E-factuur via eVerbinding inrichten (inkoopfactuur en verkoopfactuur)

Om e-factureren nog eenvoudiger te maken ondersteunt AFAS de Nederlandse Peppolautoriteit (voorheen Simplerinvoicing). In Profit kun je door de Nederlandse Peppolautoriteit de koppeling met eVerbinding gebruiken.

eConnect is een platform voor een veilige digitale uitwisseling van financiële documenten voor het MKB. AFAS heeft een koppeling met eConnect. Digitale facturen vanuit jouw leveranciers of klanten komen via het platform van eConnect automatisch in de administratie. Van echte elektronische factuur tot pdf-factuur.

Voordelen:

• E-facturatie (inkoop- en verkoopfacturen) via eVerbinding
• Gemakkelijk en veilig ontvangen en inlezen van elektronische facturen
• Werkt direct vanuit Profit

De koppeling vanuit Profit met eConnect is gratis. Om te koppelen heb je een eVerbinding-account nodig. Deze kun je zelf eenvoudig aanmaken via de website van eConnect. Je vindt hier ook informatie over de kosten voor gebruik van het verzenden of inlezen van elektronische facturen via eConnect.

Voordat je direct vanuit Profit je elektronische verkoopfacturen kunt verstrekken en inkoopfacturen kunt ontvangen via eVerbinding, moet je eerst een aantal zaken voor deze koppeling inrichten.

Beschrijving

Om Profit te koppelen heb je een eVerbinding-account nodig. Deze maak je zelf aan via de website van eVerbinding. Voor de koppeling met eVerbinding in Profit leg je in de administratie het Bedrijfs-ID eVerbinding vast. Bij de verkooprelatie(s) stel je in dat de facturen verstrekt worden via eVerbinding.

Via eVerbinding ondersteunen we ook Coupa en Tungsten.

Verkoopfacturen

Bij de verstrekking (output wizard) verstuurt Profit de factuur naar het platform van eVerbinding, die vervolgens de factuur verstrekt aan de klant. Als de verkoopfactuur succesvol is verstrekt via eVerbinding wordt het veld ‘Verstrekt via eVerbinding’ op de verkoopfactuur aangevinkt. Je kunt dit via de weergave van facturen raadplegen.

N.B. Als je in een verkoopfactuur die afkomstig is uit conceptfacturen verdichte regels hebt, dan zet Profit alleen die verdichte regels in de UBL (opgeteld vanuit de onverdichte regels) en niet de onverdichte.

De verzending van de verkoopfacturen gaat via het communicatieprofiel Communicatie met eVerbinding. Dit communicatieprofiel haalt ook berichten (facturen) op bij eVerbinding, en zet deze klaar ter verwerking.

Inkoopfacturen

Je kunt inkoopfacturen ontvangen via het platform eVerbinding.

De verwerking van e-facturen in Profit Financieel die je ontvangt via eVerbinding is in hoofdlijnen gelijk aan de verwerking van e-facturen via de e-mail. Het communicatieprofiel zet een bericht (met een UBL) klaar, dat vervolgens door Profit Financieel verwerkt wordt tot e-factuur (inkoopfactuur).

Bijlagen van jpg-, pdf-formaat, etc. (bijvoorbeeld uit nacalculatieregels), worden samen met de factuur als één pdf in het XML-bestand (UBL) opgenomen. Dit moet je eerst inrichten.

België

In België is eVerbinding beter bekend als Peppol, of Mercurius. Dit artikel is ook toepasbaar voor het Mercurius platform.

eConnect activeren

Voordat je gebruik kunt maken van de functie Communicatie eVerbinding moet je deze functionaliteit eerst activeren.

Deze functionaliteit kun je hierna niet meer deactiveren.

Stappen om een activering in te schakelen

Administratie voor eConnect inrichten

Je legt het bedrijfs-ID van de betreffend administratie vast om facturen via het platform eConnect te versturen en te ontvangen.

