeg zijn als de administratie en de crediteur gevuld is.

    • Bijvoorbeeld een factuur van crediteur Leasecar boek je altijd op grootboekrekening Leasekosten. Vul de gewenste administratie en crediteur in en laat Zoekwaarde leeg, dan regel je op deze manier dat hun e-factuur automatisch wordt verwerkt.
  4. Selecteer de grootboekrekening.
  5. Selecteer de btw-tariefgroep.
  6. Selecteer de verbijzonderingscode(s) indien van toepassing.
  7. Klik op: Volgende.
  8. Selecteer eventueel projectvelden, zoals bijvoorbeeld een itemcode.
  9. Klik op: Voltooien.

Maximaal percentage factuurtotaal en regelbedrag in matchingsregel e-facturen instellen:

Je kunt in de eigenschappen van een matchingsregel nog specifiek vastleggen tot welke bedragen de e-factuurregel automatisch geboekt wordt, in percentage van het factuurbedrag of in maximaal bedrag het regelbedrag.

Je moet voor deze functie geautoriseerd zijn.

  1. Ga naar: Financieel / Crediteur / Matchingsregel e-facturen.
  2. Open de eigenschappen van een matchingsregel.
  3. Ga naar het tabblad: Extra.
  4. Vul Maximaal % factuurtotaal in als je wilt instellen tot welk percentage van het factuurtotaal de e-factuurregel automatisch geboekt mag worden bij een match op basis van de zoekcriteria van deze matchingsregel.
  5. Vul Maximaal regelbedrag in in als je wilt instellen tot welk bedrag de e-factuurregel automatisch geboekt mag worden bij een match op basis van de zoekcriteria van deze matchingsregel.
    • Case 1: Laat je beide velden leeg, dan zal de e-factuurregel altijd matchen als deze gevonden wordt op basis van de zoekcriteria van deze matchingregel.
    • Case 2: Maximaal % factuurtotaal is ‘leeg’ en Maximaal bedrag is €10,00. In dit geval zullen regels altijd matchen tot een bedrag van €10,00.
    • Case 3: Maximaal % factuurtotaal is 1% en Maximaal bedrag is ‘leeg’. In dit geval zullen regels matchen tot een bedrag van 1% van het factuurtotaal (exclusief btw).
    • Case 4: Maximaal % factuurtotaal is 1% en Maximaal bedrag is €10,00. In dit geval zullen regels matchen tot een bedrag van 1% van het factuurtotaal (exclusief btw) tot een maximum van €10,00
  6. Status inkoopfactuur beoordelen via workflow is standaard aangevinkt om te beoordelen via de workflow inkoopfactuur. Dit veld geeft een status en met deze waarde kun je in de workflow een conditie maken.

    Als het vinkje aan staat dan wordt de status van de e-factuurregel ‘Vrije matchingsregel – beoordelen via inkoopfactuur’

    Als het vinkje uit staat dan wordt de status van de e-factuurregel ‘Vrije matchingsregel – niet beoordelen via inkoopfactuur

    In de workflow is deze waarde beschikbaar voor condities via een functieveld op de e-factuur (kop).

  7. Klik op: Opslaan en sluiten.

Voorbeeld 1

Je boekt een factuur met een e-factuurregel met de omschrijving ‘administratiekosten’.

  • Het factuurbedrag = €100,00
  • Het regelbedrag = €25,00

    Bij de matchingsregel met de zoekwaarde ‘administratiekosten’ is het volgende ingesteld:

  • Maximaal bedrag = €50,00
  • Maximaal % factuurtotaal = leeg

    In dit geval wordt er automatisch geboekt (€25 is minder dan de €50)

Voorbeeld 2

Je boekt een factuur met een e-factuurregel met de omschrijving ‘zaagkosten’.

  • Het factuurbedrag = €200,00
  • Het regelbedrag = €1,00

    Bij de matchingsregel met de zoekwaarde ‘zaagkosten’ is het volgende ingesteld:

  • Maximaal bedrag = €50,00
  • Maximaal % factuurtotaal = 1%

    In dit geval wordt er automatisch geboekt. (de zaagkosten van €1,00 is minder dan €50 en minder dan €2 (1% * €200).

Matchingsregel (de)blokkeren:

Als een vrije matchingsregel geblokkeerd is dan wordt deze niet meer meegenomen bij een nieuwe match.

Je moet voor deze functie geautoriseerd zijn.

  1. Ga naar: Financieel / Crediteur / Matchingsregel e-facturen.
  2. Open de eigenschappen van een matchingsregel.
  3. Vink het veld Geblokkeerd aan als je de matchingsregel wilt blokkeren.

Zie ook

Matchingsregels e-facturen projecten toevoegen

Projectvelden worden overgenomen van de vastgelegde vrije matchingsregels. Bij een match op een vrije matchingsregel worden alle nieuwe toegevoegde projectvelden overgenomen.
Hierbij gelden de volgende voorwaarden:

  • Als er al een item gevonden is wordt dit overschreven.
  • Vrije dimensievelden worden overgenomen als de betreffende vrije dimensie geactiveerd is.

Projectvelden worden niet overgenomen van de verwerkte e-factuurregel bij het aanmaken van een nieuwe vrije matchingsregel vanuit het boeken van e-facturen.

E-facturen zonder workflow inrichten

Je kunt e-facturen insturen en boeken zonder de functionaliteit Facturen in omloop te activeren. Je moet dit apart inrichten, omdat aan de standaard boekingslay-out voor inkoopfacturen Financiële mutaties (Inkoopboeking) (Profit) een type dossieritem met workflow gekoppeld is. Je richt hiertoe de volgende twee procedures in:

  1. een nieuw type dossieritem toevoegen waar geen workflow aan gekoppeld is.
  2. een nieuwe boekingslay-out toevoegen waarin je dit nieuwe aangemaakte type dossieritem koppelt.

Nieuw type dossieritem toevoegen zonder workflow:

  1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
  2. Voeg een nieuw type dossieritem toe.

Boekingslay-out toevoegen:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
  2. Open de boekingslay-out voor financiële inkoopboekingen.
  3. Ga naar het tabblad: Regel.
  4. Sleep het veld Bijlage naar de regel.
  5. Ga naar het tabblad: Algemene instellingen.
  6. Selecteer het type dossieritem bij Type dossieritem, die je zojuist hebt toegevoegd.

    Je selecteert in dit veld welk type dossieritem (bijlage) je wilt koppelen bij het boeken van de inkoopfactuur, waaraan geen workflow gekoppeld is.

  7. Klik op: Opslaan en sluiten.
  8. Koppel de boekingslay-out aan het inkoopdagboek.

Zie ook