Verzamelfacturen inrichten

Als je verzamelfacturen in Profit Financieel wilt gebruiken, moet je dit eerst inrichten.

Video

Autoriseren Verzamelfactuur

Autoriseer voor de functie Verzamelfacturen het volgende:

• Menukeuze: Alle menu-items / Financieel / Facturering / Verzamelfactuur.
• Actie: Financieel / Verzamelfactuur / Genereren verzamelfactuur.

  

  

Autoriseer ook het Verkooprelatieprofiel met de tabbladen:

• Menukeuze: tabblad Menu: Alle menu-items / Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.
• Tabbladen: tabblad Autorisatie: Financieel / Debiteur / Verkooprelatieprofiel / tabbladen Verzamelfactuur en Verzamelen per onderdeel.

Daarnaast zijn bij verzamelfacturen deze twee acties als volgt geautoriseerd:

• Klaarzetten abonnementen - Als de gebruiker recht heeft op de actie Automatisch factureren bij abonnementen, dan is dat ook bij deze actie in Profit Financieel het geval.
• Klaarzetten cursussen - Als de gebruiker recht heeft op de actie Automatisch factureren bij cursussen, dan is dat ook bij deze actie in Profit Financieel het geval.

Integratiesoort Verzamelfactuur inrichten

Richt de integratiesoort Verzamelfactuur in.

Bij het Dagboek selecteer je het verkoopboek.

Je kunt bij Omschrijving financieel dezelfde omschrijvingen selecteren als bij

Deze is verplicht om te kunnen journaliseren.

Verkooprelatieprofiel(en) inrichten

In het verkooprelatieprofiel richt je in van welke modules je facturen wilt combineren op een Verzamelfactuur en op welke manier.

Je kunt ook meerdere verkooprelatieprofielen voor verzamelen inrichten. Bijvoorbeeld als een groep verkooprelaties wel de abonnements- en nacalculatiefacturen gecombineerd wil hebben, maar een andere groep niet. Terwijl je voor weer een andere groep verkooprelaties termijnen van meerdere projecten wilt combineren in één factuur.

Het inrichten voor de verzamelfactuur in het verkooprelatieprofiel bestaat uit vier stappen:

• Instellen uit welke bronnen je regels op één factuur wilt verzamelen
• Verzamelmethode en -periode instellen voor verzamelfactuur
• Factuurrapport voor verzamelfactuur instellen
• Berichtsjabloon voor verzamelfactuur instellen

Verkooprelatieprofiel inrichten voor verzamelfactuur:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.
2. Open het verkooprelatieprofiel of voeg een nieuwe toe.
3. Ga naar het tabblad: Verzamelfactuur.

   

4. Vink de bronnen aan waaruit je de factuurregels wilt verzamelen in één Verzamelfactuur.

   Als de functionaliteit van concepten is ingericht in de omgeving, zie je in plaats van de optie Nacalculatie de optie Concepten.

5. Stel bij Verzamelmethode verzamelfact. in hoe Profit de facturen moet groeperen. Bijvoorbeeld per verkooprelatie, per project, etc.

   Als je gebruikmaakt van concepten, heb je de extra verzamelmethode Per conceptdebiteur. Deze komt overeen met 'per verkooprelatie', behalve dat bij deze optie de instelling Apart factureren in een project buiten werking wordt gesteld. Dit is nodig omdat je concepten wel per project moet kunnen beoordelen, maar de regels van alle projecten ook gezamenlijk op een verzamelfactuur moeten komen voor de verkooprelatie.

   Bij de combinatie van de verzamelmethode Per verkooprelatie met de instelling van een project op Apart factureren, genereert Profit wel aparte facturen voor de relevante projecten.

   Bij conceptfacturatie zijn de velden Verzamelmethode en Verzamelperiode in het Verkooprelatieprofiel niet zichtbaar, omdat deze dan standaard de waardes Per verkooprelatie en Niet verzamelen per periode hebben. Zet je conceptfacturatie uit dan zijn deze velden wel zichtbaar in de eigenschappen van projecten / klantovereenkomsten / werkbonnen.

