Ik werk met e-facturatie en matching met verplichtingen of ontvangsten. Wat moet ik controleren voor Profit 8?

Werk je in Profit 7 met e-facturatie en matching met verplichtingen of ontvangsten? Dan is het belangrijk om te controleren of jullie inrichting goed werkt met de nieuwe functionaliteiten in Profit 8. In Profit 8 zijn nieuwe matchingstatussen beschikbaar om ook buiten de ingestelde marges een verplichting of een ontvangst te kunnen matchen. Dit geeft meer mogelijkheden in de workflow Inkoopfactuur. De workflow Inkoopfactuur kan ook condities gebruiken op deze nieuwe matchingsstatussen.

Controleer de volgende inrichting voor matching en verwerking e-facturen:

• Voorkeur tegenrekening op inkooprelatieprofiel

  Je kunt inrichten dat Profit e-factuurregels zonder match automatisch boekt op de voorkeur tegenrekening van de crediteur.

• Factuur journaliseren bij overschrijding marge op inkooprelatieprofiel

  Vanaf Profit 8 wordt er ook gematched met verplichtingen en ontvangsten buiten de ingestelde marges op het inkooprelatieprofiel. Houdt er dus rekening mee dat deze marges worden herzien door jullie organisatie. Deze marges moeten op een bedrag / percentage worden ingesteld waarop het voor jullie organisatie acceptabel is dat de factuur zonder goedkeuring van budgethouder of eigenaar van de verplichting worden vrijgegeven voor betaling.

  Voorbeeld

  Voorbeeld: grote overschrijding van de verplichting

  Je hebt voor een leverancier (inkooprelatie) een verplichting vastgelegd van € 100.

  Er komt een e-factuur binnen van € 1.000.

  • De marge voor verschillen tussen factuur en verplichting is ingesteld op 5%.
  • Het verschil (€ 900) is dus buiten de marge.

  Situatie 1: vinkje UIT

  In het inkooprelatieprofiel staat het veld Factuur journaliseren bij overschrijding marge uit.

  1. De factuur wordt gematcht met de verplichting.
  2. De factuur krijgt de status: Gedeeltelijke match - verplichting met verschil buiten marge.
  3. De factuur verschijnt niet in de lijst met te journaliseren facturen en wordt dus niet automatisch geboekt.
  4. Via je workflow laat je deze factuur eerst controleren door de verantwoordelijke (bijvoorbeeld budgethouder of controller).

  Deze inrichting gebruik je als je wilt voorkomen dat facturen met een (te) grote overschrijding automatisch in de financiële administratie terechtkomen.

  Situatie 2: vinkje AAN

  In het inkooprelatieprofiel is het veld Factuur journaliseren bij overschrijding marge aangevinkt.

  1. De factuur wordt gematcht met de verplichting.
  2. De factuur krijgt de status: Alle regels verwerkt (overschrijding marge).
  3. De factuur komt wel in de lijst met te journaliseren facturen en wordt bij het journaliseren gewoon geboekt, ondanks dat de verplichting met € 900 wordt overschreden.
  4. Richt je workflow zo in dat deze facturen alsnog automatisch ter beoordeling gaan naar de juiste verantwoordelijke, bijvoorbeeld via een taak “Controle overschrijding verplichting”.

  Gebruik deze inrichting als je de automatische verwerking zoveel mogelijk wilt laten doorlopen, maar de controle wilt verleggen naar de workflow in plaats van de matchingsmarge.

  Let op:

  Als het factuurbedrag lager is dan de verplichting en buiten de marge valt, blijft de werking zoals voorheen. Dit is bijvoorbeeld handig bij één verplichting voor het hele jaar en twaalf maandfacturen die je direct wilt boeken.

• Factuurdatum voorstellen als boekingsdatum op inkooprelatieprofiel

  De boekingsdatum van de journaalpost wordt nu bepaald op basis van de datum van de e-factuur in plaats van de datum van vandaag (de datum van inlezen van de e-factuur). Je kunt instellen op het inkooprelatieprofiel.

• Vrije matchingsregels uitgebreid met btw-percentage

  Je kunt vrije matchingsregels uitbreiden met Zoekwaarde btw-percentage. Daardoor kun je bijvoorbeeld regels met 0%, 9% en 21% apart boeken.

  Alleen crediteur en percentage invullen is voldoende om te matchen.

• Voorkeur boekingsomschrijving op crediteur

  Je kunt op de crediteur een vaste boekingsomschrijving met tags instellen, zoals factuurnummer, factuurdatum of crediteurnaam.

• Omschrijving boeking op vrije matchingsregels

  Je kunt een omschrijving vastleggen op een vrije matchingsregel. Profit neemt deze omschrijving over bij een match.

• Boekingslay-out wijzigen voor e-facturen verwerken (optioneel)

  In de meegeleverde boekingslay-out voor e-facturen verwerken staat Matchen bij openen e-factuur standaard aangevinkt. Bij het openen van e-facturen in het boekingsprogramma start de matching dan automatisch. Dit maakt het ook mogelijk om direct vrije matchingregels toe te voegen.

  Zet deze instelling alleen uit als je juist niet automatisch wilt matchen, bijvoorbeeld voor de performance om sneller te werken bij grote aantallen e-facturen. Gebruik je een eigen boekingslay-out voor e-facturen verwerken, pas dan deze instelling naar wens aan.

• Inkoopfacturen (e-facturen) Condities in de workflow

  Je kunt in de workflow Inkoopfactuur condities gebruiken op nieuwe matchingsstatussen, financiële mutatieregels en verschilpercentage. Controleer en wijzig de inrichting van de workflow en zorg dat deze goed werkt met de nieuwe functionaliteiten van Profit 8.

Zie ook

• E-facturen matchen en verwerken (Profit 8)