Wagenpark / Mobiliteit

Met Mobiliteit in Profit beheer je de vervoermiddelen in de organisatie: auto, (brom)fiets, motor, speed-depelec. Bij de gekoppelde medewerker kun je kilometerstanden, onderhoudsbeurten en eventuele schade registreren.

Meer informatie over het vastleggen van vervoermiddelen in InSite, vind je hier.

Inhoud

Beschrijving

Je legt de gegevens voor het verlonen van het vervoermiddel op verschillende plaatsen vast:

  • Mobiliteit

    In de eigenschappen van het vervoermiddel leg je de cataloguswaarde bij aanschaf vast.

  • Medewerker

    In de eigenschappen van het vervoermiddel bij de medewerker leg je het percentage fiscale bijtelling vast. Als het percentage wijzigt, dan leg je bij de medewerker een nieuwe regel voor dezelfde vervoermiddel vast, met het nieuwe percentage. Je legt bij de medewerker ook de eigen bijdrage en de eigen bijdrage overige redenen vast.

    Let op: 

    Als je de auto verloont via het wagenpark, zal Profit altijd de gewogen periodeberekening op basis van kalenderdagen uitvoeren als de mutatie na de eerste dag van de periode ingaat.

    Let op:

    Bij de functionaliteit 'Meerdere dienstverbanden' verloont Profit Payroll de auto alleen bij het hoofddienstverband. Je kunt geen auto koppelen aan een nevendienstverband.

Wisselen van werkgever

Als een medewerker wisselt van werkgever en de medewerker heeft een auto onder de oude werkgever, dan berekent Profit de auto ook onder de nieuwe werkgever. Ondanks dat de auto staat geregistreerd bij oude werkgever. Profit berekent de auto wel bij de nieuwe werkgever, omdat de oude werkgever eigenaar of beheerder kan zijn van de auto. Vul daarom een einddatum in de eigenschappen van de auto bij de medewerker, als de auto niet overgaat naar de nieuwe werkgever.

Voor de bijtelling geldt dat Profit deze berekent bij de nieuwe werkgever voor de gehele periode. Als een medewerker halverwege de periode wisselt van werkgever, berekent Profit dus de bijtelling voor de hele periode bij de nieuwe werkgever. Om dit te voorkomen boek je handmatig een afwijkend bedrag voor beide gedeeltes van de betreffende periode.

Als de auto over moet van werkgever A naar werkgever B, dan voeg je de auto nogmaals toe. Je kunt de auto namelijk niet overzetten.

Voorbereiding

Vervoermiddel toevoegen

Als de organisatie een nieuw vervoermiddel in gebruik neemt, voeg je deze eerst toe aan mobiliteit. Vervolgens koppel je het vervoermiddel aan de medewerker die deze gaat gebruiken. Je kunt ook een vervoermiddel voor algemeen gebruik toevoegen, deze koppel je niet aan een medewerker.

Als je een vervoermiddel in eigen beheer hebt, dan kun je deze toevoegen als je je eigen organisatie als leasemaatschappij hebt toegevoegd.

Je kunt vervoermiddelen ook importeren met HRM / Beheer / Import HRM / Mobiliteit. Je kunt de koppeling van het vervoermiddel aan de medewerker en onderhoudsgegevens importeren via HRM / Beheer / Import medewerker HRM / Vervoermiddel.

Meer informatie over het vastleggen van vervoermiddelen in InSite, vind je hier.

Vervoermiddel in Profit 'fietsen':

  1. Ga naar: HRM / Mobiliteit / Vervoermiddel.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Selecteer het type vervoermiddel.
  4. Selecteer de werkgever.
  5. Klik op: Volgende.

    Afhankelijk van het gekozen type vervoermiddel toont Profit alleen de relevante velden.

  6. Vul het kenteken in.
  7. Selecteer het merk van het vervoermiddel bij Merk.
  8. Selecteer het model van het vervoermiddel bij Model.

    Als je het gewenste merk en model niet kunt selecteren, dan voeg je deze toe aan de vrije tabel Merk en Model.

  9. Vul de datum van de eerste tenaamstelling in bij Datum 1e tenaamstelling. Deze datum is bepalend voor de ouderdom van het vervoermiddel.
  10. Vink Algemeen gebruik aan, als je het vervoermiddel aan meerdere medewerkers wilt koppelen.
  11. Vul de beginstand van de kilometers in bij Beginstand (km).
  12. Selecteer een waarde bij Brandstof.
  13. Selecteer een waarde bij Energielabel.
  14. Vul de cataloguswaarde.

    De cataloguswaarde is van belang voor het bepalen van de fiscale bijtelling. Je bepaalt in de koppeling van het vervoermiddel aan de medewerker het percentage fiscale bijtelling en of je de fiscale bijtelling automatisch via Profit Payroll laat bepalen.

  15. Vul het percentage bijtelling in bij Bijtelling (%).

    Als je bij de medewerker het vervoermiddel toevoegt, neemt Profit dit percentage over.

