Centrale Dossierweergave

De Centrale Dossierweergave is een weergave met bijna alle dossieritems in Profit, zoals uitgaande post, notities, afspraken, etc. Dossieritems van bepaalde typen zie je niet in de Centrale dossierweergave, namelijk loonstroken, jaaropgaven en CaseWare-documenten. Deze vind je wel bij de bestemmingen op het tabblad Dossier.

Dossieritems die in een workflow zitten, kun je niet afhandelen via Profit, maar alleen in InSite.

Inhoud

Dossieritem raadplegen in centrale Dossierweergave

Je raadpleegt de weergave met alle dossieritems, behalve vertrouwelijke dossieritems.

Centrale weergave met dossieritems raadplegen:

  1. Ga naar: CRM / Dossier / Dossier.
  2. Wijzig eventueel de weergave, als je daartoe gerechtigd bent, om de juiste velden zichtbaar te maken.

    Je kunt hier dus ook de workflow- dossieritems zichtbaar maken en vervolgens raadplegen bij wie de taak staat, ook als je geen rechten hebt op de taak.

  3. Vul een snelfilter in om alleen bepaalde dossieritems te zien.

Dossieritems opvolgen

Je kunt dossieritems op verschillende manieren raadplegen, opvolgen en afhandelen. De meest geautomatiseerde manier is via een workflow, waarbij dossieritems direct bij de juiste verantwoordelijke in zijn takenlijst getoond worden.

De meest eenvoudige manier is om gebruikers via InSite een overzicht te tonen van hun openstaande taken. Hier kunnen ze de dossieritems openen en direct hun taak afhandelen.

Dossieritems afhandelen in Profit:

  1. Open Profit.
  2. Ga naar: CRM / Dossier / Dossier.
  3. Selecteer de weergave  To Do (of een andere weergave die Verkoopacties toont).
  4. Gebruik het snelfilter in de kolom Type dossieritem om te filteren op bijvoorbeeld het dossieritemtype Actie. 

    Dit doe je alleen als je deze in het filter bij de nieuwe weergave niet had ingesteld.

  5. Filter eventueel op Verantwoordelijke en op de dossieritems die niet afgehandeld zijn (Afgehandeld = 'nee').

    Je ziet nu welke dossieritems van het door jou gekozen type je nog moet afhandelen.

  6. Open de eigenschappen van het type dossieritem dat je wilt afhandelen.
  7. Ga naar het tabblad: Speciale velden.
  8. Vink Afgehandeld aan.

    Profit vult automatisch de datum en het tijdstip van de afhandeling in.

    De taak is nu niet meer zichtbaar in het overzicht met taken.

Voortgang met Totalizer

Voortgang in de Centrale Dossieritem kun je bekijken met de Totalizer.

Zo kun je bijvoorbeeld iedere dag bekijken hoeveel dossieritems van het type Actie nog niet zijn afgehandeld.

Als het veld Verantwoordelijke ook correct is ingevuld en aan de weergave is toegevoegd, kun je de nog niet afgehandelde dossieritems per verantwoordelijke ook inzien.

De Totalizer-instellingen die je het laatst gebruikt hebt, blijven bewaard. De volgende keer dat je de stand van zaken wilt bekijken, zie je deze direct na openen van de Totalizer.

Voortgang met Totalizer:

  1. Ga naar: CRM / Dossier / Dossier.
  2. Selecteer de weergave die de velden bevat waarvan je de totalen wilt bekijken in de Totalizer of voeg een nieuwe weergave toe.
  3. Filter op het type dossieritem waarvan je wilt bekijken wat de aantallen zijn.
  4. Klik op de actie: Totalizer (Ctrl+Y).

  5. Sleep het veld Verantwoordelijke naar het vak Sleep een kolom hierheen om op deze kolom te groeperen.

Dossieritems collectief verwijderen

Je verwijdert meerdere dossieritems tegelijk via de centrale dossierweergave.

Je kunt ook dossieritems verwijderen die zich in een workflow bevinden.

Voeg er eventueel een nieuwe weergave toe met alle dossieritems. Bijvoorbeeld omdat je (in het kader van de AVG) de dossiers gaat opschonen of om ook de dossieritems in workflows te zien. Baseer de nieuwe weergave op de gegevensverzameling Dossieritems (incl. vertrouwelijke types en Profit-types). Zorg ervoor dat velden als Type, Datum ingestuurd en/of dossieritemkoppelingen (= bestemming) zoals Medewerker en de Datum uit dienst zijn toegevoegd.

Zorg ook dat je geautoriseerd bent voor de juiste gegevensfilters, o.a. die op medewerkers.

Het verwijderen van loonstroken en jaaropgaven uit een dossier doe je via een actie in de salarisverwerkingscockpit.

Dossieritems collectief verwijderen:

  1. Ga naar: CRM / Dossier / Dossier.

    Let op:

    Controleer of het dossieritem aanwezig is. Zo niet, dan is het dossieritem vertrouwelijk. Gebruik de overige weergaven om te kijken of het dossieritem er tussen staat. Als dit niet zo is, maak een nieuwe weergave aan gebaseerd op de gegevensverzameling Dossieritems (incl. vertrouwelijke types en Profit-types).

  2. Gebruik de toetscombinatie Ctrl+S als de kolom met selectievakjes niet in de weergave wordt getoond. Vink vervolgens de dossieritems aan die je wilt verwijderen. Gebruik Ctrl+A als je alle regels in één keer wilt aanvinken.
  3. Klik op de actie: Collectief verwijderen.
  4. Klik op Ja in de melding als je zeker weet dat je het dossieritem inclusief workflow wilt verwijderen.

Loopt Profit vast bij het collectief verwijderen van dossieritems? Dan zijn er nog dossieritems die gekoppeld zijn aan een ander dossieritem. Lees voor meer informatie het artikel Waarom loopt Profit vast bij het collectief verwijderen van dossieritems?