Pro forma medewerker

Het is vaak gewenst om een pro forma berekening uit te voeren, om het effect van wijzigingen in een salaris te meten.

Hier zijn drie manieren voor: via de eigenschappen van de bestaande medewerker, via het toevoegen van een pro forma medewerker en via de functie Boeken loonmutaties.

Het voordeel van het berekenen via de pro forma medewerker is dat niet per ongeluk wijzigingen in de salarisverwerking terecht kunnen komen. Ook kun je de functie Pro forma medewerker apart autoriseren. Dat is bijvoorbeeld handig als je de PZ-functionaris toegang wilt geven tot pro forma berekeningen, maar niet tot de salarisverwerking.

Je kunt een pro forma medewerker toevoegen op basis van een bestaande medewerker of je kunt een geheel nieuwe pro forma medewerker toevoegen.

Je maakt een pro forma berekening op basis van de actuele periode of op basis van een peilperiode in de toekomst (binnen het huidige jaar).

Je kunt in de pro forma berekening o.a.:

• loonmutaties boeken
• een auto toevoegen

Als je geen vakantietoeslag wilt berekenen, dan zet je dit uit op het tabblad Looncomponent.

Zie ook: Filterautorisatie op medewerkers

Pro forma medewerker toevoegen

Er zijn twee manieren voor het toevoegen van een pro forma medewerker:

• Pro forma medewerker op basis van een bestaande medewerker.

  Je kunt een pro forma medewerker toevoegen op basis van een bestaande medewerker. Profit kopieert alle benodigde gegevens van de bestaande medewerker.

• Pro forma medewerker.

  Het toevoegen van een nieuwe pro forma medewerker komt in grote mate overeen met het in dienst melden van een nieuwe medewerker.

  Als je een pro forma medewerker toevoegt, voegt Profit ook een persoon toe. Dit is technisch noodzakelijk, de persoon is niet zichtbaar in Profit CRM. Een pro forma medewerker kun je niet in dienst melden.

Bij het toevoegen van een nieuwe pro forma medewerker op basis van een bestaande medewerker, worden de volgende gegevens gekopieerd van de bestaande medewerker: Algemeen, Adres/Contact, Contract, Rooster, Salaris, Functie, de inhouding van de Auto via looncomponent en de auto zelf, Bank, Instantie, Looncomponent, Lening, loonmutaties van huidige en toekomstige periodes.

Let op:

Bij een persoon (en bij het aanmaken van een persoon) is het geslacht niet verplicht. Dit geldt ook voor sollicitanten en pro forma medewerkers.

Bij een medewerker is het geslacht wel verplicht, in verband met de aanlevering van gegevens aan externe instanties. Als je een proforma medewerker omzet in een echte medewerker of een sollicitant in dienst neemt, dan moet je het geslacht alsnog selecteren als dit nog niet is gevuld.

Pro forma medewerker op basis van bestaande medewerker toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Pro forma medewerker.
2. Klik op: Nieuw.

   Je komt nu in een vooringavescherm waarin je bepaalt waarop je de nieuwe pro forma medewerker wilt baseren.

3. Selecteer de bestaande medewerker.
4. Klik op: Volgende.
5. Vul een medewerkercode voor de nieuwe pro forma medewerker in.
6. Klik op: Voltooien.

Nieuwe pro forma medewerker toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Pro forma medewerker.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer Nieuwe pro forma medewerker.
4. Vervolg de wizard voor het toevoegen van een nieuwe pro forma medewerker.

Auto toevoegen bij pro forma medewerker

Voeg bij de pro forma medewerker eventueel een auto toe.

Je kunt ook een auto toevoegen die al aan een andere medewerker is gekoppeld mits het leasecontract (einddatum) van de auto dit toestaat.

Auto toevoegen:

1. Open de eigenschappen van de pro forma medewerker.

   Koppel de auto aan de medewerker.

   Je legt bij de medewerker de auto vast, inclusief de gegevens voor het verlonen van de auto.