Je moet een account hebben bij het platform eConnect, voordat je de administratie inricht. Bij dit account ontvang je een Bedrijfs-ID. Dit is een identificerend gegeven van de verzendende organisatie en leg je vast in de administratie.

Je legt ook in de administratie-instellingen in Financieel instellingen voor automatische incasso vast. Als je standaard incassokorting wilt verlenen aan de debiteuren, leg je dit ook vast in de administratie-instellingen.

Let op:

Als je het Bedrijfs-ID toevoegt of wijzigt, dan wordt in het communicatieprofiel automatisch de omgeving, administratienummer en Bedrijfs-ID opgeslagen.

Administratiegegevens en Bedrijfs-ID vastleggen voor eConnect:

1. Open de administratie.
2. Gebruik de stappen in de help van eConnect.

Communicatieprofiel voor eConnect inrichten

Je kunt verkoopfacturen versturen naar verkooprelaties via het platform eVerbinding en verkoopfacturen ontvangen via eVerbinding. Zowel de verzender als ontvanger van facturen moet een communicatieprofiel inrichten en enkele onderdelen in Profit Financieel inrichten.

Je moet een account hebben bij het platform eVerbinding, voordat je het communicatieprofiel inricht.

Communicatieomgeving inrichten:

Je bepaalt eerst welke omgeving je gebruikt als communicatieomgeving. Dit kan de centrale communicatieomgeving zijn, de huidige omgeving of een andere omgeving. Als je één omgeving hebt, is dit automatisch de communicatieomgeving.

1. Open de communicatie-omgeving.
2. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatieprofiel.
3. Open de eigenschappen van het profiel Communicatie met eVerbinding.

   Dit communicatieprofiel is alleen beschikbaar als de activering Communicatie eVerbinding ingeschakeld is.

4. Vink Geblokkeerd uit.
5. Selecteer de juiste omgeving in Communicatieomgeving.

   Als je één omgeving hebt, selecteer je hier Huidige omgeving.

6. Ga naar het tabblad: Instellingen.
7. Vul de gegevens in die je van eVerbinding gekregen hebt:
   • Vul bij App sleutel de sleutel in die je hebt gekregen als Klant key bij eVerbinding.
   • Vul bij Geheime sleutel app de sleutel in die je hebt gekregen als Klant geheim bij eVerbinding.
   • Let op: Vul bij Gebruiker het e-mailadres in dat je hebt gebruikt toen je de account bij eVerbinding aanvroeg. (Vul hier NIET de gegevens van het veld Aangevraagd door bij eVerbinding)
8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Andere omgevingen inrichten:

Als je één omgeving hebt, sla je deze stappen over.

1. Open de omgeving.
2. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatieprofiel.
3. Open de eigenschappen van het profiel Communicatie met eVerbinding.
4. Vink Geblokkeerd uit.
5. Selecteer de communicatieomgeving.
6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Administraties beheren:

Als verzender van facturen koppel je het bedrijfs-ID van eVerbinding in de eigenschappen van de verzendende administratie(s). Deze administraties worden automatisch gekoppeld aan het communicatieprofiel. Je kunt administraties niet handmatig koppelen. Wel kun je administraties verwijderen.

1. Open de eigenschappen van het profiel Communicatie met eVerbinding.
2. Ga naar het tabblad: Administraties.
3. Selecteer een administratie die je wilt verwijderen.
4. Klik op: Acties / Verwijderen.

Verkooprelatie voor eConnect inrichten

Je bepaalt per verkooprelatie/debiteur of je de facturen wilt verzenden via eVerbinding.

Je stelt de verstrekkingswijze eVerbinding (UBL) in op het tabblad Digitaal. Zorg dat je het KvK-nummer of Bedrijfs-Id eVerbinding van de verkooprelatie bij de hand hebt.

Je kunt deze gegevens ook importeren via Ordermanagement / Beheer / Import verkoop / Verkooprelatie (organisatie) en Ordermanagement / Beheer / Import verkoop / Verkooprelatie (persoon) of met de UpdateConnectoren KnSalesRelationOrg en KnSalesRelationPer (veld eVerbindingID = 'EnId').

