Artikelgroepen voor ordermanagement

Een artikelgroep heeft meerdere functies. Ten eerste groepeer je de artikelen in groepen. Per groep kun je marges of kortingen instellen. Ten tweede journaliseer je per artikelgroep.

De grootboekrekeningen moet je al in Profit Financieel toegevoegd hebben.

Je richt bij het inrichten van Profit Ordermanagement de artikelgroepen in. Als je in een later stadium bepaalde functionaliteit activeert, kan het zijn dat je daarvoor extra instellingen in de artikelgroepen moet doen. Bijvoorbeeld bij confrontatie, productie, verwijderingsbijdrage of vooruitbetaling.

Je kunt per artikelgroep raadplegen welke artikelen/samenstellingen erin zijn gegroepeerd, op welke grootboekrekeningen Profit ze journaliseert en wel marge-instellingen gelden.

Artikelgroep voor ordermanagement toevoegen

Je voegt artikelgroepen toe om het artikelassortiment te groeperen op bepaalde kenmerken. Als je ordermanagement boekingen wilt journaliseren, moet je ook grootboekrekeningen voor de journalisering vastleggen.

Je kunt opbrengsten journaliseren per btw-plicht, als je dit hebt ingesteld bij de ordermanagement instellingen. Hiermee kun je een splitsing aanbrengen tussen bijvoorbeeld binnenlandse en buitenlandse omzet. Als je deze methode gebruikt, moet je de grootboekrekeningen ook per btw-plicht vastleggen.

Let op:

Als je gebruik wilt maken van het confronteren van ontvangsten met de inkoopfacturen dan moet je de activering Journaliseren voorraad  inschakelen.

Artikelgroep voor ordermanagement toevoegen:

1. Ga naar:
   • Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Artikelgroep  
   • Ordermanagement / Item / Groepering / Artikelgroep
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul de code voor de artikelgroep in. Dit kan een cijfer of een kort woord zijn. Je kunt dit naderhand niet meer wijzigen.
4. Vul de omschrijving in.
5. Vink Bevat voorraadartikelen aan als de artikelgroep voorraadhoudende artikelen bevat. Als je dit veld aanvinkt, moet je grootboekrekeningen voor de journalisering van de voorraad vastleggen.

   Zodra een voorraadartikel aan de artikelgroep is toegevoegd, kun je dit veld niet meer wijzigen.

   Als je voorraad bijhoudt, kun je Inventariseren aanvinken. Bij het inventariseren wordt de voorraad in Profit vergeleken met de geïnventariseerde werkelijke voorraad. Het eventuele voorraadverschil wordt daarna automatisch verwerkt en gejournaliseerd. Je kunt alleen artikelen inventariseren waarop voorraad wordt bijgehouden en die gekoppeld zijn aan een artikelgroep waarbij dit veld aangevinkt is.

6. Vink Confronteren aan als je de artikelen wilt confronteren. Hiermee kun je complete ontvangsten en inkoopfacturen confronteren.
7. Selecteer de grootboekrekeningen voor de journalisering.

   Welke je moet instellen is afhankelijk van de zojuiste aangevinkte velden.

   • Rek. opbrengst - Hierop boek je de omzet. Hier kun je alleen een grootboekrekening selecteren waarbij Btw toestaan op het tabblad Voorkeuren is aangevinkt. Raadpleeg Verkoopfactuur journaliseren en verkoopjournaalposten.
   • Rek. creditering - Raadpleeg Verkoopfactuur journaliseren.
   • Rek. voorraad - Raadpleeg de voorbeelden bij inkoopjournaalposten, verkoopjournaalposten, etc.
   • Rek. inkoop - bij inkoop. Raadpleeg de voorbeelden van inkoopjournaalposten en transportkosten.
   • Rek. prijsverschil - bij inkoop. Raadpleeg de voorbeelden van inkoopjournaalposten.
   • Rek. herwaardering - Een herwaardering van de voorraad ontstaat op het moment dat de verrekenprijs wijzigt. Je kunt handmatig een nieuwe verrekenprijs toevoegen, maar je kunt ook via het collectief wijzigen van prijzen de verrekenprijzen opnieuw laten berekenen volgens een bepaalde rekenmethode. Raadpleeg Kostprijs en verrekenprijs berekenen en het voorbeeld van de journaalpost.
   • Rek. geleverde artikelen en Rek. te leveren artikelen

