Verplichtingen genereren uit inkooporder

Je kunt verplichtingen uit inkooporder(regel)s genereren in Ordermanagement, de inkoopfactuur boeken en matchen in Profit Financieel en tenslotte de factuur vrijgeven voor betaling (en dus bevestigen dat de prestatie heeft plaatsgevonden) via de ontvangst in Ordermanagement.

Dit moet je eerst inrichten.

Verplichtingen genereren uit inkooporder

1. Ga naar: Ordermanagement / Inkoopproces / Inkooporder

   of
   Financieel / Contractbeheer / Contract, eigenschappen contract / tabblad Inkooporders.

2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer de juiste boekingslay-out.
4. Selecteer de inkooprelatie.
5. Selecteer eventueel een contract als het veld Contract is opgenomen in de boekingslay-out.
6. Vink eventueel Verplichtingen aanmaken uit als je voor deze inkooporder, bij uitzondering, geen verplichtingen wilt aanmaken.

   Het veld Verplichtingen aanmaken staat automatisch aan als dit in het voor de inkooprelatie geldende inkooprelatieprofiel is aangezet. In de standaard meegeleverde boekingslay-out is dit veld opgenomen (maar de overige gerelateerde velden niet). Voeg dit veld toe aan je eigen boekingslay-out.

7. Vink eventueel Verplichtingen blokkeren voor betaling uit als je niet wilt dat de verplichtingen worden geblokkeerd. In dit geval kunnen de verplichtingen bij matching van de inkoopfactuur direct betaald worden.
8. Selecteer eventueel een medewerker bij Beoordelaar. Deze wordt automatisch overgenomen bij de geblokkeerde verplichting(en).
9. Vink eventueel Orderregels afhandelen bij vrijgeven verplichting uit (als dit veld standaard aanstaat en je wilt nu wel een extra controle) of aan.
10. Voeg de regel(s) toe.

    Dit kunnen zowel regels met artikelen, samenstellingen, cursussen als werksoorten en kosten zijn.

11. Selecteer eventueel een reservering in de regels bij Reservering als dit veld is opgenomen in de boekingslay-out.
12. Klik op: Opslaan en sluiten.

Profit zal nu de verplichtingen genereren. Na het genereren wijst Profit een Nummer verplichting toe.

Van geblokkeerde inkooporders worden geen verplichtingen gegenereerd. Dit kan het geval zijn als er een controle op het inkoopbedrag plaatsvindt, waarbij boven een bepaald bedrag de inkooporder geblokkeerd wordt. Als een blokkering wordt opgeheven/vrijgegeven, dan genereert Profit alsnog verplichtingen.

Een verplichting wordt op basis van de inkooporderregel aangemaakt, verdicht naar:

• Reservering
• Artikelgroep
• Project
• Projectfase
• Kostencode
• Verbijzonderingen
• Dimensies
• Bewakingscode
• Type projectkosten

Verplichtingen raadplegen na genereren

1. Ga naar: Financieel / Contractbeheer / Verplichting.

   Je ziet hier de zojuist gegenereerde verplichtingen.

   Het aantal verplichtingen dat is toegevoegd hangt af van de verzamelmethode die je hebt ingesteld: voor iedere inkoopregel of verzameld per artikel-/integratiegroep.

   Als in het inkooprelatieprofiel het veld Inkooporderregels afhandelen bij vrijgeven verplichting aanstaat, worden de verplichtingen automatisch geblokkeerd, dus Blokkeren voor betaling staat automatisch aan.

2. Selecteer eventueel Alle administraties om de verplichtingen voor alle administraties te zien.