Verslagleggingtraject met consolidatie

Met het consolideren van meerdere financiële projecten, kun je meerdere boekhoudingen op saldo-niveau samenvoegen. Hierdoor voer je met één geconsolideerd financieel project de verschillende rapportage activiteiten uit.

Beschrijving

Je kunt op basis van één (geconsolideerd) financieel project de kolommenbalans uitwerken, een verslagleggingsoverzicht of een rapport genereren.

Het proces van de consolidatie ziet er schematisch als volgt uit:

Een financieel project is de basis van alle onderdelen binnen de verslaglegging. In een financieel project wordt de saldibalans en overige informatie verzameld, nodig voor uitwerken kolommenbalans, verslaglegging en consolidatie. Voor ieder verslagleggingsmoment voeg je een financieel project toe. Financiële projecten bewaar je en kun je later als vergelijking gebruiken.

Financiële projecten maak je in de omgeving waarover gerapporteerd gaat worden, maar het is ook mogelijk een financieel project op basis van een andere omgeving aan te maken. De praktische toepassing hiervan zal vooral plaatsvinden op het accountants-/administratiekantoor waarbij in de omgeving van de accountant de relaties vastliggen en alle rapportagemodellen eenmaal zijn vastgelegd. Door de financiële projecten van de relaties in deze omgeving aan te maken, kun je gebruik maken van de centraal opgeslagen modellen en de gemaakte rapporten kunnen worden toegevoegd aan het dossier van de relatie.

Als je rapporteert op basis van meerdere financiële projecten, dan voeg je consolidatieproject toe. Dit is een 'leeg' financieel project zonder saldibalans (dus zonder cijfers). Vervolgens voeg je een consolidatiestructuur toe waarin je aangeeft welke financiële projecten geconsolideerd moeten worden. Je koppelt deze financiële projecten aan het consolidatieproject. Daarna kun je het consolidatie project consolideren. Hierdoor voegt Profit de saldibalansen van alle gekoppelde financiële projecten samen in het 'lege' financiële project. Vanuit dit geconsolideerde project kun je vervolgens de kolommenbalans uitwerken en verslagleggingsoverzichten genereren.

Vanuit een geconsolideerd financieel project heb je diverse mogelijkheden voor de rapportage:

• Alleen Uitwerken kolommenbalans
• Alleen Verslaglegging
• Eerst Uitwerken kolommenbalans en vervolgens Verslaglegging

Consolidatie project

Voor het consolideren van verschillende financiële projecten, voeg je een Consolidatie project toe. Een consolidatie project is een financieel project zonder Saldibalans (een financieel project zonder cijfers).

Je voegt een consolidatie project toe zoals je ieder financieel project waarbij consolidatie van toepassing is toevoegt. Als je het consolidatie project toevoegt, bepaal je dat het gaat om een financieel project waarbij consolidatie van toepassing is.

Vervolgens koppel je in de consolidatiestructuur de financiële projecten aan het consolidatie project. Hierdoor voeg je tijdens het consolideren de saldibalansen van de gekoppelde financiële projecten samen in het consolidatie project.

In de consolidatiestructuur bepaal je welke financiële projecten je consolideert in een consolidatieproject. Je kunt een structuur opgeven, direct na het toevoegen van een financieel project. Je kunt achteraf de consolidatiestructuur toevoegen, als je bijvoorbeeld nog niet alle financiële projecten hebt toegevoegd.

Consolidatiestructuur voor een consolidatieproject toevoegen:

1. Ga naar: Financieel / Verslaglegging / Verslagleggingscockpit.
2. Selecteer het consolidatie project.
3. Klik op: Acties / Consolidatiestructuur.

   Je ziet aan de rechterkant het geselecteerde Consolidatie project en aan de linkerkant alle beschikbare financiële projecten.

4. Sleep de financiële projecten van rechts naar links.

   Hierdoor koppel je de financiële projecten aan het consolidatie project. Door het koppelen van de financiële projecten, consolideer je deze mee in het consolidatie project.

   Je kunt een gekoppeld financieel project ontkoppelen door het project in het linkerdeel van het venster te selecteren en vervolgens op de DEL(ETE) toets te drukken.

Nadat je alle te consolideren financiële projecten hebt gekoppeld aan het Consolidatie project, kun je het consolideren starten.

Consolideren

Bij een geconsolideerd project voeg je de saldibalansen van de financiële projecten, die je koppelt aan het consolidatie project, samen tot één saldibalans. Als je de consolidatie uitgevoerd hebt, kun je met het geconsolideerde project vervolgens alle rapportage activiteiten uitvoeren, zoals Uitwerken kolommenbalans en Verslaglegging. Dit werkt op dezelfde manier als met een niet geconsolideerd financieel project.

Consolideren:

1. Ga naar: Financieel / Verslaglegging / Verslagleggingscockpit.
2. Selecteer een project.
3. Klik op: Acties / Consolidatie.

   Je voegt de cijfers van twee of meer financiële projecten op saldoniveau samen. Hierdoor ontstaat één geconsolideerd project. Op het nieuwe geconsolideerde project kun je vervolgens de kolommenbalans uitwerken en/of verslaglegging genereren.

XML Auditfile conversietabel inrichten:

Je kunt het XML-auditbestand optimaliseren voor het inlezen van dit bestand in andere software-pakketten.