     Tussen het aanmaken van een factuur en het uiteindelijk leveren van een order zit tijd. Om inzichtelijk te maken dat een factuur nog niet verwerkt is terwijl er wel geleverd is en andersom, plaatst Profit deze mutaties op een tussenrekening. Voor geleverde artikelen waar nog een factuur voor onderweg is, (de meest standaard orderverwerkingsmethode) stel je de rekening Rek. geleverde artikelen in. Voor artikelen die nog niet geleverd zijn, maar waar al wel een factuur van is (zoals bij vooruitbetaling), gebruik je de rekening Rek. te leveren artikelen.

   • Rek. kostprijs verkoop
8. Klik op: Volgende.
9. Selecteer de overige grootboekrekeningen.

   Welke grootboekrekeningen je kunt en/of moet koppelen hangt af van de functionaliteit die je hebt ingericht:

   • Rek. opboeken voorraad. Hier selecteer je de grootboekrekening die je wilt gebruiken om de voorraadwaarde op te boeken als je een handmatige opboeking van de voorraad toevoegt. Je kunt dus een andere grootboekrekening hanteren dan de rekening Voorraad die gebruikt wordt bij de opboeking via het toevoegen van een ontvangst.
   • Rek. voorraadverschil voor o.a. de inventarisatie.
   • Rek. verschil confrontatie voor de activering Confrontatie. Raadpleeg het voorbeeld bij inkoopjournaalposten.
   • Rek. emballage bij de activering Verpakking/emballage/verwijderingsbijdrage. Raadpleeg Integratie met Financieel voor emballage en de voorbeelden van emballagejournaalposten
   • Rek. verwijderingsbijdrage bij de activering Verpakking/emballage/verwijderingsbijdrage. Raadpleeg verwijderingsbijdrage.
   • Rek. productie en Rek. verbruik productie bij de activering Productie. Raadpleeg de voorbeelden van productiejournaalposten.
   • Rek. transportkosten - Raadpleeg het voorbeeld van een journaalposten bij transportkosten
   • Rek. verlies - Raadpleeg het voorbeeld van een journaalposten bij transportkosten

   Bij Confrontatie:

   • Rek. verschil confrontatie - Raadpleeg Artikelgroep inrichten voor confrontatie
   • Rek. niet terugvorderbare btw - Dit heeft te maken met pro rata btw in de zorg. Selecteer de juiste grootboekrekening. Dit mag eventueel dezelfde grootboekrekening zijn als die je gebruikt voor Inkoop, mits jullie interne beleid dit toestaat. Raadpleeg Pro rata btw in inkoop Inrichten
10. Vul bij Verkoopmarges eventueel de maximum kortingspercentages en de minimum margepercentages in die verleend mogen respectievelijk gehaald moeten worden bij alle artikelen en samenstellingen in deze artikelgroep.

    Profit controleert hierop zodra je een korting vastlegt. Je kunt in boekingslay-outs voor verkooporders vastleggen, dat de verkoopmarges gecontroleerd moeten worden bij het toevoegen van offertes en orders.

11. Klik op: Voltooien.

Artikelgroep wijzigen voor integratie Ordermanagement met Financieel

Als je in een later stadium bepaalde functionaliteit activeert, kan het zijn dat je daarvoor extra instellingen in de artikelgroepen moet doen om ervoor te zorgen dat Profit de transacties op de juiste grootboekrekening journaliseert. Bijvoorbeeld bij confrontatie, productie, verwijderingsbijdrage of vooruitbetaling. De grootboekrekeningen moet je in Profit Financieel inrichten voordat je deze kunt instellen in de artikelgroep.

Je kunt per artikelgroep grootboekrekeningen koppelen, raadplegen welke artikelen en samenstellingen in de artikelgroep vallen, en instellen welke minimum en maximum marges daarbij gelden.

