Variabele Loonmutaties

Een onkostenvergoeding, geboortepremie of een bonus zijn voorbeelden van variabele loonmutaties, omdat de waarde periodiek verschillend kan zijn. Je legt variabele mutaties niet vast in de eigenschappen van de medewerker. Je boekt deze als variabele loonmutatie in het boekingsprogramma Boeken loonmutaties.

Vaste loonmutaties, mutaties die periodiek hetzelfde zijn, leg je vast onder de eigenschappen van een medewerker.

Inhoud

Beschrijving

Je gebruikt Boeken loonmutaties om voor een bepaalde medewerker in een bepaalde periode, een loonmutatie te boeken.

De functie Boeken loonmutaties maakt gebruik van de volgende standaard boekingslay-outs:

Loonmutaties per looncomponent
Als je op één looncomponent wilt boeken voor verschillende medewerkers.
Loonmutaties per medewerker
Als je voor één medewerker op verschillende looncomponenten wilt boeken, gebruik je deze boekingslay-out.

Als in de verloningsperiode de looncomponent al een waarde van een hoger niveau heeft gekregen, boek je de afwijking op de dan geldende waarde (positieve of negatieve waarde) in het boekingsprogramma.

Per looncomponent bepaal je of een waarde op het boekingsprogramma de waarde op hoger niveau vervangt of aanvult.

Voorbeeld:

De reiskostenvergoeding bedraagt € 130,00. Dit leg je vast op het hoogste niveau, dus in de cao.

Met een medewerker is een vergoeding afgesproken van € 120,00. Dit leg je vast bij de medewerker.
Met een andere medewerker is een maandelijkse vergoeding afgesproken die afhankelijk is van de werkelijk gemaakte reiskosten. Voor deze medewerker boek je iedere maand een mutatie met het te vergoeden bedrag voor die maand.
Deze werkwijze heeft de voorkeur boven het per medewerker individueel vastleggen van de reiskostenvergoeding. Als in dat geval bijvoorbeeld 25 medewerkers dezelfde vergoeding ontvangen en deze in een nieuw jaar wordt verhoogd, moet je ook bij 25 medewerkers het bedrag aanpassen.

Je kunt Boeken loonmutatie ook gebruiken om nabetalingen te boeken. Er is sprake van een nabetaling als je na afloop van het dienstverband een extra betaling wilt verrichten. Een nabetaling is altijd gebaseerd op een speciaal nabetalingscontract dat je bij de medewerker moet toevoegen.

Voorbereiding

Variabele loonmutaties inrichten

Loonmutaties boeken

Je kunt loonmutaties boeken op looncomponenten, die onregelmatig bij de medewerkers worden toegepast of waarvoor de waarde in elke verloningsperiode anders is of kan zijn.

Let op:

Je kunt geen loonmutaties toevoegen of wijzigen als het loonjaar geblokkeerd is in de periodetabel van HRM/Payroll.

Je kunt loonmutaties importeren via HRM / Beheer / Import medewerker Payroll / Loonmutatie.

Loonmutaties boeken:

Ga naar: HRM / Payroll / Boeken loonmutatie.
Je gebruikt een boekingslay-out voor het boeken van loonmutaties per medewerker.
Selecteer de werkgever.
Selecteer de medewerker, dit veld is alleen aanwezig als je de boekingslay-out Loonmutaties per medewerker (Profit) hebt geselecteerd.
Ondanks dat je in de vooringave een medewerker selecteert, kun je in deze boekingslay-out ook nog boeken op andere medewerkers.
Selecteer de periodetabel.
Je kunt alleen een periodetabel selecteren als er een salarisverwerkingsplan aanwezig is bij de geselecteerde werkgever.
Vul het jaar en periode 12 in.
Klik op de actie: F5. Selecteren. Hiermee bevestig je de ingave van de selectie en ga je naar de regels.
Profit activeert het gedeelte met mutatieregels. Eventueel eerder vastgelegde mutatieregels worden getoond.
Voeg de loonmutatie toe. Hieronder worden de belangrijkste gegevens toegelicht:
1. Vul de boekingsdatum in bij Datum. Initieel staat hier de systeemdatum, maar dit kun je wijzigen.
2. Selecteer de looncomponent bij LC
  Je ziet de looncomponent waarbij muteerbaar op het niveau van het boekingsprogramma is aangegeven.
  