Let op:

Als je het XML-auditbestand alleen gebruikt voor de Belastingdienst, is dit niet nodig.

De XML Auditfile bevat onder andere het rekeningtype. Om de XML Auditfile die je in Profit hebt gegenereerd te kunnen inlezen in een ander pakket, kan het nodig zijn om het rekeningtype aan te passen. Op die manier zorg je ervoor, dat het rekeningtype van het 'ontvangende' pakket wordt weggeschreven in de XML Auditfile.

1. Ga naar: Financieel / Verslaglegging / Inrichting / Conversietabel XML-auditbestand.

   Profit toont een boekingsscherm met een groot aantal softwareproducten en de daarin gebruikte rekeningtypen.

2. Zoek het softwarepakket op.
3. Selecteer bij elk Type grootboekrekening het corresponderende RekeningType in Profit.
4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Inlezen XML auditbestand

Je kunt een XML Auditfile in Profit inlezen als een financieel project. De ingelezen data kan gebruikt worden voor rapportagefuncties (kolommenbalans, verslaglegging, consolidatie of rapportage voor een jaarrekening). Deze functionaliteit vereenvoudigt het uitwisselen van gegevens tussen de klant en de accountant.

Met een auditbestand kun je in het standaardformaat ASCII of XML gegevens aanleveren, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst ter controle van de boekhouding. De grondslag voor het auditbestand vormen de mutaties in de boekhouding. Een XML Auditbestand is een systeem- en pakketonafhankelijk bestand waarin de grootboekadministratie in samengevatte vorm is opgeslagen. Je herkent dit bestand aan het XAF-formaat.  

Omdat een XML Auditbestand pakketonafhankelijk is, kunnen door de diverse softwarepakketten verschillende typeringen gehanteerd worden voor grootboekrekeningen. In Profit zijn deze zogenaamde grootboekrekeningtypen van belang voor de rapportagefuncties van een financieel project. Het is van belang dat je voorafgaande aan het inlezen van een XML Auditbestand, deze afwijkende grootboekrekeningtypen converteert naar typen die bekend zijn binnen Profit. Deze informatie wordt opgeslagen in een conversietabel.

Lees je een door Profit aangemaakte XML Auditbestand in, dan wordt het grootboekrekeningtype ongewijzigd in Profit overgenomen. Betreft het een XML Auditbestand dat gegenereerd is door een pakket dat niet ondersteund wordt door Profit, dan worden de typen die niet automatisch geconverteerd kunnen worden bij het inlezen, als aparte regel(s) in een volgend venster getoond. Je moet de afwijkende typen daarna handmatig koppelen aan de grootboekrekeningtypen van Profit, door het invullen van de juiste grootboekrekeningtype. Je vult hiermee een tabel aan die iedere volgende keer gebruikt wordt wanneer je een XML Auditbestand inleest.

Voorbeeld:

Profit hanteert vier typen grootboekrekeningen: 1 (activa), 2 (passiva), 3 (opbrengsten) en 4 (kosten). Andere pakketten gebruiken echter typen als bijvoorbeeld 'balans', 'winst en verlies', 'resultaat' of 'baten en lasten'. Niet-Profittypen zullen daarom vertaald moeten worden naar typen die wel aansluiten bij Profit. In dit voorbeeld wordt  'balans' dan omgezet naar 1 (activa),  'winst en verlies', resultaat en baten naar 3 (opbrengsten), en lasten naar 4.

XML Auditfile in Profit inlezen als een financieel project:

1. Ga naar: Financieel / Verslaglegging / Verslagleggingscockpit.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul het boekjaar en de begin- en einddatum in van het auditbestand dat je wilt inlezen of importeren.

   Profit zal je erop attenderen wanneer dit niet overeenkomt met de informatie uit het auditbestand, en zal het boekjaar en de begin- en einddatum overnemen uit de XML Auditbestand als je akkoord gaat met deze afwijking.

   Je kunt met de keuze XML-auditbestand inlezen ook een auditbestand van versie 3 inlezen.

4. Klik op: Voltooien.

   Profit controleert of het bestand de grootboekrekeningtypen bevat waarmee Profit de conversie kan uitvoeren.

   Als Profit de conversie niet kan uitvoeren dan volgt een melding, en moet je de onbekende typen in een conversietabel koppelen aan de grootboekrekeningtypen van Profit. Profit opent deze conversietabel automatisch. Je geeft voor ieder niet-bekend type het juiste type op voor Profit.

Achteraf wijzigen van koppelingen:

Om de bij het inlezen gemaakte keuzes bij het koppelen te kunnen wijzigen, open je de XML Auditfile conversietabel:

1. Ga naar: Financieel / Verslaglegging / Inrichting / Conversietabel XML-auditbestand.
2. Lees de betreffende XML Auditbestand opnieuw in wanneer je de waarden gecorrigeerd hebt. Profit gebruikt daarbij de gecorrigeerde waarden.

De volgende financiële-softwareprogramma's kan Profit automatisch converteren:

• Accept Voor Windows
• Accountview
• Accview
• Across
• Adfas
• Asperion
• Bizzmore Lite Edition
• Cash
• Cclaw
• Davilex Business
• Exact
• Exact Globe 2003
• iMuis
• King
• Mamut
• Microstar
• Minipak
• Minox
• Mkboek
• Multivers For Windows
• Ohmega
• Reeleezee Audit
• Vemasoft