Verkooprelatie voor e-factuur via eVerbinding inrichten:

1. Ga naar: 
   • Ordermanagement / Verkoop / Verkooprelatie
   • Financieel / Debiteur / Debiteur
2. Open de eigenschappen van de verkooprelatie
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.

   

4. Vul het Bedrijfs-Id eVerbinding in.

   Is het veld Bedrijfs-Id eVerbinding bij jou niet zichtbaar? Controleer dan of de functionaliteit Communicatie eVerbinding is geactiveerd.

   Het veld OIN nummer op de debiteurkaart in Profit wordt gebruikt om het Overheidsidentificatienummer (OIN) van een overheidsorganisatie vast te leggen. Dit nummer is nodig voor het uitwisselen van berichten op basis van een Digikoppeling.

   Het Bedrijfs ID eVerbinding veld wordt gebruikt om het OIN nummer vast te leggen dat nodig is voor het versturen van e-facturen via eVerbinding. Dit nummer moet overeenkomen met het OIN nummer dat bij eVerbinding bekend is.

   Als er in het veld OIN nummer een waarde staat, dan wordt deze waarde gebruikt in plaats van het KvK-nummer in de e-factuur. Dit komt omdat de overheid de OIN nummers gebruikt als unieke identificatie in plaats van het KvK nummer. Als je klant de factuur weigert wanneer er een OIN nummer is ingevuld, dan kan het zijn dat dit OIN nummer niet correct is of niet bekend is bij de klant.

   Als je facturen wilt sturen naar zowel overheidsorganisaties (die een OIN nummer vereisen) als naar andere organisaties (die een KvK-nummer vereisen), dan kun je ervoor kiezen om het veld OIN nummer alleen in te vullen voor de overheidsorganisaties en leeg te laten voor de andere organisaties. Op deze manier wordt het KvK-nummer gebruikt in de e-factuur voor de organisaties die dit vereisen.

   Correcte waarde voor het ''Bedrijfs-ID eVerbinding'' bepalen per land

   Participant Identifier Scheme ID's en ISO623 codes

   Ieder land heeft eigen standaarden en nummers op basis waarvan de factuur juist geadresseerd moet worden binnen PEPPOL. De adressering vindt plaats:

   • Op basis van het ''Scheme ID'' gevolgd door het bijbehorende nummer, of
   • Op basis van het ICD (ISO) nummer behorend bij dit Scheme ID (terug te vinden in de ISO 6523 ICD code list, zie onder bij 'Let op')

   Zie: https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/ICD.

   Uitleg:

   Er zijn per land soms meerdere Scheme ID's en dus ICD nummers mogelijk waaraan je een factuur kan adresseren. Echter is het soms verplicht om publieke organisaties op basis van een bepaald kenmerk (Scheme ID / ICD nummer) te factureren.

   In Nederland is dit bij publieke organisaties bijvoorbeeld verplicht het OIN-nummer, terwijl je voor private organisaties het KvK-nummer gebruikt.

   Als klant kun je het veld Bedrijfs-ID eVerbinding in Profit dus ook op twee manieren (Scheme ID of ICD nummer) vullen.

   Let op:

   Voor ieder op PEPPOL aangesloten land gelden dus andere coderingen. Deze coderingen zijn aan veranderingen onderhevig. Raadpleeg daarom periodiek deze lijst.

   Downloadt de .html of het Excel-bestand (deze zijn het gemakkelijkst te gebruiken) achter de artifact ''Participant Identifier Schemes v7.5'' om over de juiste coderingen per land te beschikken: https://docs.peppol.eu/edelivery/codelists/

   Voorbeelden:

   Hieronder vier voorbeelden van hoe je het veld Bedrijfs-ID eVerbinding bij de verkooprelatie moet vullen. De correcte nummers na de dubbele punt vraag je uiteraard bij de verkooprelatie op.

