Facturering vanuit de Facturatiecockpit in Financieel

In Profit Financieel gebruik je de Facturatiecockpit om de facturen uit Profit Ordermanagement, Profit Projecten, Profit Abonnementen, Profit Uren/declaraties en de cursusadministratie vanuit één punt te factureren en journaliseren. Conceptfacturen kun je via de Facturatiecockpit factureren. Door te journaliseren ontstaan journaalposten en openstaande posten in Profit Financieel.

Opmerkingen:

• Het is ook mogelijk om het factureren vanuit de aparte modules te doen en in Financieel alleen de facturen te raadplegen en te journaliseren.
• Balie-/directfacturen kun je wel raadplegen in de cockpit, maar niet factureren.
• Verzamelfacturen over de modules heen factureer je niet via de Facturatiecockpit maar via de menukeuze Verzamelfactuur.
• Voor de bakkerij- en flexfacturen is het factureren en journaliseren via de Facturatiecockpit nog niet mogelijk.

Het factureren via de Facturatiecockpit en de Verzamelfactuur-functie moet je eerst inrichten. De inrichting per module moet je altijd doen, de inrichting op de Facturatiecockpit is aanvullend.

Factureren

Via de Facturatiecockpit kun je centraal alle verkoopfacturen, cursusfacturen, abonnementsfacturen, projectfacturen, ordermanagement facturen, etc. raadplegen en genereren. Balie-/directfacturen kun je wel raadplegen in de cockpit, maar niet factureren. Vervolgens kun je hier vandaan ook de facturen verstrekken.

Als je factureert zet Profit deze regels klaar en van de apart te factureren regels maakt Profit direct een factuur. Dit komt overeen met de werking van het factureren vanuit de modules.

De te verzamelen regels voor een verzamelfactuur zet Profit alleen klaar. Daar maak je via de functie Verzamelfactuur een verzamelfactuur van. Vervolgens kun je de verzamelfactuur wel weer raadplegen in de facturatiecockpit.

Dit kan betekenen dat, afhankelijk van het verkooprelatieprofiel waaraan de verkooprelatie gekoppeld is, je sommige regels wel ziet en andere niet. De te verzamelen regels zie je namelijk alleen via menukeuze Verzamelfactuur.

In de Facturatiecockpit heb je vier weergaven:

• Niet verwerkte facturen - Hier zie je gegenereerde facturen die Niet volledig verwerkt en/of nog Niet gejournaliseerd zijn. Zodra je dus de factuur verstrekt hebt volgens de methode die bij de debiteur is ingesteld én je hebt gejournaliseerd, verdwijnt de factuur uit deze weergave.
• Alle facturen - hier zie je alle facturen, zowel de aparte als de verzamelfacturen.
• Alle factuurregels
• Mollie facturen

  Let op:

  Handmatige factuurregels krijgen de status Actief, zodat je deze nog kunt wijzigen zolang de factuur actief is. Gegenereerde factuurregels (uit pakbon, project, abonnement, cursus, etc.) krijgen de status Afgehandeld, zodat je deze regels niet meer kunt wijzigen.

Facturen aanmaken vanuit de Facturatiecockpit:

1. Ga naar: Financieel / Facturering / Facturatiecockpit.

   

2. Open eventueel een factuur om deze te raadplegen

   Je ziet vervolgens de factuur in de boekingslay-out.

3. Klik op: Meer acties / Factureren abonnementen.

   

4. Selecteer bij Administratie een andere administratie als de voorgestelde niet de juiste is.
5. Stel bij Peildatum de datum in die Profit moet aanhouden bij het bekijken of een abonnementsregel gefactureerd moet worden of niet.
6. Vul bij Factuurdatum de datum in die Profit op de factuur moet vermelden.
7. Vink Meenemen te crediteren regels aan als je wilt dat Profit deze ook in de facturen wilt opneemt. Bij cursussen heb je deze optie ook. Bij ordermanagement, nacalculatie en termijnen heb je deze optie niet.
8. Selecteer Alle facturen automatisch verstrekken na voltooien als je na het genereren van de factureren deze ook direct wilt verstrekken.
9. Vink Alle facturen journaliseren na voltooien aan als je na het genereren direct wilt journaliseren. Deze optie heb je bij Ordermanagement niet.
10. Klik op: Volgende.
11. Selecteer de facturen.
12. Klik op: Voltooien.
13. Klik op: Meer acties / Factureren cursussen.

