Inrichting Confrontatie Ontvangst

In Profit kun je de ontvangsten confronteren (vergelijken) met inkoopfacturen uit Profit Financieel. Dit moet je eerst inrichten.

Inhoud
Beschrijving

Je kunt de ontvangen inkoopfacturen uit Profit Financieel vergelijken met de ontvangsten in Profit Ordermanagement. Dit doe je na het boeken van de ontvangst of factuur via een aparte optie in Profit Ordermanagement of direct bij het boeken van de inkoopfactuur in Profit Financieel.

Hiervoor moeten de integratiesoorten (Inkoopfacturen Ordermanagement en eventueel Voorraad) ingericht zijn. De integratiesoort Voorraad is niet persé nodig. Je kunt ook artikelen zonder voorraad confronteren. Dit richt je in in een artikelgroep.

Bij het confronteren kun je de aantallen en de prijzen die vermeld staan op de inkoopfactuur vergelijken met de aantallen en prijzen in de ontvangst(en). De eventuele verschillen worden automatisch in de financiële administratie verwerkt op de grootboekrekening Confrontatieverschillen.

In de ordermanagement instellingen stel je in wat de maximale percentuele afwijking mag zijn bij confrontatie.

Activeren functionaliteit Confrontatie

Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces kan namelijk een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de productie-omgeving.

Naam van de in te schakelen activering:

  • Voorraad (optioneel, als je voorraadhoudende artikelen hebt)
  • Journaliseren voorraad (optioneel)
  • Confrontatie
  • Confronteren op journaalpostregels

    Zet deze activering aan als je wilt confronteren op journaalpostregels. Deze activering kun je niet meer uitzetten.

    Let op:

    De datum van deze activering en door wie deze deze is geactiveerd staat gelogd bij de Ordermanagement instellingen. Dit kun je raadplegen via Ordermanagement / Beheer / Instellingen, tabblad Confrontatie. Pas vanaf deze datum die staat gelogd op dit tabblad wordt op journaalpostregelniveau geconfronteerd.

Activeren functionaliteit confrontatie:

  1. Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.
  2. Ga naar het tabblad: Activering.
  3. Vink de bovenstaande functies aan.
  4. Voltooi het activeren volgens de standaard procedure.

Autoriseren Confrontatie

Om confrontatie te gebruiken autoriseer je een aantal menukeuzes en acties.

Autoriseer functionaliteit confrontatie:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
  3. Selecteer de te autoriseren groep.
  4. Ga naar het tabblad: Menu.
  5. Ga naar: Algemeen / Ordermanagement / Inkoopproces / Confrontatie.
  6. Autoriseer de menukeuze.
  7. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
  8. Ga naar: Ordermanagement / Inkoopproces / Confrontatie / Acties.
  9. Autoriseer de gewenste acties.
  10. Sluit de Autorisatie tool.
  11. Klik op Ja bij de melding..

    De omgeving opent automatisch opnieuw, met de nieuwe instellingen.

Artikelgroep inrichten voor confrontatie

Voor het confronteren van de ontvangst met de inkoopfactuur in Profit Financieel, richt je de artikelgroep in.

Bij het inrichten van de artikelgroep gaan we er vanuit dat je de financiële administratie al hebt ingericht.

Artikelgroep inrichten voor confrontatie ontvangst:

  1. Ga naar: Ordermanagement / Item / Groepering / Artikelgroep.
  2. Klik op: Nieuw. 
  3. Vul een code voor de artikelgroep in.
  4. Vul de omschrijving in.
  5. Vink eventueel Bevat voorraadartikelen aan. Hierdoor is het verplicht om de grootboekrekeningen voor de journalisering van de voorraad te selecteren.
  6. Vink Confronteren aan.
  7. Selecteer de verschillende grootboekrekeningen voor de journalisering.

    Het draait bij confronteren met name om de Rekening inkoop.

    Let op: 

    Bij het selecteren van de Rekening opbrengst kun je alleen een grootboekrekening selecteren waarbij je in de eigenschappen Btw toestaan op het tabblad Voorkeuren hebt aangevinkt.

