Autorisatie per administratie

Een omgeving kan meerdere administraties bevatten. Sommige gegevens leg je vast voor de hele omgeving, andere gegevens leg je vast per administratie. Je werkt altijd in één bepaalde administratie, maar het kan in bepaalde situaties voorkomen dat gegevens van alle administraties zichtbaar zijn. In die situatie kun je filterautorisatie op administratie gebruiken.

Met autorisatiefilters kun je bepalen dat een gebruiker alleen toegang heeft tot één bepaalde administratie. De filterautorisatie werkt ook door in rapporten en analyses, als je het veld Administratie opneemt in de gegevensverzameling. Je moet dit terdege testen!

Openen van administraties autoriseren (verplicht):

Gebruikers moeten geautoriseerd zijn voor Algemeen / Administratie / Openen. Als een gebruiker via deze functie wisselt van administratie, heeft hij alleen toegang tot geautoriseerde administraties.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Selecteer de gebruikersgroep. Bij voorkeur de gebruikersgroep Iedereen, omdat alle gebruikers administraties moeten kunnen openen.
3. Ga naar het tabblad: Menu.
4. Autoriseer de functie Algemeen / Administratie / Openen.

Filterautorisatie per administratie:

1. Ga naar het tabblad: Onderhoud filters.
2. Open Algemeen / Administraties en schakel Volgens filters in.
3. Klik op: Nieuw.
4. Voeg nu per administratie een filter toe.
5. Klik op: Voorbeeld, om de werking van het filter te controleren.

   

6. Voeg eventueel een leeg filter toe dat toegang geeft tot alle administraties.

   Let op:

   Gebruik bij voorkeur een = filter, dit is de meest zekere manier om te filteren. Als je het autorisatiefilter in Profit BI gebruikt, is een = filter verplicht.

7. Voeg per administratie een groep toe. Je kunt natuurlijk ook kiezen voor een andere opzet, bijvoorbeeld door gebruik te maken van bestaande groepen.
8. Deel de gebruikers in de juiste gebruikersgroepen in.
9. Selecteer een groep.
10. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
11. Ga naar: het pad dat in de afbeelding getoond wordt.
12. Selecteer het juiste filter en ken de juiste autorisatie toe.

    

13. Voer deze stappen voor alle gebruikersgroepen uit. Als een gebruiker je meldt dat hij geen toegang heeft tot een administratie, moet je controleren of deze gebruiker in één van de gebruikersgroepen geplaatst is. Controleer ook of per gebruikersgroep het juiste autorisatiefilter actief is gemaakt.