E-facturen inkoop beoordelen via InSite

Je kunt de factureringsprocessen verder automatiseren wanneer je de inkoopfacturen als e-facturen inleest en inboekt. Via dit proces kun je ook de workflow gebruiken om de inkoopfacturen te beoordelen voor betaling via InSite.

Video

• Workflow e-factuur InSite (5:39)

Beschrijving

De workflow e-factuur InSite werkt als volgt:

Een medewerker leest en boekt de e-factuur (ubl of xml) in Profit Financieel in met het digitale pdf-bestand van de factuur als bijlage. Bij de boeking start automatisch de workflow. De medewerker die aan deze stap gekoppeld is, krijgt automatisch de taak om de inkoopfactuur in te boeken. Na het afmelden van deze taak, kan de daarvoor aangewezen medewerker de factuur accorderen.

Voor dit proces kun je de taak Inboeken inkoopfactuur in InSite overslaan. Je kunt een eigen workflow E-factuur toevoegen en inrichten, die gebaseerd is op de workflow Inkoopfactuur (Profit).

Schematisch ziet het proces er bijvoorbeeld zo uit:

Om de workflow e-factuur te gebruiken moet je deze eerst inrichten.

Voorbereiding

• Inkoopfactuur beoordelen via InSite/OutSite inrichten
• Workflow inrichten

  De gebruiker die je vastlegt als beoordelaar, accordeert de inkoopfactuur. Wij adviseren je te autoriseren op de (gebruikers)groep en de verantwoordelijke medewerkers lid van deze groep te maken. Zo kan een andere gebruiker in de groep de beoordelaar vervangen en zijn taken overnemen. Je richt dit in in de workflow.

• Condities in de workflow

  Voor e-facturen geldt dat de workflow inkoopfactuur altijd gestart wordt. In de workflow inkoopfactuur kan je condities bouwen. Deze condities leiden tot een bepaalde taak of kunnen ervoor zorgen dat de taak automatisch afgehandeld wordt.

Inkoopfacturen (e-facturen) beoordelen via InSite

Je accordeert in InSite de e-facturen zodra deze zijn ingelezen en ingeboekt in Profit Financieel. Je accordeert op dezelfde wijze als een 'gewone' inkoopfactuur.

Alleen de gebruiker die in de workflow-inrichting als beoordelaar is vastgelegd, ziet het dossieritem met de inkoopfactuur. Het dossieritem is dus zijn of haar taak. Hij of zij moet deze afhandelen. De specifieke actie Accorderen inkoopfactuur binnen de workflow zorgt ervoor dat de inkoopfactuur wordt gedeblokkeerd voor betaling en meegestuurd kan worden in de betaalopdracht.

E-factuur beoordelen en accorderen via de workflow in InSite:

1. Open de site.
2. Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
3. Klik op: Opslaan en sluiten.
4. Ga naar: Startpagina.
5. Ga naar: Openstaande taken of Mijn ingestuurde dossieritems.
6. Dubbelklik op de kolom Instuurdatum als je de taken wilt sorteren op datum.
7. Open de inkoopfactuur.
8. Klik op de actie: Inboeken inkoopfactuur en klik op: Bevestigen.

   Als je werkt met een eigen workflow e-factuur, dan hoef je deze stap niet te doen. Je kunt dan meteen de inkoopfactuur in InSite accorderen.

9. Open nogmaals de inkoopfactuur om te accorderen.

   Afhankelijk van de workflow die actief is, kunnen er verschillende acties zijn om de inkoopfactuur goed te keuren of af te keuren.

10. Raadpleeg de bijlage.

Het dossieritem komt nu niet meer voor in InSite. De taak is afgehandeld. Ook de workflow Inkoopfactuur of E-facturen is met deze actie Accorderen inkoopfactuur afgehandeld en de factuur is vrijgegeven voor betaling.