  16. Vul het grensbedrag en het percentage voor het bedrag boven het grensbedrag in.

    Vanaf 2019 schrijft de Belastingdienst voor dat je voor auto's zonder CO2-uitstoot met een hoge waarde wel bijtelling moet berekenen boven het grensbedrag.

    AFAS geeft geen advies in de te vullen waarden in de velden. Voor meer informatie over het vullen van de velden raadpleeg je de website van de Belastingdienst.

    Voorbeeld:

    Een medewerker krijgt een auto zonder CO2-uitstoot met een cataloguswaarde van 80.000,-. Je vult dan 50.000 in als grensbedrag, 4% bij als bijtellingspercentage en 22% als percentage bijtelling boven grens.

  17. Klik op: Volgende.
  18. Geef de ingangsdatum van het leasecontract op.
  19. Selecteer de leasemaatschappij.
  20. Vul een eventuele opmerking.
  21. Klik op: Voltooien.

Vervoermiddel koppelen aan de medewerker

Je legt bij de medewerker de auto vast, inclusief de gegevens voor het verlonen van de auto.

Je kunt ook een auto koppelen die eerder gebruikt werd door een medewerker van een andere werkgever. Je beëindigt dan eerst de auto bij de huidige gebruiker en werkgever. Vervolgens voeg je de auto toe bij de nieuwe werkgever en medewerker.

Als je de auto aan meerdere medewerkers wilt koppelen, vink je Algemeen gebruik in de eigenschappen van de auto aan. Profit berekent dan bij iedere medewerker de fiscale bijtelling, als je de auto verloont in Profit Payroll.

Je beschikt over twee regelacties op een geselecteerde auto:

  • Auto

    Openen van de eigenschappen van de auto zoals deze zijn vastgelegd in de menukeuze HRM / Mobiliteit / Vervoermiddel.

  • Auto informatie

    Je kunt voertuiggegevens vanuit Profit direct opvragen op de site van Bureau voor voertuiginformatie en -documentatie. Hier vind je naast algemene gegevens onder andere de vervaldatum van de APK en historische informatie. Op deze actie is geen autorisatie van toepassing, omdat het gaat om openbare informatie die via internet voor iedereen beschikbaar is.

Je kunt de koppeling van auto en medewerker importeren via HRM / Beheer / Import medewerker HRM / Vervoermiddel.

Vervoermiddel koppelen aan de medewerker:

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker.
  3. Ga naar het tabblad: Vervoermiddel.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Selecteer het vervoermiddel bij Volgnummer vervoermiddel.
  6. Vul de gebruiksperiode in.

    Als in de eigenschappen van het vervoermiddel een einddatum staat, neemt Profit deze over in de eigenschappen van de koppeling bij de medewerker.

    Als je in de eigenschappen van het vervoermiddel een percentage bijtelling hebt opgegeven, neemt Profit deze over.

  7. Vul de bedragen in voor het verlonen van het vervoermiddel:
    • De eigen bijdrage wordt afgetrokken van de fiscale bijtelling en in mindering gebracht op het nettoloon van de medewerker.
    • De eigen bijdrage overige redenen wordt niet afgetrokken van de fiscale bijtelling, maar wordt wel in mindering gebracht op het nettoloon van de medewerker. Je vult deze als de medewerker geen bijtelling heeft, maar wel een eigen bijdrage.
  8. Vink Vervoermiddel meenemen in salarisverwerking aan, als je het vervoermiddel wilt verlonen in Profit Payroll.
  9. Vul het percentage bijtelling in, dit is afhankelijk van het energielabel van het vervoermiddel.

    De standaardpercentages voor de bijtelling zijn minimumpercentages. Als het feitelijk gebruik hoger is dan 25%, moet je het meerdere als bijtelling opvoeren.

    Voorbeeld:

    De standaardbijtelling voor een bepaald vervoermiddel is 14%.

    Het privégebruik van dit vervoermiddel is echter 30%. Dit betekent een vermeerdering van het standaardpercentage van 5% (=30% - 25%).

    Het percentage wordt dus 14% + 5% = 19%.

  10. Vul het grensbedrag en het percentage voor het bedrag boven het grensbedrag in.

    Vanaf 2019 schrijft de Belastingdienst voor dat je voor auto's zonder CO2-uitstoot met een hoge waarde wel bijtelling moet berekenen boven het grensbedrag.

    AFAS geeft geen advies in de te vullen waarden in de velden. Voor meer informatie over het vullen van de velden raadpleeg je de website van de Belastingdienst.

    Voorbeeld:

    Een medewerker krijgt een auto zonder CO2-uitstoot met een cataloguswaarde van 80.000,-. Je vult dan 50.000 in als grensbedrag, 4% bij als bijtellingspercentage en 22% als percentage bijtelling boven grens.

  11. Klik op: Voltooien.
  12. Vul direct de eerste kilometerstand (beginstand) in.

Kilometerstanden en onderhoudsbeurten registreren

Je registreert de kilometerstanden en de onderhoudsbeurten in de eigenschappen van het vervoermiddel. Gebruik vrije velden als je extra informatie over kilometerstanden of onderhoudsbeurten wilt registreren.