   1. Organisatie Identificatie Nummer ofwel OIN (Nederland)

      Het Scheme ID gevolgd door het bijbehorende nummer, bijvoorbeeld: NL:OINO:00000001822477348000 of

      Het ICD (ISO) nummer gevolgd door het bijbehorende nummer: 0190:00000001822477348000

   2. KVK nummer (Nederland)

      Het Scheme ID gevolgd door het bijbehorende nummer, bijvoorbeeld: NL:KVK:31046821 of

      Het ICD (ISO) nummer gevolgd door het bijbehorende nummer: 0106:31046821

   3. VAT nummer (België)

      Het Scheme ID gevolgd door het bijbehorende nummer, bijvoorbeeld: BE:VAT:BE0463984256 of

      Het ICD (ISO) nummer gevolgd door het bijbehorende nummer: 9925:BE0463984256

   4. KBO nummer (België)

      0208 gevolgd door het KBO nummer, 0208:KBO nummer, bijvoorbeeld: 0208:0463984256

   5. SIRENE Code (Frankrijk)

      Het Scheme ID gevolgd door het bijbehorende nummer: FR:SIRENE:78430177200025 of

      Het ICD (ISO) nummer gevolgd door het bijbehorende nummer: 0002:78430177200025

5. Je kunt deze verstrekkingswijze eVerbinding (UBL) hier niet kiezen als voorkeur verstrekkingswijze. De verstrekkingswijze ‘eVerbinding’ is namelijk geen generieke verstrekkingswijze voor alle te verstrekken documenten, maar alleen van toepassing op de verstrekking van facturen.
6. Controleer of E-mail werk is vastgelegd bij de organisatie of contactpersoon die je hebt ingesteld.
7. Ga naar het tabblad: Digitaal.
8. Klik op de actie: Onderhouden.
9. Je ziet bovenin de boekingslay-out wat de algemene instelling bij deze relatie is qua verstrekkingswijze en contact.
10. Selecteer het Type rapport. De verstrekkingswijze ‘eVerbinding is mogelijk in combinatie met:
    • Verkoopfactuur
    • Balie-/directfactuur
    • Projectfactuur
    • Termijnfactuur
    • Cursusfactuur
    • Abonnementsfactuur
11. Selecteer eVerbinding (UBL) bij Verstrekkingswijze.
12. Selecteer het Contact.
13. Controleer of E-mail werk is vastgelegd bij de organisatie of contactpersoon die je hebt ingesteld.
14. Klik op: Opslaan en sluiten.

Inkooprelatie voor eConnect inrichten

Je bepaalt per inkooprelatie/crediteur of je de facturen wilt ontvangen via eVerbinding.

Je vult het Bedrijfs-ID eVerbinding van de inkooprelatie in óf het KvK-nummer. Deze velden zijn niet verplicht, maar bij het inlezen (matchen) van de e-factuur kan Profit met behulp van één van deze velden de crediteur herleiden. Het invullen van deze velden kan wel handig zijn voor een betere matching.

Klik hier voor meer informatie

Je kunt deze gegevens ook importeren via Inkooprelatie (organisatie) en Inkooprelatie (persoon) of met de UpdateConnectoren KnPurchaseRelationOrg en KnPurchaseRelationPer met het veld eVerbindingID 'EnId' opgenomen.

Inkooprelatie voor e-factuur via eVerbinding inrichten:

1. Ga naar: 
   • Ordermanagement / Inkoop / Inkooprelatie
   • Financieel / Crediteur / Crediteur
2. Open de eigenschappen van inkooprelatie.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
4. Vul het Bedrijfs-Id eVerbinding in of controleer of het KvK-nummer is ingevuld bij de inkooprelatie/crediteur.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Zie ook

• E-factuur verstrekken aan verkooprelatie
• E-factuur inlezen in Financieel
• E-facturen en UBL
• E-facturering gebruiken
• E-factuur (inkoopfactuur) inlezen in Financieel
• E-factuur (inkoopfactuur) inlezen via communicatieservice
• Facturen massaal verstrekken (ook e-facturen)