   Je kunt ook een auto koppelen die eerder gebruikt werd door een medewerker van een andere werkgever. Je beëindigt dan eerst de auto bij de huidige gebruiker en werkgever. Vervolgens voeg je de auto toe bij de nieuwe werkgever en medewerker.

   Als je de auto aan meerdere medewerkers wilt koppelen, vink je Algemeen gebruik in de eigenschappen van de auto aan. Profit berekent dan bij iedere medewerker de fiscale bijtelling, als je de auto verloont in Profit Payroll.

   Je beschikt over twee regelacties op een geselecteerde auto:

   • Auto

     Openen van de eigenschappen van de auto zoals deze zijn vastgelegd in de menukeuze HRM / Mobiliteit / Vervoermiddel.

   • Auto informatie

     Je kunt voertuiggegevens vanuit Profit direct opvragen op de site van Bureau voor voertuiginformatie en -documentatie. Hier vind je naast algemene gegevens onder andere de vervaldatum van de APK en historische informatie. Op deze actie is geen autorisatie van toepassing, omdat het gaat om openbare informatie die via internet voor iedereen beschikbaar is.

   Je kunt de koppeling van auto en medewerker importeren via HRM / Beheer / Import medewerker HRM / Vervoermiddel.

   Vervoermiddel koppelen aan de medewerker:

   1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
   2. Open de eigenschappen van de medewerker.
   3. Ga naar het tabblad: Vervoermiddel.
   4. Klik op: Nieuw.
   5. Selecteer het vervoermiddel bij Volgnummer vervoermiddel.
   6. Vul de gebruiksperiode in.

      Als in de eigenschappen van het vervoermiddel een einddatum staat, neemt Profit deze over in de eigenschappen van de koppeling bij de medewerker.

      Als je in de eigenschappen van het vervoermiddel een percentage bijtelling hebt opgegeven, neemt Profit deze over.

   7. Vul de bedragen in voor het verlonen van het vervoermiddel:
      • De eigen bijdrage wordt afgetrokken van de fiscale bijtelling en in mindering gebracht op het nettoloon van de medewerker.
      • De eigen bijdrage overige redenen wordt niet afgetrokken van de fiscale bijtelling, maar wordt wel in mindering gebracht op het nettoloon van de medewerker. Je vult deze als de medewerker geen bijtelling heeft, maar wel een eigen bijdrage.
   8. Vink Vervoermiddel meenemen in salarisverwerking aan, als je het vervoermiddel wilt verlonen in Profit Payroll.
   9. Vul het percentage bijtelling in, dit is afhankelijk van het energielabel van het vervoermiddel.

      De standaardpercentages voor de bijtelling zijn minimumpercentages. Als het feitelijk gebruik hoger is dan 25%, moet je het meerdere als bijtelling opvoeren.

      Voorbeeld:

      De standaardbijtelling voor een bepaald vervoermiddel is 14%.

      Het privégebruik van dit vervoermiddel is echter 30%. Dit betekent een vermeerdering van het standaardpercentage van 5% (=30% - 25%).

      Het percentage wordt dus 14% + 5% = 19%.

   10. Vul het grensbedrag en het percentage voor het bedrag boven het grensbedrag in.

       Vanaf 2019 schrijft de Belastingdienst voor dat je voor auto's zonder CO2-uitstoot met een hoge waarde wel bijtelling moet berekenen boven het grensbedrag.

       AFAS geeft geen advies in de te vullen waarden in de velden. Voor meer informatie over het vullen van de velden raadpleeg je de website van de Belastingdienst.

       Voorbeeld:

       Een medewerker krijgt een auto zonder CO2-uitstoot met een cataloguswaarde van 80.000,-. Je vult dan 50.000 in als grensbedrag, 4% bij als bijtellingspercentage en 22% als percentage bijtelling boven grens.

