Loonschalen inrichten

Je gebruikt loonschalen om lonen op systematische wijze toe te kennen aan medewerkers, op basis van functie en dienstjaren of leeftijd. Profit bepaalt bij indiensttreding van een medewerker automatisch de juiste schaal op basis van zijn functie. De trede vul je zelf in. Als je beschikt over Profit Payroll, kun je de trede periodiek automatisch verhogen.

Profit CAO's kunnen loonschalen bevatten. Het CAO Beheer Team van AFAS bouwt loonschalen in een aantal Profit CAO's in, waardoor je de betreffende loonschalen niet meer zelf hoeft te onderhouden.

Inhoud

Beschrijving

Loonschalen in Profit hebben een generieke indeling en bevatten alleen schalen en tredes (op basis van leeftijd of functiejaren) en het bijbehorende loon. Je kunt een periodeloon of een uurloon vastleggen.

In de cao/arbeidsvoorwaarde leg je per functietype de van toepassing zijnde loonschaal vast. Een functietype is een groep functies van dezelfde zwaarte, hetzelfde niveau, etc. Je kunt dezelfde loonschaal in verschillende cao's gebruiken, met één beperking: het Type cao van de loonschaal moet overeenkomen met het Type cao van de cao zelf.

Per werkgever leg je de mogelijke functies van medewerkers vast, waarbij je deze groepeert met functietypes. Medewerkers met dezelfde functie vallen dus allemaal onder hetzelfde functietype, waardoor deze ook in dezelfde schaal zullen vallen. Je kunt hierin natuurlijk nog wel variëren, bijvoorbeeld door op basis van beoordelingen handmatig een andere schaal of trede aan een medewerker toe te kennen.

Als een medewerker in dienst treedt of een nieuwe salarisregel krijgt, selecteert Profit automatisch de juiste loonschaal (op basis van de cao/arbeidsvoorwaarde van de medewerker) en de juiste schaal (op basis van de functie van de medewerker).

Loonschaal op basis van leeftijd, functiejaren of min/max

Je kunt een loonschaal indelen op basis van leeftijd of functiejaren.

  • Leeftijd

    Je deelt de loonschaal in leeftijdsklassen in, waarbij voor elke leeftijdsklasse een bepaald salaris geldt.

  • Functiejaren

    Dit is eigenlijk een loonschaal op basis van ervaring in een bepaalde functie. We gebruiken de term 'functiejaren' omdat een indeling in jaren het meeste voorkomt. Dit houdt in dat een medewerker in dezelfde functie elk jaar een trede omhoog schuift, tot de hoogste trede van de loonschaal bereikt is. Je kunt echter ook een andere indeling gebruiken, bijvoorbeeld één trede per zes maanden of per 24 maanden.

  • Min/max

    In deze loonschalen leg je een minimaal en maximaal salaris vast. Op basis van de methode van de verhoging, geef je een vast bedrag of percentage op voor de verhoging.

Nieuwe trede toekennen aan medewerker

Bij een tredeverhoging voeg je bij de medewerker een nieuwe salarisregel toe. Als je de medewerker verloont via Profit Payroll, kan Profit automatisch een nieuw periodiek toekennen als de medewerker 'aan de beurt' is. Hierdoor krijgt de medewerker een nieuwe salarisregel met de nieuwe trede. De nieuwe trede geldt altijd voor de gehele salarisperiode.

Als je de medewerker niet verloont via Profit Payroll, voeg je de nieuwe salarisregel zelf toe.

Jaarlijkse indexering van bedragen

De schalen in een loonschaal hebben altijd een bepaalde geldigheidsduur. Als je de schaalbedragen moet verhogen, voeg je binnen de loonschaal een nieuwe perioderegel met schalen toe.

Loonschalen raadplegen

Je kunt je eigen loonschalen en met een Profit CAO meegeleverde loonschalen op verschillende manieren raadplegen.

Loonschalen raadplegen via eigenschappen cao:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
  2. Open de eigenschappen van de cao.
  3. Ga naar het tabblad: Loonschaal.
  4. Open de weergave:
    • Cao Loonschalen

      Alle loonschalen van het cao-type van de geopende cao.