  8. Klik op: Volgende.
  9. Selecteer de gewenste grootboekrekeningen.
  10. Selecteer, als dit is ingericht, ook de grootboekrekeningen voor intercompany.
  11. Klik op: Voltooien.
Artikelgroep zonder voorraad inrichten voor confrontatie

Als je ontvangsten van artikelen zonder voorraad wilt confronteren met de inkoopfactuur in Profit Financieel, richt je de artikelgroep in.

Bij het inrichten van de artikelgroep gaan we er vanuit dat je de financiële administratie al hebt ingericht.

Artikelgroep zonder voorraad inrichten voor confrontatie ontvangst:

  1. Ga naar: Ordermanagement / Item / Groepering / Artikelgroep.
  2. Klik op: Nieuw. 
  3. Vul een code voor de artikelgroep in.
  4. Vul de omschrijving in.
  5. Vink eventueel Bevat voorraadartikelen uit.
  6. Vink Confronteren aan.
  7. Selecteer de verschillende grootboekrekeningen voor de journalisering.

    Het draait bij confronteren met name om de Rekening inkoop.

    Let op: 

    Bij het selecteren van de Rekening opbrengst kun je alleen een grootboekrekening selecteren waarbij je in de eigenschappen Btw toestaan op het tabblad Voorkeuren hebt aangevinkt.

  8. Klik op: Volgende.
  9. Selecteer de gewenste grootboekrekeningen.
  10. Klik op: Voltooien.

Voeg het artikel zonder voorraad toe:

  1. Ga naar: 
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Stel het artikel in.
  4. Stel de artikelgroep voor artikelen zonder voorraad in.
  5. Vink Voorraad bijhouden uit.
  6. Vul de velden.
  7. Voltooi de wizard.
Integratiegroep met werksoorten en kosten inrichten voor confrontatie

Als je ontvangsten met werksoorten en kosten van een integratiegroep wilt confronteren met de inkoopfactuur in Profit Financieel, richt je dit bij de intergratiegroep in.

Bij het inrichten van de integratiegroep gaan we er vanuit dat je de financiële administratie al hebt ingericht.

Integratiegroep van werksoorten en kosten inrichten voor confrontatie ontvangst:

  1. Ga naar: 
    • Ordermanagement / Item / Groepering / Integratiegroep
    • Projecten / Item / Groepering / Integratiegroep
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Vul de code voor de integratiegroep in.
  4. Vul de omschrijving in.
  5. Vink Confronteren aan.
  6. Selecteer de verschillende grootboekrekeningen voor de journalisering.

    Als je Confronteren hebt aangevinkt moet je een grootboekrekening selecteren bij Rek. inkoop.

    Let op: 

    Bij het selecteren van de Rekening opbrengst kun je alleen een grootboekrekening selecteren waarbij je in de eigenschappen Btw toestaan op het tabblad Voorkeuren hebt aangevinkt.

  7. Klik op: Volgende.
  8. Selecteer de gewenste grootboekrekeningen.
  9. Klik op: Voltooien.

Confrontatieverschil instellen

Je kunt een percentage of een bedrag instellen waarmee de ontvangst maximaal mag afwijken van de inkoopfactuur. Normaal staat de toegestane afwijking op nul, waardoor de inkoopfactuur en de ontvangst precies moeten overeenkomen.

Let op:

Met het opgegeven maximaal confrontatieverschil houdt Profit alleen rekening als je confronteert vanuit Ordermanagement en niet als je confronteert vanuit Profit Financieel.

De reden is dat bij het confronteren vanuit Ordermanagement de al bestaande factuur geconfronteerd en bijgewerkt wordt. Bij confronteren vanuit het inkoopboek in Financieel kan dit niet. De factuur wordt daar pas aangemaakt als je de dagboeksessie voltooit.

Voor deze gevallen kun je beter nog niet confronteren in het inkoopboek, maar later vanuit ordermanagement. Of de factuur later op Niet confronteren zetten. Of gebruik verplichtingen.