  Profit CAO's worden uitgeleverd met een standaardinrichting die door AFAS wordt onderhouden. Om onderscheid te maken tussen de standaard inrichting en je eigen inrichting, zie je de eigen looncomponenten in een afwijkende (grijze) kleur.
3. Vul de waarde voor de loonmutatie in bij Waarde.
4. Vul een afwijkende omschrijving voor de loonmutatie in bij Afw. omschrijving.
5. Vul eventueel een andere medewerkerscode in bij Med. code, als je ook voor een andere medewerker een variabele loonmutatie wilt boeken.
Klik op de actie: Loonstrook.
Profit voert een proformaberekening uit en toont vervolgens de loonstrook.
Klik op: Voltooien.
Je hebt de variabele loonmutatie voltooid.
Klik op: Annuleren. Hiermee sluit je de boekingslay-out.

Vaste waarde dubbel

Als je meerdere variabele loonmutaties voor een medewerker boekt op dezelfde looncomponent en de medewerker heeft op medewerkerniveau een vaste waarde op de betreffende looncomponent, dan berekent Profit de vaste waarde dubbel. Boek daarom bij voorkeur vaste loonmutaties (tabblad Looncomponent bij de medewerker) op andere looncomponenten dan de variabele loonmutaties (tabblad Loonmutatie bij de medewerker).

Zorg anders voor maximaal één variabele loonmutatie per looncomponent waar al een vaste waarde op geboekt is.
Wil je een bedrag op een looncomponent corrigeren, boek deze dan niet tegen, maar verander de originele waarde. Of verwijder de onjuiste loonmutatie (bijvoorbeeld via HRM / Payroll / Overzicht / Overzicht loonmutatie en maak de loonmutatie daarna aan met het juiste bedrag, dan wordt dit automatisch gecorrigeerd.
Profit kan bij het handmatig boeken van loonmutaties "Waarschuwen bij dubbele boeking". Bij het aanmaken van loonmutaties via een import of UpdateConnector 'HrCompMut' wordt géén waarschuwing gegeven.
Let op:

Als Profit een loonmutatie niet toont in de salarisverwerking, dan komt dit door:

Je hebt het boeken van een afwijkende waarde niet correct ingericht.
Je hebt alleen dagen geboekt, maar voor de berekening zijn ook geboekte uren noodzakelijk. Als de parameter 'Prorata op basis van dagen' op Nee staat, boek je naast de dagen ook uren. De waarde van deze parameter controleer je in het berekeningscomponent.

Loonmutaties raadplegen en wijzigen

Je kunt in Profit loonmutaties raadplegen via verschillende functies.

Boeken loonmutaties
Via deze functie kun je naast het boeken van de loonmutaties, de loonmutaties uiteraard ook raadplegen en wijzigen.
Medewerker
Op het tabblad Loonmutatie onder de eigenschappen van de medewerker zie je alle loonmutaties van de medewerker.
Overzicht loonmutatie
Je kunt alle loonmutaties controleren via dit overzicht. In de kolom Geboekt door zie je de gebruiker die de loonmutatie heeft geboekt. Via deze functionaliteit kun je loonmutaties collectief verwijderen.
Rapport
Je controleert loonmutaties per werkgever per periode met het rapport Overzicht loonmutatie incl. autorisatie (Profit), via HRM / Uitvoer / Rapport Payroll.

Loonmutaties raadplegen via de medewerker:

Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
Open de eigenschappen van de medewerker.
Ga naar het tabblad: Loonmutatie.
Profit toont alle loonmutaties van de medewerker.