    

    Je hebt bijna dezelfde velden als bij het factureren van abonnementen. Alleen Peildatum ontbreekt.

14. Klik op: Meer acties / Factureren ordermanagement.

    

    Vervolgens doorloop je de wizard zoals je bij het genereren van verkoopfacturen gewend bent.

15. Klik op: Meer acties / Factureren nacalculatie om de door te berekenen geboekte uren en kosten, e.d. uit de Projecten-module te factureren.

    

Als je gebruik maakt van concepten, ontbreekt de actie om nacalculatie te factureren. In plaats daarvan heb je de actie Factureren concepten.

1. Klik op: Meer acties / Factureren termijnen om de factuurtermijnen uit de Projecten-module te genereren.

   

Factureren te factureren regels

Als om een technische reden het factureren vastloopt, kun je er via deze actie voor zorgen dat Profit de al aangemaakte 'te factureren'-regels alsnog in een factuur omzet. Profit toont in de wizard automatisch de regels die hiervoor in aanmerking komen.

Dit gebruik je bijvoorbeeld als je bij het factureren van concepten een foutmelding krijgt over een geblokkeerde relatie. Na oplossen van de foutmelding kun je dan deze actie gebruiken.

1. Ga naar: Financieel / Facturering / Facturatiecockpit.
2. Klik op de actie: Factureren te factureren regels.
3. Stel de wizard in zoals je gewend bent.
4. Klik op: Volgende.
5. Klik op: Voltooien.

Journaalposten raadplegen

Je kunt de journaalpost van een factuur raadplegen via de actie Journaalpost. Vergeet niet deze actie te autoriseren.

Foutmelding verstrekking en journaliseren raadplegen

Je kunt foutmeldingen van verstrekte en/of gejournaliseerde facturen raadplegen in de facturatiecockpit.

Het vertrekken en journaliseren van facturen verloopt via de wachtrij. In het geval de wachtrijtaak is voltooid met fouten zie je een beknopte foutmelding in de wachtrij en een uitgebreidere foutmelding bij de verstrekkingsbron en bij de facturatiecockpit. Je ziet hierbij in de weergave van niet verwerkte facturen een foutmelding bij de betreffende factuur.

Zo heb je dan direct de foutmelding in beeld om deze te controleren en de oorzaak van de fout op te lossen.

Foutmelding verstrekking en journaliseren controleren:

1. Ga naar: Financieel / Facturering / Facturatiecockpit.
2. Open de weergave: Niet verwerkte facturen.

   Voorbeeld van foutmelding verstrekking en journalisering:

   

   Je ziet in de weergave facturen die Niet volledig verwerkt en/of Niet gejournaliseerd zijn. Een factuur is Volledig verwerkt als de verstrekkingswijze van de factuur overeenkomt met de verstrekkingswijze vanuit de eigenschappen van de verkooprelatie/debiteur. De factuur verdwijnt dan uit deze weergave.

   Na het uitvoeren van de acties E-mailen en Afdrukken zet Profit het verstrekte rapport alleen op Volledig verwerkt als dat ook de verstrekkingswijze is van de verkooprelatie. Profit controleert eerst of er een afwijkende verstrekkingswijze is vastgelegd voor het rapporttype op het tabblad Digitaal. Als dit niet het geval is, kijkt Profit naar de verstrekkingswijze op tabblad Algemeen. Alleen bij de Output-wizard worden de regels altijd op Volledig verwerkt gezet.

3. Bekijk het memoveld Foutmelding verstrekking of Foutmelding journaliseren (indien van toepassing) als deze bij een factuur is ingevuld. Je kunt op de melding klikken om deze te openen.
4. Los de foutmelding op volgens de aanwijzingen.

   Als je een foutmelding hebt opgelost, kun je de factuur opnieuw verstrekken en/of journaliseren. Bij het succesvol verwerken wordt de foutmelding opgeruimd en verdwijnt de factuur uit deze weergave.

Zie ook:

• Foutmelding van verstrekking of journalisering van niet verwerkte facturen raadplegen