Doorboeken van facturen en kosten/opbrengsten in Financieel (projectboeking) inrichten

Je kunt facturen, werksoorten en kosten die je boekt in Profit Financieel, doorboeken naar de nacalculatie van een project in Profit Projecten. Voor de inrichting hiervan hoef je alleen bij de betreffende grootboekrekeningen aan te geven dat deze doorboeking is toegestaan of zelfs verplicht is.

Ook kun je gebruik maken van vrije velden voor projectboekingen.

Bij het boeken van een inkoopfactuur bepaalt Profit standaard de btw-plicht op basis van de crediteur. Het is ook mogelijk om de btw-plicht te laten bepalen op basis van het project waar je de kosten op boekt. Als je bij het boeken van een inkoopfactuur op een project een afwijkende btw-plicht wilt hanteren dan de btw-plicht van de crediteur, dan kun je deze functionaliteit apart activeren en inrichten.

Inhoud
Grootboekrekening voor projectboeking in Financieel

Als je inkoopfacturen wilt doorboeken vanuit de financiële administratie, moet je eerst aangeven bij welke grootboekrekeningen deze doorboeking is toegestaan of zelfs verplicht is.

Let op:

Deze instelling kun je niet meer wijzigen zodra er doorgeboekte mutaties gedaan zijn.

Je hebt de volgende mogelijkheden:

  • Geen projectboeking - Als je hiervoor kiest kun je boekingen voor de betreffende grootboekrekening niet doorboeken naar de nacalculatie van een project.
  • Projectboeking toegestaan - Als je hiervoor kiest kun je boekingen voor de betreffende grootboekrekening doorboeken naar de nacalculatie van een project maar het is niet verplicht. Je kunt daar tijdens het boeken voor kiezen.
  • Projectboeking verplicht - Als je hiervoor kiest ben je verplicht de boekingen voor de betreffende grootboekrekening naar de nacalculatie van een project door te boeken.

    Let op:

    De projectboeking is ook verplicht bij Projectboeking toegestaan als je in de inkoopfactuurregel een project hebt ingevuld en Btw-plicht per project (inkoop) hebt ingericht.

Grootboekrekening instellen voor projectboeking:

  1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
  2. Open de eigenschappen van de grootboekrekening.
  3. Ga naar het tabblad: Extra.
  4. Selecteer bij Doorboeken projecten de manier waarop je de financiele boeken wilt doorboeken naar Projecten.

    Als je Projectboeking toegestaan selecteert, kun je tijdens de boeking kiezen of je wilt doorboeken op een project of niet.

  5. Klik op: Opslaan en sluiten.
Vrij veld voor projectboeking Financieel inrichten

Je kunt een of meerdere vrij velden opnemen als je facturen of kosten/opbrengsten doorboekt vanuit de financiële administratie naar projecten.

Hiermee kun je een waarde van een vrij veld invullen in de journaalpost in de kosten/opbrengstenregel in Financieel en deze waarde wordt naar het project doorgeboekt. Het vrije veld kun je dan raadplegen in analyses, rapporten en weergaven. Bijvoorbeeld in de weergave van nacalculatie, nacalculatieoverzicht, accorderen nacalculatieregels of Opbrengstmutatie. Het vrije veld kun je aan deze weergave(n) toevoegen.

Om dit in te richten voeg je het vrije veld toe in de Management Tool. Nadat je het vrije veld hebt aangemaakt voeg je het vrije veld toe aan de boekingslay-out van de financiële mutaties (Let op: deze voeg je niet toe in de boekingslay-out van de projectmutaties).

Je hebt de volgende mogelijkheden bij het doorboeken vanuit Financieel naar Projecten:

  • Doorboeken financieel vanuit een inkoopdagboek:

    Hiervoor voeg je vrije velden toe in financiële mutatie en in de nacalculatieregel.

  • Doorboeken financieel vanuit een verkoopdagboek:

    Hiervoor voeg je vrije velden toevoegen in financiële mutatie en in opbrengst projecten.

Je kunt hetzelfde vrije veld ook doorboeken naar de projectopbrengst (als je in een verkoopdagboek boekt) en de nacalculatie (als je in een inkoopdagboek boekt).

Je kunt deze vrije velden ook aan projectfacturen toevoegen.

Vrije velden toevoegen in financiële mutatie en nacalculatie regel:

Je voegt bijvoorbeeld het vrije veld 'Emballage' toe in de financiële mutatie en in de Nacalculatieregel..

Let op:  

Het vrije veld moet dezelfde instellingen hebben: Label, Veldtype, Veldlengte en de voorkeurwaarde moeten aan elkaar gelijk zijn.

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Management tool.
  2. Open de eigenschappen van de functiegroep Financiële mutatie.
  3. Klik op Ja bij de melding.
  4. Selecteer (in het linkermenu) het bestand Financiële mutatie.
  5. Ga naar het tabblad: Velden, in het rechtermenu.
  6. Klik op: Nieuw. 
  7. Vul de velden in. Lees hier meer.
  8. Sluit de openstaande vensters.
  9. Sluit de Management tool. 
  10. Open de omgeving om de wijzigingen door te voeren.

    Let op: 

    Onthoud de veldinstellingen, de veldinstellingen heb je nodig in de volgende stappen!

  11. Ga naar: Algemeen / Beheer / Management tool.
  12. Open de eigenschappen van de functiegroep Nacalculatie.
  13. Klik op Ja bij de melding..
  14. Selecteer (in het linkermenu) het bestand Nacalculatie.
  15. Voeg hetzelfde veld toe. Gebruik dezelfde veldinstellingen als hierboven.
  16. Sluit de openstaande vensters.
  17. Open de omgeving om de wijzigingen door te voeren.

Vrije veld toevoegen in opbrengst project:

In dit voorbeeld voeg je het vrije veld toe in de Opbrengsregel.

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Management tool.
  2. Dubbelklik op functiegroep Projectfactuur.
  3. Klik, bij de melding, op Ja.
  4. Selecteer (in het linkermenu) het bestand Opbrengst projecten.
  5. Ga naar het tabblad: Velden (in het rechtermenu).
  6. Klik op: Nieuw. 
  7. Vul de velden in. (Met dezelfde veldinstellingen als bij Financiële mutatie).
  8. Sluit de openstaande vensters.
  9. Open de omgeving om de wijzigingen door te voeren.

Op elk benodigd niveau is nu het vrije veld aangemaakt. Nu moet je het veld opnemen in de boekingslay-out voor het boeken van financiële mutaties. (N.B. niet in de boekingslay-out van de projectmutaties).

Vrij veld opnemen in de boekingslay-out van financiële mutaties:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
  2. Open de eigenschappen van je eigen boekingslay-out voor het boeken van de financiële mutatie, bijvoorbeeld Financiële mutaties (Inkoopboeking).

    Let op: 

    Als je nog geen eigen boekingslay-out hebt moet je die nu eerst aanmaken.

  3. Ga naar het tabblad: Regel.
  4. Zoek links het vrije veld.
  5. Sleep het veld Emballage naar de juiste positie rechts.
  6. Klik op: Opslaan en sluiten. 
  7. Controleer of koppel deze nieuwe boekingslay-out aan het betreffende dagboek.

Zie ook:

Zie ook