Artikelgroep voor Ordermanagement wijzigen:

1. Ga naar: Ordermanagement / Item / Groepering / Artikelgroep.
2. Open de eigenschappen van de artikelgroep.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.

   

   Je ziet dat er bij het kopje 'Integratie' per type geldstroom Grootboekrekeningen uit Profit Financieel gekoppeld zijn.

   Welke grootboekrekeningen je kunt en/of moet koppelen hangt af van de activeringen.

   • Rek. opbrengst - Hierop boek je de omzet. Hier kun je alleen een grootboekrekening selecteren waarbij Btw toestaan op het tabblad Voorkeuren is aangevinkt. Raadpleeg Verkoopfactuur journaliseren en verkoopjournaalposten.
   • Rek. creditering - Raadpleeg Verkoopfactuur journaliseren.
   • Rek. voorraad - Raadpleeg de voorbeelden bij inkoopjournaalposten, verkoopjournaalposten, etc.
   • Rek. inkoop - bij inkoop. Raadpleeg de voorbeelden van inkoopjournaalposten en transportkosten.
   • Rek. prijsverschil - bij inkoop. Raadpleeg de voorbeelden van inkoopjournaalposten.
   • Rek. herwaardering - Een herwaardering van de voorraad ontstaat op het moment dat de verrekenprijs wijzigt. Je kunt handmatig een nieuwe verrekenprijs toevoegen, maar je kunt ook via het collectief wijzigen van prijzen de verrekenprijzen opnieuw laten berekenen volgens een bepaalde rekenmethode. Raadpleeg Kostprijs en verrekenprijs berekenen en het voorbeeld van de journaalpost.
   • Rek. geleverde artikelen en Rek. te leveren artikelen

     Tussen het aanmaken van een factuur en het uiteindelijk leveren van een order zit tijd. Om inzichtelijk te maken dat een factuur nog niet verwerkt is terwijl er wel geleverd is en andersom, plaatst Profit deze mutaties op een tussenrekening. Voor geleverde artikelen waar nog een factuur voor onderweg is, (de meest standaard orderverwerkingsmethode) stel je de rekening Rek. geleverde artikelen in. Voor artikelen die nog niet geleverd zijn, maar waar al wel een factuur van is (zoals bij vooruitbetaling), gebruik je de rekening Rek. te leveren artikelen.

   • Rek. kostprijs verkoop
4. Ga naar het tabblad: Integratie.

   Welke grootboekrekeningen je kunt en/of moet koppelen hangt af van de functionaliteit die je hebt ingericht:

   • Rek. opboeken voorraad. Hier selecteer je de grootboekrekening die je wilt gebruiken om de voorraadwaarde op te boeken als je een handmatige opboeking van de voorraad toevoegt. Je kunt dus een andere grootboekrekening hanteren dan de rekening Voorraad die gebruikt wordt bij de opboeking via het toevoegen van een ontvangst.
   • Rek. voorraadverschil voor o.a. de inventarisatie.
   • Rek. verschil confrontatie voor de activering Confrontatie. Raadpleeg het voorbeeld bij inkoopjournaalposten.
   • Rek. emballage bij de activering Verpakking/emballage/verwijderingsbijdrage. Raadpleeg Integratie met Financieel voor emballage en de voorbeelden van emballagejournaalposten
   • Rek. verwijderingsbijdrage bij de activering Verpakking/emballage/verwijderingsbijdrage. Raadpleeg verwijderingsbijdrage.
   • Rek. productie en Rek. verbruik productie bij de activering Productie. Raadpleeg de voorbeelden van productiejournaalposten.
   • Rek. transportkosten - Raadpleeg het voorbeeld van een journaalposten bij transportkosten
   • Rek. verlies - Raadpleeg het voorbeeld van een journaalposten bij transportkosten

   Bij Confrontatie:

   • Rek. verschil confrontatie - Raadpleeg Artikelgroep inrichten voor confrontatie
   • Rek. niet terugvorderbare btw - Dit heeft te maken met pro rata btw in de zorg. Selecteer de juiste grootboekrekening. Dit mag eventueel dezelfde grootboekrekening zijn als die je gebruikt voor Inkoop, mits jullie interne beleid dit toestaat. Raadpleeg Pro rata btw in inkoop Inrichten
5. Ga naar het tabblad: Integratie btw-plicht.

