Procuratieschema instellingen vastleggen

Je legt voor het procuratieschema instellingen vast voor de hele omgeving en per administratie.

• Je bepaalt per omgeving of je het procuratieschema wilt gebruiken en welke grondslagen je gebruikt.
• Je bepaalt per administratie de grensbedragen voor de beoordelaars.

Omgevingsinstellingen

Bepaal de grondslagen van het procuratieschema: hiermee bepaal je of het procuratieschema gebaseerd is op kostenplaatsen en/of grootboekrekeningen.

Grondslagen procuratie in Omgevingsinstellingen vastleggen:

Let op:

Door de onderstaande stappen activeer je het gebruik van het procuratieschema in de omgeving. Hierna moet de omgeving direct geconverteerd worden. Het is aan te raden de onderstaande stappen uit te voeren buiten werktijd, bijvoorbeeld in het weekend.

1. Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: Procuratie.

   

3. Selecteer de grondslagen. Deze grondslagen bepalen de structuur van het procuratieschema. Hoe meer grondslagen je instelt, hoe fijnmaziger je procuratieschema wordt. Een ingewikkelder structuur vermindert echter ook het overzicht en vermeerdert het onderhoud.

   Bijvoorbeeld:

   • Je verbijzondert via verbijzonderingsas 2 op afdeling. Als je afdelingen wilt gebruiken als basis van de procuratie, selecteer je bij Procuratiegrondslag 1 de verbijzonderingsas 2.
   • Als je een fijnmazige structuur wilt gebruiken, kun je bijvoorbeeld uitgaan van verbijzonderingsas 2 (als eerste grondslag) + grootboekrekening (als tweede grondslag). Procuratiegrondslag 3 gebruik je niet.

   Let op:

   Na het vastleggen van procuratieregels kun je de grondslagen niet meer wijzigen.

4. Klik op: Opslaan en sluiten.

   De omgeving wordt opnieuw geopend en geconverteerd.

5. Autoriseer vervolgens ook de menukeuze Financieel / Beheer / Procuratieschema.

Autorisatie

Voordat je het procuratieschema kunt activeren en inrichten, moet je dit eerst autoriseren.

Autorisatie inrichten:

Hieronder zie je welke onderdelen je autoriseert voor de applicatiebeheerder, zodat de applicatiebeheerder de inrichting kan doen.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
3. Selecteer de te autoriseren groep.
4. Ga naar het tabblad: Menu.
5. Vink de te autoriseren menukeuzen aan:
   • Financieel / Beheer / Instellingen
   • Financieel / Beheer / Instellingen administratie
   • Financieel / Beheer / Procuratieschema. Deze menukeuze kun je pas autoriseren nadat je een grondslag voor het procuratieschema hebt ingesteld in de omgevingsinstellingen en je de omgeving hebt geconverteerd.
6. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
7. Autoriseer de tabbladen:
   • Financieel / Beheer / Instellingen, tabblad Procuratie.
   • Financieel / Beheer / Instellingen administratie, tabblad Procuratie.
   • Financieel / Beheer / Procuratieschema, tabbladen en acties.

Import Procuratieregels autoriseren:

Je bespaart tijd door procuratieregels te importeren. Je kunt procuratieregels importeren via Financieel / Beheer / Import grootboek / Procuratieregels. Voordat je procuratieregels kunt importeren moet je dit eerst autoriseren. Dit doe je via de volgende stappen:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
3. Selecteer de te autoriseren groep.
4. Ga naar het tabblad: Menu.
5. Vink de te autoriseren menukeuzen aan:
   • Financieel / Beheer / Import Grootboek / Procuratieregels.

Zodra je deze autorisatie hebt vastgelegd kun je procuratieregels importeren.

Grensbedragen in Administratie-instellingen

Bepaal de grensbedragen voor het beoordelen van inkoopfacturen.

Administratie-instellingen vastleggen:

1. Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen administratie.
2. Ga naar het tabblad: Procuratie.
3. Geef de grenzen op voor het procuratieschema. Het is niet verplicht om alle bedragen te vullen.
   • Je kunt de grensbedragen gebruiken in workflows.
   • Je ziet de grensbedragen in het procuratieschema. Standaard zie je de velden 1e beoordelaar t/m 9e beoordelaar, maar deze worden vervangen door de grensbedragen. Er ontstaat automatisch een 'restcategorie' boven het hoogste grensbedrag. In het voorbeeld is het hoogste grensbedrag 5.000 Euro. Hierdoor ontstaat automatisch een 'restcategorie voor bedragen boven 5.000 Euro.

     Grensbedragen ingesteld in Financieel / Beheer / Instellingen administratie, tabblad Procuratie.

     

     Grensbedragen ingesteld in Financieel / Beheer / Procuratieschema.

     

4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Signalen

Je kunt een signaal gebruiken om een waarschuwing te krijgen dat een beoordelaar uit dienst zal gaan, zodat je tijdig een andere beoordelaar kunt toewijzen in het procuratieschema. Dit geldt ook voor budgethouders. Gebruik de volgende signalen:

• Beoordelaar procuratieschema gaat uit dienst

  Naam signaal: Beoordelaar procuratieschema gaat uit dienst (Profit)

  Waarvoor is het signaal te gebruiken

  Voor het beoordelen van inkoopaanvragen of inkoopfacturen maak je gebruik van een procuratieschema. De medewerkers die daar deel van uitmaken kunnen uit dienst gaan, dus er zal een vervanger aangewezen moeten worden.

  Met dit signaal krijg je 7 dagen voordat de medewerker uit dienst gaat een melding, als deze nog in de procuratieregels voorkomt.

  Voor wie is het signaal bestemd

  De bestemming van het signaal is niet gevuld, omdat het een met Profit meegeleverd signaal is. Op het moment dat je het signaal gaat onderhouden en een kopie maakt, vul je de bestemming in. De gebruikersgroep die rechten heeft op de procuratieregels moet je als bestemming invoeren. Over het algemeen zal dat de rol van de financieel applicatiebeheerder zijn.

  De gebruikersgroep Financieel applicatiebeheer (Profit) is gekoppeld als bestemming. Bevat deze gebruikersgroep geen gebruikers dan wordt het signaal gegenereerd voor de gebruikers in de gebruikersgroep 'Functioneel applicatiebeheer'. Deze groep staat ingesteld als reservebestemming.

  Welke workflow wordt er gestart

  Geen.

  Andere vergelijkbare signalen

  Procuratieschema (signalen)