Let op:

Je kunt een nieuwe weergave maken om de afwijkende omschrijving van de loonmutaties te tonen. In de gegevensverzameling selecteer je het veld Omschrijving onder Nacalculatie / Algemeen.
Via de actie Loonmutatie start je de functie Boeken loonmutatie.
Klik op: Opslaan en sluiten.

Loonmutaties raadplegen via een overzicht:

Ga naar: HRM / Payroll / Overzicht / Overzicht loonmutatie.
Druk op: Ctrl+U, hiermee lijn je de kolommen uit.

Je ziet alle variabele loonmutaties van alle werkgevers en medewerkers.

Je kunt met dit overzicht de totale waarde van loonmutaties op een looncomponent in één of meer perioden raadplegen.
In de kolom Geboekt door staat de gebruiker die de loonmutatie heeft geboekt.
Let op:

Je kunt loonmutaties collectief verwijderen door een selectie te maken en daarna te kiezen voor Verwijderen.

Als je loonmutaties verwijdert, dan vindt hierop geen logging plaats. Wij raden daarom aan om bij geaccordeerde loonmutaties een tegenboeking te doen. Hierdoor behoud je de logging en weet je precies wie en wanneer de tegenboeking heeft vastgelegd.

Pro forma berekening Boeken Loonmutaties

De vraag 'Wat krijg ik dan netto?' wordt vaak gesteld als aan een potentiële medewerker een bepaald brutoloon wordt meegedeeld. Via een pro forma berekening kun je snel een salarisberekening uitvoeren zonder deze te verwerken.

Je kunt een pro forma berekening op drie manieren uitvoeren, namelijk:

Vanuit de stamgegevens van de bestaande medewerker
Een pro forma berekening via de stamgegevens van de medewerker. Je kunt als peilperiode de huidige of een toekomstige maand in het huidige jaar selecteren. Profit neemt ook bijv. een auto met ingangsdatum in een komende maand mee in de berekening van die maand.
Vanuit het boeken van de loonmutaties
Bij een pro forma berekening vanuit Boeken loonmutaties selecteer je een (willekeurige) periode voor de berekening, mits het salarisverwerkingsplan aanwezig is. Profit neemt de variabele mutaties van de geselecteerde periode mee in de berekening.
Vanuit een nieuwe pro forma medewerker
Je kunt als peilperiode de huidige of een toekomstige maand in het huidige jaar selecteren. Profit neemt ook bijv. een auto met ingangsdatum in een komende maand mee in de berekening van die maand.

Pro forma berekening vanuit Boeken loonmutaties:

Ga naar: HRM / Payroll / Boeken loonmutatie.
Selecteer de werkgever.
Selecteer de medewerker, dit veld is alleen aanwezig als je de boekingslay-out Loonmutaties per medewerker hebt geselecteerd.
Selecteer de periodetabel.
Je kunt alleen een periodetabel selecteren als er een salarisverwerkingsplan aanwezig is bij de geselecteerde werkgever.
Geef het jaar en de periode van de boeking op.
Klik op de actie: F5. Selecteren.
Profit activeert het gedeelte met mutatieregels. Eventueel eerder vastgelegde mutatieregels worden getoond.
Klik op: Meer acties / Pro forma.
De pro forma berekening is gebaseerd op de gekozen periode en met de rekenregels van die periode.

Let op:

Je bepaalt zelf de periode waarover de pro forma berekening plaatsvindt. Profit neemt de variabele mutaties van de geselecteerde periode mee in de pro forma berekening.

Hiermee kun je ook een pro forma berekening maken over een periode in de toekomst. Als je een berekening maakt over een toekomstige periode, zullen de berekeningen op basis van cumulatieven, zoals VCR, niet kloppen. Profit voert namelijk de berekeningen tussen de huidige en toekomstige periode niet uit.
Je ziet nu het scherm van de salarisverwerking met alle gegevens van de salarisberekening.
Klik op: Sluiten.