Conceptfacturering inrichten

Als je concepten wilt gebruiken moet je dit eerst instellen en de stamgegevens vullen.

Bij de concepten én per verkooprelatie stel je de voorwaarden in voor het toevoegen van concepten. Je kunt bijvoorbeeld een minimaal en een maximaal te factureren bedrag instellen waardoor Profit je zal waarschuwen als het factuurbedrag onder het minimum of boven het maximum uitkomt. Ook kun je het bedrag van de verdichte regels automatisch afronden.

Voorschotfacturen

Je kunt instellen dat je voorschotfacturen wilt verrekenen op de concepten. Deze voorschotfacturen kun je handmatig als projectfacturen toevoegen.

Als je Profit Abonnementen gebruikt, kun je de abonnementsfacturen ook als voorschotfacturen op de concepten verrekenen.

Conceptfacturering aanzetten in Project-instellingen

Voordat je gebruik kunt maken van conceptfacturering moet je dit eerst instellen.

Let op:

Als je conceptfacturering instelt, moet je altijd eerst een concept toevoegen voordat je een projectfactuur kunt genereren.

Conceptfacturering instellen:

1. Ga naar: Projecten / Beheer / Instellingen / Facturering/voorraad.
2. Ga naar het tabblad: Concepten.

   

3. Vink Factureren op basis van concepten aan.
4. Vink eventueel Strikt minimum en/of Strikt maximum aan.

   Als je deze velden aan zet, zijn de instellingen bij de verkooprelatie niet meer geldig. Bijvoorbeeld: als je Strikt minimum aan zet, factureert Profit niets onder het minimumbedrag dat je hier invult bij Minimumfactuurbedrag.

   Als je het veld uit laat, zijn de instellingen bij de verkooprelatie geldig (als die bijvoorbeeld lager zijn dan het minimumbedrag op het project).

5. Selecteer een waarde bij Conceptmethode.

   Je kunt kiezen uit:

   • Concept genereren per verkooprelatie - meerdere projecten onder een verkooprelatie;
   • Concept genereren per regel
   • Concept genereren per project

   Let op:

   Als je kiest voor de factureringsmethode Concept genereren per regel kun je geen nieuwe regels toevoegen aan een bestaand concept. Er wordt dan altijd een nieuw concept gegenereerd.

   Je kunt deze instelling aanpassen ook als er nog openstaande concepten zijn. Bijvoorbeeld van (o.a.) factureren 'per project' naar 'per verkooprelatie'. Profit zou in dit geval nieuwe concepten kunnen aanmaken naast de oude. Controleer vóór wijziging of er nog openstaande concepten zijn, en handel deze eventueel af als je dat niet wilt.

6. Selecteer bij Methode verdichting de manier waarop je de conceptregels wilt verdichten.

   De geboekte uren en kostenregels kan Profit verdichten (totaliseren) tot meerdere categorieën (verdichtingscodes). De verdichtingsmethode bepaalt welke gegevens Profit per eenheid bij elkaar zet.

   Je kunt kiezen uit: Per project, Per project per tekstcode, Per tekstcode en Per werksoort.

   Je kunt de tekst en tekstcode (itemcode) zelf toevoegen.

   Als je een verdichtingsmethode kiest, kun je bij een handmatig concept alleen een nieuwe verdichte regel toevoegen.

7. Selecteer de Afrondingsmethode als je een verdichtingsmethode hebt ingesteld.

   Profit genereert automatisch een afrondingsregel met de afronding van de bedragen van de te factureren regels die afkomstig zijn uit de nacalculatie.

   • Selecteer bij Kostensoort bij afronding een kostensoort waarop Profit de afrondingsbedragen moet boeken.
8. Selecteer een waarde bij Kostensrt. voorschotfactuur.

   Als je voorschotnota's maakt op basis van een handmatige projectfactuur of een abonnementsfactuur, dan genereert Profit automatisch voorschotregels op een concept. Deze voorschotregels hebben dan de hier geselecteerde kostensoort. Je kunt deze voorschotregels niet handmatig wijzigen maar wel 'doorschuiven' of 'afboeken'.

9. Selecteer een tekstcode bij Tekst voorschotfactuur, als je ervoor hebt gekozen om de projectfacturen te laten verdichten Per tekstcode. Je kunt dan hier een tekstcode kiezen waarop de voorschotnota's moeten worden verdicht. In dit geval worden alle voorschotregels op het concept als detailregels onder één verdichte regel verzameld.
10. Vul een omschrijving in bij Omschr. voorschotfactuur. Deze omschrijving wordt dan in de voorschotregels als omschrijving overgenomen.
11. Vink Doorgeschoven regels factureerbaar stellen aan als een onverdichte regel automatisch de verwerkingsstatus F (factureren) moet krijgen, na facturatie van het concept. Als je dit veld niet aanvinkt dan blijven alle regels met verwerkingsmethode D (doorschuiven) ongewijzigd en houden verwerkingsmethode D.
12. Ga naar het tabblad: Projecten.
13. Controleer de instellingen op dit tabblad.
14. Vink Projecten factureren aan alle verkooprelaties aan als je bij de handmatige projectfacturering projecten aan willekeurige debiteuren wilt kunnen factureren. Als je het veld niet aanvinkt, kun je alleen factureren aan de debiteur die in het project is vastgelegd.
15. Vul de overige velden in.
16. Klik op: Opslaan en sluiten.
17. Klik op Ja bij de melding.