Als je hebt aangegeven dat er geen sprake mag zijn van een confrontatieverschil of als het confrontatieverschil groter is dan de ingestelde maximale afwijking, geeft Profit een melding en wordt er geen journaalpost gemaakt van het confrontatieverschil. Profit markeert de factuur dan als 'niet volledig geconfronteerd'.

Het percentage maximale afwijking is niet bedoeld voor het verwerken van prijsverschillen. Dit moet je in de regels zelf wijzigen door de prijs per eenheid aan te passen.

In de volgende situaties is sprake van gedeeltelijke confrontatie:

  • Als van één ontvangstregel twee facturen komen en de eerste is al geconfronteerd, en nu wordt gewacht op de tweede factuur.
  • Als van een ontvangst een aantal regels wel en een aantal regels niet zijn geconfronteerd.

Ook kun je via de Ordermanagement instellingen instellen dat inkoopfacturen die nog niet geconfronteerd zijn met de ontvangst, moeten worden geblokkeerd voor betaling.

Maximaal confrontatieverschil instellen:

  1. Ga naar: Ordermanagement / Beheer / Instellingen.
  2. Ga naar het tabblad: Confrontatie.
  3. Vul bij Max. afwijk. confrontatie (%) een percentage in waarmee de ontvangst maximaal mag afwijken van de inkoopfactuur.

    Of vul bij Maximaal verschil (bedrag) een bedrag in.

    Je kunt zowel een bedrag als een percentage instellen. Profit kijkt dan naar het percentage, tenzij het bedrag wordt overschreden. In dat geval wordt het bedrag gebruikt. Het is dus niet zo dat je slechts één waarde hoeft in te vullen. Beide waarden worden meegenomen om te bepalen welke waarde moet worden gebruikt voor confrontatieverschillen.

  4. Vink Inkoopfactuur bij volledige confrontatie vrijgeven aan als je altijd eerst wilt confronteren voordat je de inkoopfactuur betaalt.

    Als je confronteert via Financieel en je hebt de workflow inkoopfactuur ingericht, dan maakt Profit bij volledige confrontatie van de inkoopfactuur met de ontvangst direct een gedeblokkeerde openstaande post aan. De inkoopfactuur komt dan niet in de workflow. Ook de gevulde beoordelaar in de eerste financiële inkoopboekingsregel wordt dan door Profit leeggehaald.

    Als je dit veld uit zet, blijven 'Blokkering voor betaling' en de ingevulde beoordelaar in de inkoopboekingsregel wel staan en gaat de inkoopfactuur de worklow in, ook als hij al helemaal geconfronteerd is. Aan de andere kant krijg je dus ook inkoopfacturen via de workflow die nog niet volledig geconfronteerd zijn.

  5. Sla de wijziging op en open de omgeving opnieuw.
Boekingslay-out inkoopboek voor confrontatie

In de boekingslay-out stel je in of en hoe de confrontatie functionaliteit start vanuit de inkoopboeking, als je de ontvangst confronteert vanuit het inkoopdagboek in Profit Financieel.

De instelling van de boekingslay-out staat standaard op Vraag stellen. Dit is de meest gebruiksvriendelijke instelling, zodat je bij het boeken per factuur kunt kiezen of je wel of niet wilt confronteren. Bijvoorbeeld bij het boeken van niet-ordermanagement facturen, zoals kosten, heb je dan de mogelijkheid om deze niet te confronteren.

Je wijzigt deze instelling alleen als de confrontatie functionaliteit altijd automatisch moet starten (voor confronteren via Profit Financieel) of juist nooit moet starten (voor confronteren via ordermanagement).

Boekingslay-out inkoopboeking instellen voor confrontatie:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
  2. Selecteer de boekingslay-out voor inkoopboekingen. Bijvoorbeeld Financiële mutaties (Inkoopboeking).
  3. Klik op de actie: Kopiëren.
  4. Vul de omschrijving in.
  5. Klik op: Voltooien.
  6. Ga naar het tabblad: Algemene instellingen.
  7. Selecteer een waarde bij Confrontatie:
    • Selecteer Altijd confronteren als je altijd confronteert via Profit Financieel en het gaat altijd om inkoopfacturen (en niet om kosten).
    • Selecteer Nooit confronteren (in Financieel) als je altijd confronteert via Profit Ordermanagement.
    • Voorselectie ontvangst tonen stel je in als je bij het boeken direct op inkooprelatie wilt selecteren.
    • Vraag stellen stel je in als je sommige facturen (voor kosten) wel en andere niet in Profit Financieel wilt confronteren.
  8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Koppel de boekingslay-out aan het inkoopdagboek:

Zorg ervoor dat je de boekingslay-out hebt gekoppeld aan het inkoopdagboek, met name als je een nieuwe boekingslay-out hebt toegevoegd of gekopieerd.