   Dit tabblad is alleen zichtbaar als je het splitsen per btw-plicht hebt aangezet in de ordermanagement-instellingen.

6. Selecteer de grootboekrekeningen voor het verdelen van de opbrengst per btw-plicht (bijvoorbeeld om de opbrengsten te kunnen zien voor het binnenland versus de opbrengsten voor het buitenland).
7. Ga naar het tabblad: Artikel.

   Hier zie je alle artikelen die onder de artikelgroep vallen.

8. Klik op: Nieuw om een artikel toe te voegen.
9. Dubbelklik op een artikel om de eigenschappen te raadplegen.
10. Ga naar het tabblad: Samenstelling.

    Hier zie je de samenstellingen die onder de artikelgroep vallen.

    Je kunt hier niets wijzigen. Samenstellingen kun je via het menu toevoegen en raadplegen.

11. Ga naar het tabblad: Marges.

    Hier zie je de maximum kortingspercentages en de minimum margepercentages die verleend mogen respectievelijk gehaald moeten worden bij alle artikelen en samenstellingen in deze artikelgroep.

12. Vul een waarde in bij  de velden.
13. Klik op de actie: Prijs/korting als je een korting voor alle artikelen en samenstellingen in deze artikelgroep wilt toevoegen of wijzigen. Je ziet een melding als de korting het maximum kortingspercentage in het tabblad Marges overschrijdt.
14. Klik op: Opslaan en sluiten.

Artikelgroep raadplegen voor integratie Ordermanagement met Financieel

Je kunt in per artikelgroep raadplegen welke grootboekrekeningen zijn gekoppeld, welke artikelen en samenstellingen in de artikelgroep vallen, en welke minimum en maximum marges daarbij gelden.

Raadpleeg de artikelgroep:

1. Ga naar: Ordermanagement / Item / Groepering / Artikelgroep.
2. Open de eigenschappen van de artikelgroep.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.

   

   Je ziet dat er bij het kopje 'Integratie' per type geldstroom Grootboekrekeningen uit Profit Financieel gekoppeld zijn.

4. Ga naar het tabblad: Integratie.

   Je ziet dat hier nog meer grootboekrekeningen zijn gekoppeld. Welke grootboekrekeningen je kunt en/of moet koppelen hangt af van de activeringen Journaliseren voorraad en Confrontatie. Bovendien is bijvoorbeeld van belang of je voorraad aanhoudt, vooruitbetaling of aanbetaling gebruikt, etc.

5. Ga naar het tabblad: Integratie btw-plicht.

   Dit tabblad is alleen zichtbaar als je het splitsen per btw-plicht hebt aangezet in de ordermanagement instellingen. Hier zie je de grootboekrekeningen die gekoppeld zijn voor het verdelen van de opbrengst per btw-plicht (bijvoorbeeld om de opbrengsten te kunnen zien voor het binnenland versus de opbrengsten voor het buitenland).

6. Ga naar het tabblad: Artikel.

   Hier zie je alle artikelen die onder de artikelgroep vallen. Je kunt hier ook artikelen toevoegen en raadplegen.

7. Ga naar het tabblad: Samenstelling.

   Hier zie je de samenstellingen die onder de artikelgroep vallen. Samenstellingen kun je niet hier, maar wel via het menu toevoegen en raadplegen.

8. Ga naar het tabblad: Marges.

   Hier zie je de maximum kortingspercentages en de minimum margepercentages die verleend mogen respectievelijk gehaald moeten worden bij alle artikelen en samenstellingen in deze artikelgroep.

9. Klik op de actie: Prijs/korting als je een korting voor alle artikelen en samenstellingen in deze artikelgroep wilt toevoegen of wijzigen. Je ziet een melding als de korting het maximum kortingspercentage in het tabblad Marges overschrijdt.
10. Klik op: Opslaan en sluiten.