   11. Klik op: Voltooien.
   12. Vul direct de eerste kilometerstand (beginstand) in.
2. Klik op: Acties / Pro forma om de pro forma berekening in de huidige periode te zien.
3. Klik op de actie: Loonmutatie als je de auto op een toekomstige datum hebt toegevoegd, en je wilt de pro forma berekening in die periode raadplegen.

   De boekingslay-out verschijnt.

   1. Vul de periode in de kop. Het jaar kun je hier niet wijzigen. Dit is wel mogelijk via Boeken loonmutatie.
   2. Klik op de actie: Pro forma in de boekingslay-out.
   3. Klik op Ja bij de vraag om de gegevens op te slaan.

      Je ziet vervolgens de pro forma berekening in de salarisverwerking.

Pro forma berekening in de huidige periode maken

Je kunt het effect van de wijzigingen raadplegen in de pro forma berekening van de huidige periode.

Pro forma berekening in de huidige periode maken:

1. Open de eigenschappen van de pro forma medewerker.
2. Klik op: Acties / Pro forma.

   Via deze actie toont Profit altijd de salarisberekening in de huidige periode.

   Let op:

   Als de pro forma berekening niet geschiedt op basis van de gegevens van de huidige periode, voer je eerst Actuele gegevens vernieuwen uit.

3. Je komt nu in het scherm van de salarisverwerking, waarin alle gegevens van de salarisberekening staan vermeld.

   Bij een pro forma medewerker is de knop Medewerker niet beschikbaar. Als je de salarisverwerking voor een normale medewerker opvraagt, is dit wel het geval.

Loonmutatie en berekening in de toekomst

Je kunt voor een pro forma medewerker een loonmutatie toevoegen en het resultaat daarvan in de actuele periode of in een toekomstige raadplegen via de actie Loonmutatie.

Behalve voor loonmutaties kun je ook mutaties in de stamgegevens, zoals een auto die op een later tijdstip ingaat, in een pro forma berekening in de toekomst raadplegen via deze actie.

De actie Loonmutatie bij de pro forma medewerker kun je autoriseren. Deze autorisatie geldt ook voor de actie in de weergave Pro forma medewerkers.

Loonmutatie toevoegen en (toekomstige) pro forma berekening uitvoeren bij pro forma medewerker:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Pro forma medewerker.
2. Selecteer de pro forma medewerker in de weergave of open de eigenschappen van de pro forma medewerker.
3. Klik op: Acties / Loonmutatie.
4. Selecteer een andere periode dan de huidige.

   Je kunt hier geen pro forma maken voor een toekomstig jaar als je via de pro forma medewerker boekt, via de menufunctie Loonmutatie boeken is dit wel mogelijk.

5. Boek eventueel een loonmutatie.
6. Klik op de actie: Pro forma in de boekingsregel om de salarisverwerking inclusief de loonmutatie (in de toekomst) te zien.
7. Klik op Ja bij de vraag om opslaan als je een loonmutatie hebt toegevoegd. Klik op Nee als je geen loonmutatie hebt toegevoegd.
8. Je ziet nu het de salarisverwerking.
9. Sluit de loonstrook.
10. Klik op: Annuleren om een andere periode in te vullen. Volg daarna dezelfde procedure om de nieuwe pro forma berekening te zien.

Pro forma medewerker autoriseren

Je kunt de functie Pro forma medewerker apart autoriseren. Dat is bijvoorbeeld handig als je de PZ-functionaris toegang wilt geven tot pro forma berekeningen, maar niet tot de salarisverwerking.

Autorisatie inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
3. Selecteer de te autoriseren groep.
4. Ga naar het tabblad: Menu.
5. Autoriseer de menukeuze: Algemeen / HRM / Payroll / Pro forma medewerker.
6. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
7. Autoriseer de actie Loonmutatie via: HRM / Payroll / Pro forma medewerker / Acties / Loonmutatie.
8. Sluit de Autorisatie tool.
9. Klik op Ja bij de melding..

   De omgeving opent automatisch opnieuw, met de nieuwe instellingen.

Zie ook:

• Pro forma medewerker toevoegen en pro forma berekening uitvoeren