    De omgeving opent automatisch opnieuw, met de nieuwe instellingen.

Verkooprelatieprofiel inrichten

In het verkooprelatieprofiel stel je in hoe je de concepten wilt verzamelen op een Verzamelfactuur samen met andere onderdelen als abonnementen en cursussen.

Als je het verkooprelatieprofiel instelt voor Verzamelfactuur over de onderdelen heen geldt het volgende:

Als je gebruikmaakt van concepten, heb je de extra verzamelmethode Per conceptdebiteur. Deze komt overeen met 'per verkooprelatie', behalve dat bij deze optie de instelling Apart factureren in een project buiten werking wordt gesteld. Dit is nodig omdat je concepten wel per project moet kunnen beoordelen, maar de regels van alle projecten ook gezamenlijk op een verzamelfactuur moeten komen voor de verkooprelatie.

Bij de combinatie van de verzamelmethode Per verkooprelatie met de instelling van een project op Apart factureren, genereert Profit wel aparte facturen voor de relevante projecten.

Bij conceptfacturatie zijn de velden Verzamelmethode en Verzamelperiode in het Verkooprelatieprofiel niet zichtbaar, omdat deze dan standaard de waardes Per verkooprelatie en Niet verzamelen per periode hebben. Zet je conceptfacturatie uit dan zijn deze velden wel zichtbaar in de eigenschappen van projecten / klantovereenkomsten / werkbonnen.

Abonnementen en voorschotfacturen uit abonnementen worden ook verzameld op de verzamelfactuur als je Concepten instelt. Je kunt hier per abonnement van afwijken.

Zie:

• Verkooprelatieprofiel(en) inrichten

Verkooprelatie concept

Je bepaalt per verkooprelatie de verstrekkingswijze (digitaal via e-mail of afgedrukt op papier) van de conceptfacturen. Je kunt per verkooprelatie/debiteur eventueel ook afwijken van de algemene instellingen voor concepten. Deze afwijking gebruik je bij hoge uitzondering.

Concept instellen bij verkooprelatie:

1. Ga naar: Projecten / Project / Verkooprelatie.
2. Ga naar het tabblad: Conceptinstellingen.
3. Vul de velden in.
4. Vink eventueel het veld Factuur geheel verdichten aan. Profit drukt hierbij op de factuur slechts één regel af met het totaalbedrag van de factuur en de tekst van Tekst bij geheel verdichten. Hiermee wijk je bij het afdrukken van de factuur dus af van de algemene instelling voor verdichting per project, werksoort of tekstcode.
5. Selecteer een medewerker bij Hoofddeclarant, die optreedt als hoofddeclarant voor de verkooprelatie. Als je een hoofddeclarant invult en je baseert hierop een autorisatiefilter, zorg je ervoor dat de informatie over de verkooprelatie en zijn facturen alleen beschikbaar is voor bepaalde gebruikers. De weergaven bij Conceptfacturen bevat de kolommen declarant/hoofddeclarant (autorisatie op hoofddeclarant/declarant).
6. Selecteer een medewerker bij Declarant die optreedt als declarant voor de betreffende verkooprelatie. Hier geldt hetzelfde als bij hoofddeclarant voor wat betreft een autorisatiefilter en de dan zichtbare informatie.
7. Ga naar het tabblad: Algemeen.
8. Controleer/selecteer de Voorkeur verstrekkingswijze.

   De facturen kun je bijvoorbeeld e-mailen als pdf en/of afdrukken.

9. Ga naar het tabblad: Debiteur.
10. Controleer of de volgende velden juist zijn ingevuld:

• Btw-plicht: Selecteer hier de btw-plicht van de verkooprelatie. Bij de facturering wordt het btw-percentage en het btw-bedrag onder meer bepaald door de btw-plicht van de verkooprelatie.
• Afwijkende btw-tariefgroep: Geef hier eventueel aan dat voor de betreffende verkooprelatie een afwijkend btw-percentage geldt. Dit betekent bijvoorbeeld dat als voor een werksoort standaard het hoge btw-tarief geldt, Profit voor de betreffende verkooprelatie toch het lage btw-tarief moet hanteren. Bij de werksoort kun je hiervoor de juiste btw-referentie opgeven. Deze regeling is o.a. van toepassing in de agrarische sector.

1. Ga naar het tabblad: Facturering.
2. Selecteer een afwijkende verkooprelatie bij Factureren aan als je wilt factureren aan een afwijkende verkooprelatie. Op deze manier kun je, voor een bedrijf met meerdere vestigingen, facturen naar de hoofdvestiging versturen, terwijl je de goederen levert aan de nevenvestiging.

