Inkoopfactuur met pdf-bijlage raadplegen of wijzigen

Je kunt de mutatie van de inkoopfactuur met de bijlage, het pdf-bestand, op diverse manieren raadplegen en wijzigen.

Je kunt de bijlage alleen wijzigen als workflow van de inkoopfactuur nog niet is afgehandeld. Als deze wel in een workflow zit dan kun je de bijlage van de boeking wijzigen door een ander bestand te selecteren en de boeking te voltooien. Als je de bijlage wilt verwijderen terwijl deze nog in een workflow zit, dan kan dit alleen in CRM via Collectief verwijderen in Dossier. De bijlage van de inkoopboeking is dan verwijderd. Vervolgens kun je de juiste bijlage bij de inkoopboeking toevoegen waarna de workflow opnieuw wordt opgestart.

Het kunnen wijzigen van een bijlage van de inkoopfactuurboeking is afhankelijk van je instellingen Bewerken buiten workflow altijd mogelijk bij het veld Bewerken van dossieritem/workflow Inkoopfactuur.

Je kunt de mutatie van de inkoopfactuur bijvoorbeeld via de weergave Alle financiële mutaties raadplegen en wijzigen. Ook de bijlage, het factuurbestand (.pdf) en het dossieritem raadpleeg je via deze weergave.

Financiële mutatie van de inkoopfactuur met pdf-bijlage raadplegen of wijzigen:

1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Financiële mutaties.
2. Open de mutatie van de inkoopfactuur.
3. Ga naar het tabblad: Mutaties.

   

4. Klik op de actie: Open bijlage om de bijlage te openen.
5. Klik op de actie: Wijzig journaalpost.

   Je ziet een boekingslay-out met de boekingsregels van de journaalpost.

   1. Wijzig de regels, of voeg regels toe of verwijder deze met de regelacties.

      Als de beoordelaar de inkoopfactuur nog moet accorderen via de workflow in InSite is het veld Blokkeren aangevinkt. Je mag dan dit veld niet uitvinken.

      Als je een bedrag in een boekingsregel wijzigt, dan wijzig je ook het bedrag in de tegenboeking(en) totdat de boeking weer in evenwicht is. Profit zal hierop controleren bij het voltooien en je waarschuwen als de journaalpost niet in evenwicht is.

      Bij Btw wijzig je ook het bedrag van de btw-regel. Correcties op boekingen die hebben bijgedragen tot een btw-aangifte kun je eveneens toevoegen. Profit verwerkt bij de eerstkomende btw-aangifte deze correcties (en genereert dus geen nieuwe gecorrigeerde aangifte over een oudere periode).

   2. In het veld Bijlage(n) in de eerste boekingsregel bij de crediteur kun je de bijlage raadplegen, achteraf een nieuwe bijlage toevoegen of een bijlage verwijderen als de huidige bijlage fout is. Klik op: Meer acties /Bijlage om de bijlage direct te openen of klik in het veld Bijlage(n) op de zoekknop. Wanneer je in het veld Bijlage(n) op de zoekknop klikt, verschijnt een pop-up, waar je één of meerdere bestanden (pdf) van de inkoopfactuur kunt openen, toevoegen of verwijderen. Wanneer je meerdere bijlagen wilt selecteren, houd je shift ingedrukt in de map waar je de bestanden hebt opgeslagen of sleep de documenten naar het veld bijlagen. Als je een pdf als bijlage toevoegt, dan koppel je het dossieritem en start automatisch de workflow inkoopfactuur.
6. Ga naar het tabblad: Journaalpostdossier.

   Je ziet alle gekoppelde dossieritems.

   Via de knop Nieuw kun je nieuwe dossieritems aan de journaalpost toevoegen.

   1. Open de eigenschappen van het dossieritem om de gegevens van het dossieritem te raadplegen.

      Je ziet op het tabblad Algemeen de omschrijving en de inhoud van het dossieritem.

      Via de knop Acties zijn extra mogelijkheden beschikbaar.

   2. Open het dossieritem.
   3. Ga naar het tabblad: Bestemming.

      Je ziet op dit tabblad voor welke crediteur het dossieritem is ingestuurd.

   4. Klik op: Opslaan en sluiten. 
7. Klik op: Opslaan en sluiten.

Je kunt een pdf-bijlage van een inkoopfactuur ook als dossieritem raadplegen.

Mutatie en pdf-bijlage via dossier raadplegen:

1. Ga naar: 
   • Financieel / Crediteur / Crediteur
   • Financieel / Grootboek / Financiële mutaties
   • Financieel / Crediteur / Overzicht / Openstaande posten
2. Open de eigenschappen van de crediteur of de inkoopfactuur (dubbelklikken).
3. Ga naar het tabblad: Dossier.
4. Open de eigenschappen van het dossieritem voor de inkoopfactuur (dubbelklikken).
5. Ga naar het tabblad: Bijlage.

   Je ziet de pdf van de inkoopfactuur.

6. Klik op: Opslaan en sluiten.
7. Ga naar het tabblad: Mutaties.

   Je kunt op dit tabblad ook de pdf-bijlage in het dossier raadplegen:

   1. Selecteer de inkoopmutatie.
   2. Klik op de actie: Open bijlage.

      Je ziet de pdf van de inkoopfactuur.

8.  Sluit het scherm van de pdf. Je komt weer terug in het scherm van de mutatie.

Je kunt een pdf-bijlage van een inkoopfactuur ook achteraf toevoegen via het 'centrale' dossier in CRM. Bijvoorbeeld als je de inkoopboekingen hebt gemaakt zonder de pdf-bijlage en achteraf alsnog wilt toevoegen. Hiermee start je ook automatisch de workflow voor inkoopfacturen.

Pdf-bijlage achteraf na de inkoopboeking toevoegen via dossier:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Dossier.

   Je ziet nu alle dossieritems.

2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer Inkoopfactuur bij Type dossieritem.
4. Vink In dossier van organisatie/persoon opslaan aan.
5. Vul Inkooprelatie bij Type.
6. Selecteer bij Bestemming de inkooprelatie voor wie je het dossieritem met de pdf-bijlage toevoegt.
7. Klik op: Volgende. 

   In het vervolgscherm voor extra velden selecteer je de openstaande post.

8. Selecteer de juiste administratie als je meerdere administraties hebt.
9. Selecteer de inkoopfactuur.
10. Vul bij Omschrijving een duidelijke omschrijving in, bijvoorbeeld de boekingsomschrijving.
11. Klik op: Volgende.   
12. Koppel het pfd-bestand van de inkoopfactuur bij Bijlage.
13. Klik op: Voltooien. 

Zie ook

• Dossieritem vastleggen en raadplegen
• Mutaties raadplegen en wijzigen

• Dossieritem vastleggen en raadplegen
• Mutaties raadplegen en wijzigen