Waarde verlofrecht journaliseren

De waarde van het verlofrecht van alle medewerkers kan worden gejournaliseerd via Profit Payroll. Dit is met name van belang voor beursgenoteerde ondernemingen: deze ondernemingen zijn verplicht om de waarde van verlofrechten in de financiële rapportage op te nemen. De waarde van het verlofrecht is gelijk aan het verlofrecht in uren vermenigvuldigd met het uurloon.

Let op: 

De bepaling van het verlofsaldo tijdens de loonberekening in Profit Payroll komt niet volledig overeen met de bepaling van het verlofsaldo in Profit HRM. Hierdoor kunnen kleine afwijkingen optreden tussen de verlofsaldi in Profit HRM en Profit Payroll. Door deze keuze wordt de performance van de loonberekening niet merkbaar beïnvloed door bepaling van de waarde van het verlofrecht.

Op jaarbasis zullen er geen verschillen zijn, mits je verlofperioden van een kalenderjaar hanteert (1-1 t/m 31-12). Bij verloning per vier weken kan een klein verschil optreden vanwege de verschoven perioden. De opbouw en opnamen van de verlofuren over de dagen die buiten het kalenderjaar vallen, worden meegenomen binnen de verloningsperiode waarin deze vallen.

Profit kan de waarde van het verlofrecht niet bepalen bij verlofsoorten op basis van nacalculatie, omdat via deze opbouw methodieken de opbouw van het verlofrecht gedurende het jaar ontstaat en hierdoor niet vóór de eerste verloning met het volledige recht gerekend kan worden.

Beschrijving

De waarde van het verlofrecht wordt gejournaliseerd via verlofsaldogroepen. Profit bevat vijf voorgedefinieerde verlofsaldogroepen: je kunt dus vijf verschillende verlofsaldi journaliseren. Elke verlofsaldogroep is gekoppeld aan een vaste looncomponent:

Elke looncomponent bevat een parameter voor de cumulatieve waarde van het verlofrecht aan het begin van de periode en een parameter voor de cumulatieve waarde aan het einde van de periode.

Let op:

Iedere looncomponent heeft een toelichting waarin de werking van de looncomponent staat uitgelegd. Raadpleeg deze altijd op het tabblad Toelichting in de eigenschappen van de looncomponent in de cao. Als je niet over de looncomponent beschikt, activeer je deze eerst.

Koppeling verlofsoort aan verlofsaldogroep/looncomponent

Je koppelt de verlofsoort aan de gewenste verlofsaldogroep. Je kunt meerdere verlofsoorten aan één verlofsaldogroep koppelen. Profit bepaalt de verlofrechtwaarde van de verlofsoorten met een koppeling naar een verlofsaldogroep; verlofsoorten zonder koppeling blijven buiten beschouwing en daarvan wordt het verlofrecht dus niet gejournaliseerd.

Voorbeeld: 

Je gebruikt de verlofsoorten ATV en Vakantie. Je hebt de volgende mogelijkheden om de verlofrechtwaarde te journaliseren:

• Je wilt de totale waarde van het verlofrecht op één verlofsaldogroep journaliseren? Koppel ATV en Vakantie allebei aan verlofsaldogroep 1.
• Je wilt de waarde van het verlofrecht per verlofsoort journaliseren? Koppel Vakantie aan verlofsaldogroep 1 en koppel ATV aan verlofsaldogroep 2.
• Je wilt alleen de waarde van vakantie journaliseren? Koppel Vakantie aan verlofsaldogroep 1. Je koppelt ATV niet aan een verlofsaldogroep, waardoor de waarde van ATV niet gejournaliseerd wordt.

Berekening waarde verlofrecht

Profit berekent per verlofsaldogroep de cumulatieve verlofrechtwaarde aan het begin en aan het einde van de periode. Het verschil tussen deze bedragen is de waarde van het verlofrecht en dit wordt op de looncomponent geboekt:

Verlofrechtwaarde periode = waarde einde periode -/- waarde begin periode

Profit gaat uit van het totale verlofrecht per verlofperiode (basisverlofrecht + extra verlofrecht) en verdeelt dit evenredig over de te journaliseren perioden. Bij een verlofperiode van een kalenderjaar wordt het extra recht dus over het hele jaar verdeeld, ook al ligt de ingangsdatum van het extra verlof later in het kalenderjaar. Profit brengt per te journaliseren periode de verlofopnamen en correcties in mindering op het verlofrecht. Profit berekent de verlofwaarde aan het einde van de periode op basis van het dan geldende uurloon en de verlofwaarde aan het begin van de periode op basis van het uurloon aan het eind van de voorgaande periode. In formulevorm ziet dit er als volgt uit:

Einde periode:

Verlofsaldo einde periode =

(+ Beginsaldo van de verlofperiode die geldt op de einddatum van de verloningsperiode

+ Perioderecht (inclusief extra verlof) van de verlofperiode die geldt op de einddatum van de verloningsperiode

- Opnamen tussen begindatum verlofperiode en einddatum verloningsperiode

+ Correcties tussen begindatum verlofperiode en einddatum verloningsperiode)

Verlofwaarde einde periode = Verlofsaldo einde periode x Uurloon huidige periode

Begin periode:

Verlofsaldo begin periode  =

(+ Beginsaldo van de verlofperiode die geldt op de einddatum van de verloningsperiode

+ Perioderecht t/m de vorige periode (inclusief extra verlof) op basis van de verlofperiode die geldt aan het einde van de huidige periode.

- Opnamen tussen begindatum verlofperiode en einddatum vorige verloningsperiode

+ Correcties tussen begindatum verlofperiode en einddatum vorige verloningsperiode)

Verlofwaarde begin periode = Verlofsaldo begin periode x Uurloon vorige periode

De waarde aan het begin van een periode is gelijk aan de waarde aan het einde van de vorige periode. Dit geldt echter niet voor de periode van ingebruikname, want dan zijn de gegevens van de voorgaande periode niet bekend. Daarom wordt de bovenstaande methode gehanteerd. Als het uurloon van de vorige periode niet bekend is, dien je dit te handmatig boeken. Dit is een eenmalige handeling die nodig kan zijn na de ingebruikname van Profit of na een cao-migratie.

Profit neemt de opbouw, opnamen en correcties mee van de begindatum en tot en met de einddatum van de huidige verloningsperiode. TWK-mutaties ontstaan als in een periode de verlofsaldi nog wijzigt na het accorderen van de salarisverwerking. Bij maandverloning kun je bijvoorbeeld op de 22e dag van elke maand accorderen, terwijl ook na de 22e dag nog verlofboekingen of correcties toegevoegd kunnen worden.

Profit houdt bij de bepaling van het beginsaldo in bovenstaande formules rekening met de datum in dienst en de datum uit dienst van de medewerker. Dit is alleen relevant als de medewerker tijdens de verlofperiode in of uit dienst treedt.

Werkwijze

• Verlofsaldigroep koppelen per verlofsoort
• Looncomponenten activeren
• Uurloon boeken bij ingebruikname Profit