Je kunt de kilometerstanden en onderhoudsbeurten importeren via HRM / Beheer / Import HRM / Vervoermiddel/kilometerstand en HRM / Beheer / Import HRM / Vervoermiddel/Onderhoud.

Kilometerstanden toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker.
  3. Ga naar het tabblad: Vervoermiddel.
  4. Selecteer het vervoermiddel.
  5. Klik op: Acties / Vervoermiddel.
  6. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  7. Vul de beginstand van de kilometers in bij Beginstand (km).
  8. Ga naar het tabblad: Kilometers.

    Je ziet de kilometerhistorie per bestuurder.

    1. Klik op: Nieuw.

      Profit vult de begindatum. Bij de eerste stand is dit de begindatum van het contract.

    2. Vul de einddatum en de eindstand in.
    3. Klik op: Voltooien.
  9. Klik op: Opslaan en sluiten.

Onderhoudsbeurten toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker.
  3. Ga naar het tabblad: Vervoermiddel.
  4. Selecteer het vervoermiddel.
  5. Klik op: Acties / Vervoermiddel.
  6. Ga naar het tabblad: Onderhoud.
  7. Klik op: Nieuw.
    1. Vul de velden in.

      De vrije tabel Type onderhoud kun je zelf onderhouden.

    2. Klik op: Voltooien.
  8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Vervoermiddel raadplegen

Je kunt vervoermiddelen het beste raadplegen via mobiliteit. Hier heb je een overzicht van alle vervoermiddelgegevens, ongeacht de bestuurder of werkgever waaraan het vervoermiddel gekoppeld is.

Vervoermiddel raadplegen:

  1. Ga naar: HRM / Mobiliteit / Vervoermiddel.

Je ziet per vervoermiddel de huidige medewerker. Het vervoermiddel met een actueel contract zijn nog aanwezig in de organisatie.

  1. Selecteer het vervoermiddel.
  2. Klik op: Acties / RDW kentekencheck om op internet de bij het RDW bekende algemene gegevens over het vervoermiddel te raadplegen.
  3. Open de eigenschappen van het vervoermiddel.

    Bovenin het venster zie je de werkgever waaraan het vervoermiddel gekoppeld is.

  4. Ga naar het tabblad: Algemeen om de gegevens van het vervoermiddel zelf, zoals cataloguswaarde, energielabel, etc. te bekijken of te wijzigen.
  5. Ga naar het tabblad: Contract om het contract met de leasemaatschappij te raadplegen (indien van toepassing).

    Op de tabbladen Medewerker, Kilometers en Onderhoud zie je de historie van het vervoermiddel.

  6. Ga naar het tabblad: Medewerker.

    Je ziet hier de historie aan medewerkers. Je ziet hier alleen medewerkers als je op basis van de filterautorisatie de betreffende medewerker mag zien.

  7. Selecteer een bestuurder.
  8. Klik op: Acties / Medewerker als je de medewerkergegevens van de bestuurder wilt raadplegen.
  9. Klik op: Opslaan en sluiten.

Rapport opvragen:

  1. Ga naar: HRM / Uitvoer / Rapport HRM.
  2. Open het rapport: Medewerkers met leaseauto's (Profit).

    Je ziet per afdeling welke medewerker welke auto heeft.

  3. Sluit het rapport. 

Gebruik vervoermiddel van medewerker beëindigen

Als het leasecontract van het vervoermiddel helemaal afloopt, leg je bij het vervoermiddel in mobiliteit een einddatum vast. Hierdoor kun je het vervoermiddel aan een andere medewerker koppelen.

Gebruik vervoermiddel bij medewerker beëindigen:

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker.
  3. Ga naar het tabblad: Vervoermiddel.
  4. Open de eigenschappen van het vervoermiddel.
  5. Vul de einddatum van het vervoermiddel in.

    Dit is de datum waarop de medewerker het vervoermiddel feitelijk inlevert.

  6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Gebruik vervoermiddel beëindigen:

  1. Ga naar: HRM / Mobiliteit / Vervoermiddel.
  2. Open de eigenschappen van het vervoermiddel.
  3. Ga naar het tabblad: Contract.
  4. Vul de einddatum in.
  5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Dossier vervoermiddel

Je kunt communicatie rond een vervoermiddel opslaan in het dossier bij het vervoermiddel.

Je kunt een type dossieritem met bestemming Vervoermiddel nog niet insturen via InSite en workflows.

Type dossieritem inrichten voor dossier op auto:

In de eigenschappen van het type dossieritem maak je in het tabblad Bestemming Extra de bestemming Vervoermiddel optioneel of verplicht.

  1. Voeg eventueel eerst een type dossieritem toe.
  2. Stel de bestemming in.

Dossieritem bij auto toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Mobiliteit / Vervoermiddel.
  2. Open de eigenschappen van het vervoermiddel.
  3. Ga naar het tabblad: Dossier.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Voeg het dossieritem toe.
  6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Zie ook