Inkoopfactuur inboeken voor workflow Inkoopfactuur via InSite

Je boekt de inkoopfactuur in Profit Financieel en met de actie Inboeken inkoopfactuur. In InSite koppel je de factuur aan de Inkoopfactuur-workflow. Als je het bestand van de factuur (.pdf) direct bij het boeken als bijlage toevoegt, dan stuur je daarmee automatisch een dossieritem in en start de workflow Inkoopfactuur. De inkoopfactuur is automatisch geblokkeerd voor betaling, zodat deze niet meegaat in het betaalbestand van de betaalopdracht. Pas op het moment dat de beoordelaar de inkoopfactuur accordeert wordt de inkoopfactuur gedeblokkeerd voor betaling. Vervolgens kun je de inkoopfactuur (automatisch) betalen.

Als je het factuurbestand (pdf) als bijlage wilt toevoegen dan moet je dit in de boekingslay-out voor het inkoopdagboek hebben ingericht.

Je boekt de inkoopfactuur met de pdf van de inkoopfactuur als bijlage. Na het voltooien van de boeking verschijnt automatisch de workflowtaak bij de medewerker die als Beoordelaar is gekenmerkt.

Let op: 

Je slaat deze stap over als je de workflow E-factuur gebruikt. Nadat de e-facturen zijn ingelezen en ingeboekt in Profit, kun je (de beoordelaar) de inkoopfacturen beoordelen/accorderen via InSite

Inkoopfactuur boeken voor workflow Inkoopfactuur:

1. Ga naar: Financieel / Boeken / Dagboek.
2. Controleer Boekjaar en Periode. Dit zijn het boekjaar en de periode waarin je de mutatie boekt.
3. Klik op: Voltooien.
4. Voeg de boekingsregel toe.
5. Selecteer het bestand (.pdf) van de inkoopfactuur bij Bijlage(n). Je kunt alleen één of meerder bijlagen selecteren op de eerste boekingsregel bij de crediteur. Houd shift ingedrukt, wanneer je meerdere bijlagen wilt selecteren in de map waar je de bestanden hebt opgeslagen of sleep de documenten naar het veld bijlagen.

   Als je de factuur direct als bijlage toevoegt, dan koppel je het dossieritem en start automatisch de workflow Inkoopfactuur. Als je geen bijlage toevoegt dan start de workflow niet. De inkoopfactuur met bijlage (pdf) kun je achteraf wijzigen of raadplegen.

6. Vink Blokkeren in de boekingsregel aan.

   Als je dit veld niet kunt wijzigen, is dit in de boekingslay-out ingesteld. Hierdoor kun je inkoopfacturen bijvoorbeeld altijd blokkeren.

7. Selecteer de beoordelaar.
8. Maak de boeking verder af.
9. Controleer de gegevens.

   Profit kan melden dat niet voor alle boekingsregels een procuratieregel bestaat. Deze melding mag je negeren.

10. Klik op: Opslaan en sluiten.

Meerdere inkoopfacturen in één boeking:

Het is mogelijk dat een inkoopboeking meerdere regels met bijlagen bevat. Voor elke boekingsregel met een bijlage (op de crediteurregel) ontstaat een aparte workflow.

Inkoopfactuur koppelen aan workflow via actie 'Inboeken inkoopfactuur':

1. Open de site.
2. Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
3. Klik op: Opslaan en sluiten.
4. Ga naar: Mijn InSite.
5. Ga naar: Mijn Taken.
6. Dubbelklik op de kolom Instuurdatum als je de taken wilt sorteren op datum.
7. Open de inkoopfactuur.

   Je ziet de gegevens van de inkoopfactuur en onder financiële mutaties zie je de bijbehorende journaalpost van de inkoopfactuur.

8. Klik op de actie: Inboeken inkoopfactuur.
9. Selecteer of vul het nummer in van de ingeboekte factuur. Voor de koppeling aan de workflow is het interne factuurnummer nodig dat gegenereerd is bij het inboeken van de factuur.
10. Het nummer is automatisch gevuld als je bij het inboeken van de factuur een bijlage hebt toegevoegd. Als het veld leeg is, dan selecteer je de factuur. Als hulpmiddel opent een weergave met daarop de voor de workflow relevante ingeboekte facturen met dit interne nummer.
11. Klik op: Bevestigen.

Het dossieritem is nu ingestuurd en de workflow start. Het dossieritem verschijnt nu als taak in InSite van de gebruiker die de eerste taak moet gaan afhandelen.