6. Stel bij Verzamelperiode verzamelfact. in of en hoe verzameld moet worden per periode:
   • Per week
   • Per maand
   • Per 4 weken
   • Niet verzamelen per periode - Bij deze instelling worden alle te factureren regels die je selecteert in de Verzamelfactuur-weergave, opgenomen in de verzamelfactuur.

   Als de regel voldoet aan deze instelling, zal deze bij het genereren van de verzamelfactuur uit de weergave verdwijnen.

7. Ga naar het tabblad: Verzamelen per onderdeel.

   

Hier zie je welke onderdelen wel en welke onderdelen niet gecombineerd worden op de verzamelfactuur. De facturen die niet gecombineerd worden kun je nog instellen. Bijvoorbeeld die voor Ordermanagement.

Let op:

Bij eigen profielen geldt het volgende: als je eerder een veld op het tabblad Verzamelfactuur hebt aangevinkt, dan kun je de corresponderende instellingen op het tabblad Verzamelen per onderdeel niet wijzigen. Voor de betreffende velden wordt een standaardinstelling gebruikt om te zorgen dat het verzamelen altijd correct verloopt.

1. Ga naar het tabblad: Rapport factuur.

   

2. Selecteer bij Verzamelfactuur het rapport dat je standaard wilt gebruiken bij het verstrekken van de verzamelde factuur.

   Pas als je hebt ingesteld welke bronnen je wilt verzamelen, kun je hier een rapport selecteren.

3. Ga naar het tabblad: Berichtsjabloon factuur.
4. Selecteer bij Verzamelfactuur een berichtsjabloon voor het verstrekken van verzamelfacturen.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Als je werkt met zowel verzamelfacturen over de modules heen als met aparte facturen, kun je de volgende velden toevoegen in je weergaven. Hiermee kun je bijvoorbeeld per abonnement zien of er van een verzamel-verkooprelatieprofiel sprake is of niet.

Voeg eventueel de volgende velden toe (niet alle velden zijn overal beschikbaar):

• Integratiesoort
• Profiel (bij de verkooprelatie-gegevens, niet inkooprelatie)

  

• Bron

In de weergave van de verzamelfactuur kun je toevoegen:

• Laatste factuur
• Gefactureerd t/m - voor abonnementsregels

Uitsluiten van verzamelfactuur

Op grond van het verkooprelatieprofiel dat aan de verkooprelatie is gekoppeld, bepaalt Profit of te factureren regels in een gecombineerde Verzamelfactuur moeten worden opgenomen. Dan staat 'Verzamelfactuur combineren vanuit onderdeel' aan bij twee of meer van deze onderdelen: nacalculatieregels (of concepten als dat is ingericht), abonnementen, termijnen en/of cursussen.

Als het onderdeel aan staat om te combineren, kun je hier toch per specifiek project, abonnement, cursus en termijnregel van afwijken via het veld Uitsluiten van verzamelfactuur.

Project:

1. Ga naar: Projecten / Project / Project.
2. Open de eigenschappen van het project.
3. Ga naar het tabblad: Facturering.
4. Vink Uitsluiten van verzamelfactuur aan.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Termijn:

1. Ga naar: Projecten / Facturering / Factuurtermijn.
2. Open de factuurtermijn(regel).

   

3. Vink Uitsluiten van verzamelfactuur aan per termijnregel.
4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Abonnement:

1. Ga naar: Abonnementen / Abonnement / Abonnement.
2. Open de eigenschappen van het abonnement.
3. Ga naar het tabblad: Extra.
4. Vink Uitsluiten van verzamelfactuur aan. Dit veld geldt alleen voor de verzamelfactuur over de modules heen. Niet voor als je abonnementsfacturen verzamelt per project of verkooprelatie.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Cursus

1. Ga naar: CRM / Cursusmanagement / Cursus.
2. Open de eigenschappen van de cursus.
3. Ga naar het tabblad: Extra.
4. Vink Uitsluiten van verzamelfactuur aan. Dit veld geldt alleen voor de verzamelfactuur over de modules heen. Niet voor als je cursusfacturen verzamelt per project of verkooprelatie.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.