   Als je hier een afwijkende verkooprelatie selecteert kun je ook afwijkende contactpersonen van deze verkooprelatie als afwijkende contactpersoon van een verkoopfactuur selecteren.

3. Ga naar het tabblad: Digitaal.
4. Stel de verstrekkingswijze voor de conceptfacturen in, als deze afwijkt van de voorkeur verstrekkingswijze, die je hebt ingesteld op het tabblad Algemeen.
   1. Klik op de actie: Onderhouden.

      

      Je ziet bovenin het venster wat de algemene verstrekkingswijze en wie het contact is voor deze verkooprelatie.

   2. Selecteer het Type rapport, in dit geval Projectfactuur, waarvoor je een afwijkend contactpersoon en/of afwijkende verstrekkingswijze wilt instellen.
   3. Selecteer de Verstrekkingswijze.
   4. Selecteer het Contact.
   5. Klik op: Voltooien.
5. Stel eventueel ook de verstrekkingswijze in voor termijnfacturen en concepten als je hier mee werkt.
6. Klik op: Opslaan en sluiten.

   Je kunt in het verkooprelatieprofiel (via Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel) een standaardrapport instellen voor de lay-out van de conceptfactuur.

Zie ook:

• Verkooprelaties
• Btw-plicht bij debiteur/crediteur
• Verstrekkingswijze verkooprelatie inrichten

Teller concepten

Je kunt de concepten automatisch nummeren als je een Teller instelt.

Concepten teller:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Nummerinstellingen / Tellers.
2. Open de eigenschappen van de conceptfactuur. Gebruik eventueel het snelfilter, vul conceptfactuur in de kolom Tellerset om de teller voor conceptfacuur snel te vinden.
3. Ga naar het tabblad: Reeksen.
4. Klik op: Nieuw.
5. Vul een omschrijving in voor de nummerreeks.
6. Vul eventueel een waarde in bij Voorloopgedeelte.

   Als je codes wilt gebruiken die altijd met dezelfde cijfers of letters beginnen, dan vul je hier het vaste deel van de code in. Je kunt hier maximaal 5 cijfers en/of letters opgeven.

7. Vul de overige velden in.
8. Klik op: Voltooien.

Zie ook:

• Tellers inrichten

Afwijkende btw-instellingen van pakbonregel overnemen naar nacalculatie en concepten

Je kunt, als je werkt met projectbon/pakbon in de voorcalculatie en deze regels overneemt naar de nacalculatie en daarna factureert via concepten, afwijken van de btw-instellingen van de debiteur. Om dit te gebruiken moet je de factureringsmethode per project hebben ingesteld.

In de projectbon/pakbon kun je van de btw-plicht afwijken die in de voorcalculatie staat. Je kunt ook afwijken op de btw-tariefgroepregel ten opzichte van de voorcalculatieregel. Als dit gebeurt, dan worden deze gewijzigde btw-instellingen meegenomen naar de nacalculatie en conceptfactuur.

Alleen splitst Profit bij meerdere btw-plichten in de over te nemen set nacalculatieregels automatisch de concepten in één btw-plicht per concept. Het is namelijk niet mogelijk om in Profit twee concepten met verschillende btw-plichten met elkaar samen te voegen.

In Profit is er maximaal één actief concept per:

• Administratie
• Verkooprelatie
• Valutacode
• Btw-plicht
• Project (als in de instellingen Factureren per project aan staat)

De btw-plicht staat in het concept. Deze kun je tonen in de kop van elk concept. In de nacalculatieregel zit de afwijkende btw-plicht.

Als de afwijkende btw-plicht niet overeenkomt met het bestaande concept van die verkooprelatie, dan zal Profit dus een nieuw concept aanmaken. Als dit niet de bedoeling is, dan kun je met de knop 'Btw-plicht' in het boekingsprogramma concepten de btw-plicht van een bestaand concept aanpassen.

Je kunt in Profit twee concepten met verschillende btw-plichten niet met elkaar samenvoegen. Het is wel mogelijk om regels over te boeken naar een concept met een andere btw-plicht.

Zie ook:

• Project instellen voor projectfacturering
• Project instellen voor projectfacturing met afwijkende btw-tariefgroep

Vrije velden in concepten

Je kunt vrije velden toevoegen aan de boekingslay-outs van de nacalculatie, conceptfactuur en projectfactuur. Via de Management Tool voeg je de vrije velden toe. Je kunt deze velden ook in de rapporten van de facturen toevoegen.

Vrije velden toevoegen aan boekingslay-out conceptfactuur:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Management tool.
2. Open de eigenschappen van de functiegroep Projectfactuur.
3. Klik op Ja bij de melding.
4. Selecteer het bestand Concept of Conceptregel.
5. Ga naar het tabblad: Velden.
6. Klik op: Nieuw.
7. Vul de velden in.
8. Klik op: Voltooien.

   Je kunt direct nog een veld toevoegen.

9. Klik op: Annuleren.

Zie ook

• Vrij veld toevoegen

Zie ook

• Vrije velden toevoegen
• Verkooprelatieprofiel inrichten voor projectfacturering