Contract financieel toevoegen in InSite

Je kunt een contract toevoegen in InSite. Vanuit InSite leidt een nieuw contract of contractregel en elke wijziging op een contract of contractregel tot een workflow. Hiervoor zijn profielen beschikbaar.

Je moet dit eerst inrichten.

Je kunt contracten importeren via een import met Financieel / Beheer / Import activa en contract / Contract.of UpdateConnector Contracten Financieel.

Contract financieel toevoegen in InSite:

1. Open de site.
2. Ga naar: Contracten financieel.
3. Maak een nieuw contract aan.
4. Selecteer het profiel dat je wilt gebruiken voor het toevoegen van het contract.
5. Vul de omschrijving in.
6. Selecteer de verantwoordelijke medewerker bij Verantwoordelijke.

   Je moet dit veld invullen als je de workflow Contractverlenging signaal (Financieel) gebruikt, anders werkt het signaal van de workflow voor contractverlenging niet.

7. Selecteer de verantwoordelijke medewerker bij Contracteigenaar en Contractbeheerder als je meerdere verantwoordelijken binnen jouw organisatie hebt. De contracteigenaar is vaak een manager of budgethouder. De contractbeheerder is vaak een administrateur of secretaresse. Deze extra contractrollen kun je voor de workflow Contract gebruiken, zodat je het contract door de juiste verantwoordelijke kan laten beoordelen.
8. Selecteer de Inkooprelatie en eventueel de contactpersoon.
9. Selecteer eventueel de Locatie.
10. Vul een waarde in bij Opzegtermijn.
11. Selecteer de Looptijd verlenging.

    Je kunt kiezen uit een verlengingsperiode van 1 t/m 10 jaar en 1, 3, 6 of 9 maanden.

12. Vink Overschrijding contractwaarde niet toegestaan aan als je wilt dat bij het aanmaken van verplichtingen Profit hierop controleert. Je krijgt een melding bij het aanmaken van een verplichting als het saldo van de verplichtingen op het contract groter is dan de contractwaarde.
13. Vul onder Contractregel een begindatum in het huidige jaar en een einddatum in het volgende jaar in, anders kan Profit de verplichtingen niet goed genereren.
14. Selecteer op basis van Factuurwaarde bij Contractwaarde o.b.v..

    Deze methode is vanaf Profit 3 beschikbaar en de keuze voor als je met verplichtingen werkt. Heb je nog geen Profit 3 volg dan deze beschrijving.

    Met deze methode kun je het factuurbedrag en de factuurcyclus van de leverancier opgeven, maar ook het pro rata bedrag voor de eerste maand en voor de laatste maand in het geval van een willekeurige begin- of einddatum. De totale contractwaarde wordt hierbij dan berekend als de som van alle verplichtingen. Op deze manier kun je de uit een contractregel gegenereerde verplichtingen afstemmen met de door een leverancier in rekening gebrachte termijnen. Hierdoor zal ook het matchen van je inkoopfacturen met verplichtingen beter verlopen.

15. Vul de begindatum van de contractregel in.
16. Profit stelt de einddatum voor op basis van looptijdverlenging van het contract, deze kun je aanpassen.

    Je moet dit veld invullen als je de workflow Contractverlenging signaal (Financieel) gebruikt, anders werkt het signaal van de workflow voor contractverlenging niet.

17. Selecteer de factuurcyclus bij Cyclus facturering leverancier.

    Je kunt alleen kiezen uit maand of 4-weken, afhankelijk van de financiële periodetabel die bij jou aanwezig is. Als de benodigde periode (maand of 4-weken) niet aanwezig is, dan kun je deze periodetabel toevoegen.

18. Vul het factuurbedrag per periode in bij Factuurwaarde periode.
19. Vul eventueel een pro rata bedrag in voor de eerste periode bij Pro rata periode start en/of voor de laatste periode bij Pro rata periode eind in geval van een williekeurige begin- of einddatum die niet op de eerste c.q. laatste van de maand valt en het periode bedrag hierdoor afwijkt.

    Profit berekent de Contractwaarde op basis van de periode bij Contractwaarde per.

20. Profit berekent de Totale contractwaarde als de som van alle verplichtingen (op basis van de ingevulde factuurwaarde en de eventuele pro rata bedragen per periode).

    In weergaven en overzichten tonen we de Jaarwaarde huidig contract en Totale contractwaarde huidig contract.

21. Vink het veld Genereren verplichting aan als je automatisch verplichtingen wilt laten genereren.

    Bij een contractverlenging via de workflow worden voor de nieuwe contractperiode ook automatisch nieuwe verplichtingen aangemaakt.

    Bij het aanmaken van verplichtingen geldt het volgende:

    • De waarde van het contract wordt verdeeld volgens de gekozen methode Contractwaarde o.b.v. Factuurwaarde.
    • De periode van de verplichting is voor elk jaar hetzelfde. Deze wordt bepaald door de periode van de begindatum.
    • Bestaat er voor het contract reeds een verplichting in hetzelfde jaar en periode dan wordt voor dit jaar en periode geen nieuwe verplichting aangemaakt. Voor eventuele volgende jaren is dit wel het geval.
    • Het te verdelen bedrag over de te genereren verplichtingen is gelijk aan het verschil tussen het bedrag van het contract en de som van de reeds aanwezige verplichtingen.
    • Profit vult de grootboekrekening in als een voorkeur grootboekrekening is ingesteld bij de inkooprelatie/crediteur en de crediteur is ingevuld bij het contract.
22. Selecteer de reservering als je een reservering voor het contract hebt gemaakt.
23. Selecteer eventueel de Bijlage bij het contract.
24. Selecteer bij Reservering de reservering als je die voor het contract hebt gemaakt.
25. Selecteer de Grootboekrekening.
26. Vink Blokkeren voor betaling aan als de inkoopfactuur moet worden geaccordeerd voor betaling. Bij het boeken van de inkoopfactuur die matcht met de verplichting, wordt dan Blokkeren voor betaling automatisch aangevinkt en is de beoordelaar verplicht.
27. Selecteer Project, Projectfase en Kosten als de inkoopfactuur doorgeboekt moet worden op een project.

    

28. Klik op: Aanmaken.

    Let op!

    Als je een contract financieel via de workflow aanmaakt dan zal deze pas in Profit worden aangemaakt als deze is goedgekeurd via de workflow. Als deze nog ter controle in de workflow staat is het contract nog niet aanwezig in Profit.