Inkoopfacturen (e-facturen) Condities in de workflow

Voor e-facturen geldt dat de workflow inkoopfactuur altijd gestart wordt, behalve in deze situatie.

In de workflow inkoopfactuur kan je condities bouwen. Deze condities leiden tot een bepaalde taak of kunnen ervoor zorgen dat de taak automatisch afgehandeld wordt.

Vanaf Profit 8 wordt er ook gematched met verplichtingen en ontvangsten buiten de ingestelde marges op het inkooprelatieprofiel. Houdt er dus rekening mee dat deze marges worden herzien door jullie organisatie. Deze marges moeten op een bedrag / percentage worden ingesteld waarop het voor jullie organisatie acceptabel is dat de factuur zonder goedkeuring van budgethouder of eigenaar van de verplichting worden vrijgegeven voor betaling.

Let op:

Controleer of jullie inrichting van de workflow inkoopfactuur goed werkt met de nieuwe functionaliteiten in Profit 8. In Profit 8 zijn nieuwe matchingstatussen beschikbaar om ook buiten de ingestelde marges een verplichting of een ontvangst te kunnen matchen. Dit geeft meer mogelijkheden in de workflow Inkoopfactuur. De workflow Inkoopfactuur kan ook condities gebruiken op deze nieuwe matchingsstatussen.

Velden voor sturing van de workflow

Je kunt bijvoorbeeld de volgende condities toevoegen:

• Automatisch goedkeuren bij geen matchverschil
• Automatisch goedkeuren bij confrontatieverschil < 1%
• Matchingverschil bij confrontatie
• Voorkeur bankrekening wijkt af
• Geen match op bankrekening inkooprelatie
• Geen match op administratienaam
• Match met verplichting (overschrijding en onderschrijding van verplichting)

Automatisch goedkeuren bij geen matchverschil

In dit voorbeeld werken we de conditie Automatisch goedkeuren bij geen matchverschil uit. De andere condities kun je op dezelfde manier toevoegen:

Stel dat de factuur volledige klopt en dat de bankrekening overeenkomst met de voorkeur bankrekening van de inkooprelaties. Dan kan je een conditie maken die ervoor zorgt dat de inkoopfactuur automatisch goedgekeurd wordt. Je kan dan een conditie maken met een filter:

• Status confrontatie e-factuur <=1 (0 of 1) EN
• Status verplichting <= 2 (0, 1 of 2) EN
• Vrije matching <=1 (0 of 1) EN

• Bankrekening is voorkeur bankrekening = Ja

Condities toevoegen aan workflow:

1. Open Profit.
2. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
3. Open de eigenschappen van het type dossieritem -5 Inkoopfactuur (Profit).
4. Ga naar het tabblad: Workflows.
5. Open de eigenschappen van de workflow die je gebruikt voor het beoordelen van e-facturen.
6. Klik op de eerste actie. Deze heet waarschijnlijk E-factuur.
7. Voeg onder Gegevensverzameling de gegevensverzameling E-factuur toe.

   

8. Klik op: Voltooien.

   Je opent nu de eigenschappen van de gegevensverzameling.

9. Voeg de velden die je wilt gebruiken in de conditie toe:

   

10. Klik op: Voltooien.

    Nu moet je de conditie zelf nog aanmaken.

11. Open Conditie en klik op de +

    

12. Vul de omschrijving in; in dit voorbeeld Automatisch goedkeuren bij geen matchverschil.
13. Klik op: Gegevensverzamelingen.
14. Dubbelklik op E-factuur.

    Je opent nu het filterscherm.

15. Voeg de filterwaarden toe:

    

16. Klik op: Opslaan en sluiten.

Automatisch goedkeuren bij confrontatieverschil < 1%

Stel dat de factuur bijna volledig klopt en dat de bankrekening overeenkomst met de voorkeur bankrekening van de inkooprelaties. De afspraak is dat facturen met een confrontatieverschil van minder dat 1 % automatisch goedgekeurd wordt. Dan kan je een conditie maken die ervoor zorgt dat de inkoopfactuur automatisch goedgekeurd wordt. Je kan dan een conditie maken met een filter

• Status confrontatie = 3 (geheel geconfronteerd)
• Confrontatieverschil percentage < 1
• Status verplichting <= 2 (0, 1 of 2) EN
• Vrije matching <=1 (0 of 1) EN
• Status handmatig boeken = 0 EN
• Bankrekening is voorkeur bankrekening = Ja

