Nieuwe medewerker toevoegen

Je meldt een medewerker in dienst als je een sollicitant aanneemt als medewerker, een medewerker opnieuw in dienst komt of de nieuwe medewerker direct toegevoegd moet worden. Tijdens het in dienst melden van de medewerker geef je alle gegevens op die voor het eerste dienstverband van belang zijn.

Inhoud

Beschrijving

Het proces voor het toevoegen van een nieuwe medewerker ziet er als volgt uit:

Als de medewerker daadwerkelijk bij jullie in dienst treedt, meld je de medewerker in dienst. Tijdens deze procedure geef je alle gegevens op die voor het eerste dienstverband van belang zijn. Hierna heeft de medewerker in Profit een 'basis' dienstverband dat bestaat uit een contract, een salaris, een functie en afdeling, een rooster en de benodigde instanties. Nadien voeg je aanvullende gegevens toe, bijvoorbeeld gevolgde opleidingen, cursussen en de auto van de zaak.

Je kunt medewerkers toevoegen en in dienst melden in InSite en in Profit. Er zijn grofweg twee verschillen tussen InSite en Profit.

Ins_Medewerker in dienst melden in InSite (TR Dag HRM) (10)

In InSite komt de indienstmelding direct in een workflow terecht, bestemd voor degene die de indienstmelding moet goedkeuren. Ook gebruik je in InSite profielen. In een profiel zijn alleen de velden die echt ingevuld moeten worden, opgenomen. Dit scheelt je veel tijd. In Profit heb je daarentegen meer instelmogelijkheden.

Maximumaantal medewerkers

De licentie bepaalt het maximumaantal medewerkers dat je in Profit kunt vastleggen. Profit vergelijkt het maximum aantal medewerkers op basis van de licentie met het aantal medewerkers in alle omgevingen.

Alleen medewerkers met een actueel contract tellen mee voor de licentie, daarnaast gelden nog enkele aanvullende voorwaarden. Zie de uitleg over Licentie en telling van licentie-aantallen.

Medewerker toevoegen maar nog niet in dienst

Je kunt een nieuwe medewerker toevoegen waarbij je eerst de personalia en de n.a.w.-gegevens vastlegt. Deze situatie pas je toe, als je niet zeker weet of de medewerker in dienst zal treden.

Persoonsdocumenten bij indienst melden

Je legt persoonsdocumenten, zoals een identiteitsbewijs, loonbelastingverklaring en verklaring omtrent het gedrag (VOG) direct vast bij het indienst melden van een medewerker in InSite.

De medewerker kan deze documenten (behalve de loonbelastingverklaring) ook zelf via ESS vastleggen. De documenten worden via de workflow als bijlage opgeslagen in het dossier van de medewerker. Voor de verschillende persoonsdocumenten zijn aparte type dossieritems beschikbaar. Via het nieuwe signaal Medewerker Identiteitsbewijzen vervallen (Profit) laat je de medewerker eenvoudig weten dat de einddatum nadert of is verstreken.

Meer informatie over de inrichting hiervan staat in deze video:

Een loonbelastingverklaring is na het indienst melden niet los in te sturen of te wijzigen. Als he een wijziging na indiensttreding betreft, dan gaat het voornamelijk om het wijzigen van het wel of niet toepassen van de loonheffingskorting. Deze wijziging leg je vast via de functionaliteit Aanmaken wijziging Belastingdienst in InSite.

Tweede / dubbele medewerker aanmaken

Het liefst willen we geen dubbele medewerkers vastleggen in Profit. Toch kunnen er situaties zijn dat je toch echt een medewerker nog een keer moet vastleggen. In dat geval kun je in Profit en in InSite de medewerker dubbel aanmaken. Het is niet mogelijk om één medewerker bij meerdere werkgevers toe te voegen. Je kunt in Profit wel een tweede persoon aanmaken waar ook een tweede medewerker aangekoppeld is. Ga hiervoor naar: HRM / Medewerker / Nieuw en vul de persoonsgegevens in. Krijg je de melding "Persoon bestaat al"? Druk dan op actieknop Nieuwe persoon. Vervolgens meld je deze medewerker in dienst bij de andere werkgever en worden de twee aparte medewerkers los verloond per werkgever. De medewerkers zullen dan ook aan twee verschillende gebruikers moeten worden gekoppeld.

In InSite richt je dit in onder de eigenschappen van het indienst profiel. Je hebt in het veld Dubbele medewerker de keuze voor:

Dubbele medewerker niet toegestaan, melding geven
Er verschijnt een melding na het invullen van de BSN en geboortedatum van een reeds bestaande medewerker. Je kunt geen medewerker toevoegen met dezelfde BSN en geboortedatum.
Nieuwe medewerker aanmaken als medewerker al bestaat
Na het vullen van de BSN en de geboortedatum worden alle medewerkergegevens overgenomen uit de reeds bestaande medewerker met dezelfde BSN en geboortedatum.

Het nummer inkomstenverhouding wordt voor de nieuwe medewerker bepaald op basis van de bestaande BSN en geboortedatum. Hieruit wordt het hoogste nummer bepaald die gevonden kan worden en vervolgens wordt er ééntje bovenop geteld.

Dus de medewerker die al bestaat heeft Nr. inkomstenverhouding 2, dan krijgt de dubbele medewerker die wordt aangemaakt Nr. inkomstenverhouding 3.