Verplichtingen via inkoop
Je kunt verplichtingen uit inkooporder(regel)s genereren.
Via de verplichtingen heb je aan de ene kant een goed overzicht van wat in de toekomst betaald moet worden. Aan de andere kant kun je met verplichtingen eenvoudig binnengekomen inkoopfacturen controleren.
Verplichtingen kun je via inkooporder(regel)s in Profit Ordermanagement genereren. Ook kun je vanuit Profit Financieel verplichtingen toevoegen. Het voordeel van de methode via Ordermanagement is dat degene die de inkooporder toevoegt vaak ook degene is die inhoudelijk met de verplichting te maken heeft, dus beter op de hoogte is of de prestatie is geleverd.
Voordelen:
- Meer grip op verplichtingenadministratie.
- Snellere en correcte afhandeling van inkoopfacturen
- Eenvoudig, ook voor medewerkers die niet voor Financieel zijn geautoriseerd of die alleen in InSite werken.
- Procesautomatisering door accordering vooraf vast te leggen.
- Vastleggen bij de bron.
Overigens gebruik je óf verplichtingen óf confronteren om de inkoopfacturen te controleren. Doorgaans gebruik je niet beide methodes.
Als je gebruik maakt van inkooporders en verplichtingen om de inkoopfacturen te controleren, is er nog een derde controlestap mogelijk: de controle of de leverancier de prestatie echt en goed geleverd heeft. Hiervoor blokkeer je de verplichtingen voor betaling. Deze blokkering hef je op door vrij te geven voor betaling. De meest geautomatiseerde manier voor vrijgeven voor betaling van de verplichting is via de ontvangst. Daarmee bevestig je dat de inkooporder is geleverd. (Ook via InSite, de UpdateConnector of handmatig kun je de verplichting vrijgeven voor betaling).
Als alle verplichtingen bij een inkooporder zijn vrijgegeven en het bedrag op de binnengekomen inkoopfactuur komt overeen met het totaal aan verplichtingen, kan automatisch betaald worden. Bij gebruik van e-inkoopfacturen (digitaal binnenkomend als UBL-bestand) kan Profit zelfs direct matchen en boeken op het juiste grootboek met de juiste verbijzondering.
Als het bedrag niet matcht gaat de inkoopfactuur de workflow voor beoordeling van inkoopfacturen in (als je dit hebt ingericht).
Het proces van inkooporder, verplichtingen en inkoopfacturen bij een contract is apart beschreven.
|
Inhoud |
Voorbereiding
Werkwijze
- Verplichtingen genereren uit inkooporder
- Verplichtingen vrijgeven via Ontvangst
- Verplichtingen vrijgeven via InSite
- Verplichtingen handmatig vrijgeven in de verplichting
- Verplichtingen uit inkooporder matchen met inkoopfactuur
Zie ook
|
Direct naar |