Matchingverschil bij confrontatie

Stel dat alle facturen met een verschil eerst door de afdeling inkoop beoordeelt moet worden. Je kan dat een conditie maken met een filter:

• Status confrontatie e-factuur = 2
• Status verplichting = 3
• Vrije matching = 2

Voorkeur bankrekening wijkt af

Stel dat dit afwijkt dat wil je dat dit beoordeeld wordt door de ‘afdeling crediteuren’. Je kan dat een conditie maken met een filter:

• Bankrekening is voorkeur bankrekening = Nee
• Match Inkooprelatie Bankrekening = Ja

Geen match op bankrekening inkooprelatie

Stel dat dit afwijkt dat wil je dat dit beoordeeld wordt door de ‘afdeling crediteuren’.Je kan dat een conditie maken met een filter :

• Match Inkooprelatie Bankrekening = Nee

Geen match op administratienaam

Stel dat dit afwijkt dat wil je dat dit beoordeeld wordt door de ‘afdeling crediteuren’. Je kan dat een conditie maken met een filter:

• Match Administratie Naam = Nee

Match met verplichting (overschrijding en onderschrijding van verplichting)

Stel dat het bedrag van de inkoopfactuur precies matcht met het bedrag van de verplichting en alles dat afwijkt van de verplichting de workflow in gaat. Je kan dan een conditie maken met een filter

• Onderschrijding verplichting = Nee
• Overschrijding verplichting = Nee

Matching op verplichting en e-factuur met nieuwe condities :

In dit voorbeeld werken we de matching op verplichting en e-factuur uit.

Verplichtingen:

1. Vrijgegeven verplichting zonder verschillen
   1. Status verplichting e-factuur =1
   2. De verplichting is vrijgegeven voor betaling en de factuur klopt met de verplichting.
2. Geblokkeerde verplichting zonder verschillen
   1. Status verplichting e-factuur =2
   2. De verplichting is geblokkeerd voor betaling en de factuur klopt met de verplichting.
3. Vrijgegeven verplichting met verschil binnen marge
   1. Status verplichting e-factuur =3
   2. De verplichting is vrijgegeven voor betaling en de factuur valt binnen de ingestelde marges in het inkooprelatieprofiel.
4. Geblokkeerde verplichting met verschil binnen marge
   1. Status verplichting e-factuur =4
   2. De verplichting is geblokkeerd voor betaling en de factuur valt binnen de ingestelde marges in het inkooprelatieprofiel.
5. Vrijgegeven of geblokkeerde verplichting met verschil buiten marge
   1. Status verplichting e-factuur =5 OF =6
   2. Met het veld Verschil kun je ervoor zorgen dat een factuur die kleiner is dan het verplichtingsbedrag wordt vrijgegeven en groter dan het bedrag wordt geblokkeerd voor betaling. Als het bedrag negatief is dan is het factuurbedrag kleiner dan het verplichtingsbedrag, als het factuurbedrag positief is dan is deze groter dan het verplichtingsbedrag.
   3. De verplichting is vrijgegeven / geblokkeerd voor betaling en de factuur valt buiten de ingestelde marges in het inkooprelatieprofiel.
   4. Hierbij expres geen rekening gehouden met vrijgegeven / geblokkeerde verplichting, want verschil is buiten marge en moet dus altijd beoordeeld worden.

Ontvangsten / Confrontatie

1. Ontvangst zonder verschillen
   1. Status confrontatie e-factuur =1
   2. De factuur komt precies overeen met de ontvangst.
2. Ontvangst met verschillen binnen marge
   1. Status confrontatie e-factuur =2
   2. De factuur valt binnen de ingestelde marges.
3. Ontvangst met verschillen buiten marge
   1. Status confrontatie e-factuur =3
   2. Met het veld Verschil kun je ervoor zorgen dat een factuur die kleiner is dan het ontvangstbedrag wordt vrijgegeven en groter dan het bedrag wordt geblokkeerd voor betaling. Als het bedrag negatief is dan is het factuurbedrag kleiner dan het ontvangstbedrag, als het factuurbedrag positief is dan is deze groter dan het ontvangstbedrag.
   3. De factuur valt buiten de ingestelde marges.