  1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Dagboek.
  2. Open de eigenschappen van het inkoopdagboek.
  3. Ga naar het tabblad: Lay-out.
  4. Selecteer de gewenste boekingslay-out bij Boeken.
  5. Klik op: Opslaan en sluiten.
Checklist confronteren inkoopfacturen

Hieronder een checklist met zaken die je kunt controleren als er geen inkoopfacturen verschijnen om te confronteren vanuit Ordermanagement:

Checklist voor confronteren vanuit Ordermanagement:

  1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Financiële mutaties
    1. Voeg het veld Status confrontatie toe aan de gegevensverzameling, als je hiervoor geautoriseerd bent.
    2. Controleer bij de inkoopfactuur in het veld Status confrontatie welke status de confrontatie heeft (te confronteren/ nog te confronteren of niet confronteren).
  2. Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.
    1. Ga naar het tabblad: Activering.
    2. Controleer of Voorraad en Confrontatie geactiveerd zijn.
  3. Ga naar: Financieel / Boeken / Dagboek.
    1. Open het inkoopboek in de periode waarin de inkoopfactuur is geboekt.

      - Deze inkoopboeking moet op dezelfde crediteur worden geboekt als de ontvangst

      - Deze inkoopboeking moet als tegenrekening de grootboekrekening gebruiken die ook is ingericht in de eigenschappen van de artikelgroep:

  4. Ga naar: Ordermanagement / Item / Groepering / Artikelgroep.
    1. Open de eigenschappen van de artikelgroep.
    2. Controleer welk rekeningnummer bij Inkoop staat.

    Gebruik deze als tegenrekening in de inkoopboeking

  5. Ga naar: Ordermanagement / Inkoopproces / Ontvangst.
    1. De Ontvangst moet geboekt worden op dezelfde crediteur als de inkoopboeking
  6. Ga naar: Ordermanagement / Item / Artikel.
    1. Open de eigenschappen van het artikel.
    2. Ga naar het tabblad: Algemeen.
    3. Controleer of Voorraad bijhouden aan staat.
    4. Controleer aan welke artikelgroep het artikel is gekoppeld.
  7. Ga naar: Ordermanagement / Item / Groepering / Artikelgroep.
    1. Open de eigenschappen van de artikelgroep.
    2. Ga naar het tabblad: Algemeen.
    3. Controleer of Bevat voorraadartikelen en Confronteren zijn aangevinkt.

    Let op:

    Werkt je met werksoorten en kosten (dus integratiegroepen) in de order? Ga dan naar Ordermanagement / Item / Groepering / Integratiegroep en controleer of het veld Confronteren aangevinkt is.

  8. Ga naar: Ordermanagement / Inkoopproces / Ontvangst.
    1. Open de eigenschappen van de ontvangst.
    2. Ga naar het tabblad: Algemeen.
    3. Controleer of Genereren inkoopfacturen niet aan staat.
Activeren functionaliteit Confrontatie

Behalve voorgaande instellingen kun je voor het confronteren van ontvangsten voor Profit Projecten ook het volgende instellen:

  • Bij het confronteren kun je het project en de projectfase uit de ontvangstregel over laten nemen naar de projectboeking als er geen verplichtingen zijn. Dit gebeurt op de volgende voorwaarden:
    • Er is geen verplichting aanwezig (via de inkooporder).
    • Het betreft een niet-voorraadhoudend item op de ontvangstregel.
    • Op de grootboekrekening voor inkopen in de artikelgroep staat Projectboeking op Toegestaan of Verplicht.
Zie ook