Eerste Dags Melding

In de Invoeringswet Wet financiering sociale verzekeringen (WFSV) is de invoering van de Eerste Dags Melding (EDM) geregeld. De EDM is voor de meeste werkgevers afgeschaft.

Beschrijving

Iedere inhoudingsplichtige werd hierbij verplicht voor aanvang van de werkzaamheden van nieuwe medewerkers (waarbij plicht tot doen van loonaangifte geldt) een EDM aan te leveren bij de Belastingdienst. De EDM geeft vroegtijdig het moment van aanvang van een dienstbetrekking aan, de loonaangifte bevestigt de daadwerkelijke aanvang van de dienstbetrekking en voegt daar de loonelementen aan toe. EDM en loonaangifte maken dus onderdeel uit van het proces van registratie van een dienstbetrekking en zijn in het kader van toezicht complementair.

Let op:

De EDM is voor de meeste werkgevers afgeschaft. De inspecteur kan echter een verplichting tot het insturen van EDM opleggen, daarom blijft de EDM-functionaliteit gehandhaafd in Profit. De inspecteur kan vanaf 1 januari 2009 een gerichte EDM-verplichting opleggen als er sprake is van bijzondere risico's op fraude en illegale tewerkstelling. Het gaat hierbij om situaties waarbij aan de werkgever (vergrijp)boetes zijn opgelegd of strafvervolging is ingesteld voor bijvoorbeeld het niet betalen van loonheffing, het laten verrichten van arbeid door een vreemdeling zonder tewerkstellingsvergunning of het niet in de loonadministratie opnemen van werknemers.

Als je een EDM moet aanleveren, dan gelden de volgende regels:

• Bij nieuwe medewerkers moet je voor aanvang van de feitelijke arbeid een EDM aanleveren. Als de arbeidsovereenkomst wordt gesloten op de dag van aanvang van de werkzaamheden, moet je de EDM aanleveren op deze dag.
• Als je het dienstverband met een medewerker verbreekt en deze treedt later weer opnieuw in dienst, moet je een nieuwe EDM aanleveren.
• Grote ondernemingen bestaan formeel vaak uit meer dan één inhoudingsplichtige. In dergelijke gevallen kan de inspecteur op verzoek toestaan dat zij worden beschouwd als een samenhangende groep inhoudingsplichtigen in de zin van artikel 27e van de Wet op de loonbelasting. Bij een wisseling van werkgever binnen die samenhangende groep hoef je geen nieuwe EDM aan te leveren.
• Je hoeft een EDM niet 'af te melden' aan het einde van het dienstverband. Als je een EDM hebt ingestuurd voor een medewerker die uiteindelijk niet in dienst komt, hoef je deze EDM niet ongedaan te maken.

Profit genereert automatisch een EDM-regel in de volgende situaties:

• Medewerker komt opnieuw in dienst
  Een ex-medewerker komt opnieuw in dienst met een begindatum na 4 juli 2006.
• Vervroegen begindatum contract

  Als al een EDM-bericht is aangemaakt, en je vervolgens de begindatum van het contract vervroegt. Je hebt bijvoorbeeld een EDM-bericht aangemaakt op basis van de ingangsdatum 1 januari 2007. Vervolgens blijkt dat de medewerker zal beginnen op 1 november 2006. Daarom pas je de begindatum van het contract aan. Profit vraagt of je een nieuw EDM-bericht wilt genereren.

Voorbereiding

• Eerstedagsmelding inrichten

Eerste Dags Melding handmatig toevoegen

Je kunt een EDM-bericht aanmaken voor medewerkers die reeds zijn vastgelegd in Profit. Dit geldt voor medewerkers met of zonder lopend dienstverband.

EDM-bericht toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Digitale berichten / Eerstedagsmelding.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer het type medewerker:

   Medewerker met dienstverband:

   • Profit toont een lijst met medewerkers met een dienstverband dat begint op of na 4 juli 2006.
   • Selecteer de medewerkers.

   Medewerker zonder dienstverband:

   • Je kunt alleen medewerkers zonder geldig dienstverband kiezen. Profit neemt de benodigde gegevens over uit de stamgegevens van de medewerker, je kunt deze niet wijzigen.
   • Vul de ontbrekende gegevens aan. Profit bepaalt het Loonheffingennummer automatisch op basis van de gekoppelde werkgever.
4. Klik op: Volgende.
5. Selecteer de medewerker(s).
6. Klik op: Voltooien.

   Profit maakt de gewenste EDM-regel aan. Als er al een regel voor een bepaalde medewerker bestond, zal Profit deze bijwerken op basis van de nieuwe gegevens.

Eerstedagsmeldingen raadplegen

Je kunt aangemaakte EDM-regels controleren voordat deze worden verzonden.

EDM-regels raadplegen via weergave:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Digitale berichten / Eerstedagsmelding.
2. Open de weergave: Openstaande EDM berichten.

   Je ziet de EDM-berichten die je nog moet klaarzetten (inclusief berichten die eerder door de Belastingdienst werden afgekeurd).

3. Controleer de gewenste regels.

   Je kunt de eigenschappen van een EDM-regel openen en de gegevens nalopen. Als een EDM-regel nog niet is klaargezet, kun je deze eventueel nog verwijderen.

Eerstedagsregels klaarzetten en verzenden

Als je een EDM-regel klaarzet, maakt Profit een EDM-bericht (XML-formaat) aan dat gereed is voor verzending. Je kunt EDM-berichten automatisch laten klaarzetten voor verzending in de HRM-instellingen. In dat geval hoef je de onderstaande procedure niet telkens uit te voeren.

Je kunt een EDM-regel opnieuw klaarzetten, bijvoorbeeld omdat verzending niet is gelukt of omdat de Belastingdienst het EDM-bericht heeft afgekeurd. Als je een regel klaarzet die al is klaargezet, eerder succesvol is verzonden, of ontvangen door de Belastingdienst, dan wordt dit gemeld door Profit.

EDM-regels klaarzetten en verzenden:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Digitale berichten / Eerstedagsmelding.
2. Selecteer de regel.
3. Klik op de actie: Klaarzetten.

   Profit zet de gewenste regels klaar, met uitzondering van regels waarin Profit fouten constateert. Als Profit fouten constateert, dit zijn meestal ontbrekende gegevens, dan meldt Profit dit. Dubbelklik op de EDM-regel voor een overzicht van de fouten.

   Let op:

   Gebruik de onderstaande stappen als je de berichten niet automatisch verzendt op basis van een schedule. Dit is alleen mogelijk op de machine waarop de uitwisselingssoftware is geïnstalleerd.

4. Berichten uitwisselen

   Je kunt het verzenden en ontvangen van berichten automatiseren via een Geplande taak.

5. Als de aangifte is verzonden, verandert de status van de aangifte in Verzonden.
6. Controleer de verzending van de aangifte:

   Algemeen / Communicatieservice / Communicatiebericht.

7. Klik op: Voltooien.

Zie ook

• Nieuwe medewerker