    • Cao Loonschalen (Profit CAO)

      Loonschalen die AFAS meelevert met de Profit CAO. Deze loonschalen hebben een stamnummer. Je kunt deze loonschalen wel inzien, maar niet wijzigen. Niet met elke Profit CAO leveren wij loonschalen mee.

  5. Open de eigenschappen van de loonschaal.
  6. Ga naar het tabblad: Perioden.
  7. Open de perioderegel.
  8. Ga naar het tabblad: Regels.
  9. Open de weergave: Loonschaal.

    Je ziet de waarden van de dimensies.

Loonschalen raadplegen via onderhoud loonschalen:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Inrichting / Loonschaal.
  2. Open de weergave:
    • Loonschalen (Profit CAO + klant)

      Alle loonschalen (eigen loonschalen en met een Profit CAO meegeleverde loonschalen).

    • Loonschalen (klant)

      Profit toont alle loonschalen die je zelf hebt toegevoegd, ongeacht het cao-type.

Loonschaal toevoegen

Je voegt een nieuwe loonschaal toe.

Loonschaal toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Inrichting / Loonschaal.

    Je kunt loonschalen ook toevoegen via HRM / Organisatie / Cao, tabblad Loonschaal.

  2. Klik op: Nieuw. 
  3. Vul de omschrijving in.
  4. Klik op: Volgende. 
  5. Selecteer het cao-type en het tijdvak.

    Je kunt de loonschaal alleen gebruiken in cao's van het hier geselecteerde type. Staat jouw cao er niet tussen, kies dan voor het type Overig.

  6. Vink Min/max-schaal aan, als je wilt dat de loonschaal een min/max loonschaal is. Hierin leg je een minimaal en maximaal salaris vast.
  7. Selecteer de methode van de verhoging voor de min/max loonschaal:
    • Verhoging met bedrag

      Hiermee krijgt een medewerker met min/max loonschalen of een vast salaris, een verhoging in de vorm van een vast bedrag.

    • Verhoging met percentage t.o.v. max

      Hiermee krijgt een medewerker een procentuele verhoging van het salaris ten opzicht van het maximumsalaris van de schaal. De formule van de verhoging is: 'Percentage t.o.v. maximum' * 'Max'.

    • Verhoging met percentage t.o.v. midden

      Hiermee krijgt een medewerker een procentuele verhoging van het salaris ten opzicht van het gemiddelde salaris maximumsalaris van de schaal (het gemiddelde van het minimum- en maximumsalaris). De formule van de verhoging is: 'Percentage t.o.v. midden' * 'Midden'.

  8. Selecteer de afronding voor de min/max loonschaal.
  9. Klik op: Voltooien. 

Nieuwe loonschalen importeren

Je kunt nieuwe loonschalen importeren of bestaande loonschalen wijzigen.

Dit is met name van belang als je als onderneming niet onder een cao valt en daarom eigen loonschalen hebt of als je Profit CAO geen loonschalen bevat. Als je de imports gebruikt hoef je niet periodiek regel voor regel nieuwe schaalregels toe te voegen, maar kun je dit eenvoudig met een import bijwerken.

Met de import Loonschaal kun je een nieuwe loonschaal met één periode importeren.

De import wordt gedaan op basis van het veld Omschrijving. Zorg ervoor dat in het importbestand de omschrijvingen van de loonschalen correct gesorteerd staan. Bijvoorbeeld Omschrijving 1, Omschrijving 2, etc.

Loonschaal importeren:

  1. Ga naar: HRM / Beheer / Import Payroll / Loonschaal.
  2. Volg de normale procedure.

Import mutatie loonschaal

Met de mutatie import voor loonschalen kun je de waarde in een bestaande regel aanpassen of een nieuwe regel in een bestaande perioderegel in de loonschaal toevoegen. De import wordt gedaan op basis van het veld Begindatum periode.

Let op:

Via deze import is het niet mogelijk een nieuwe perioderegel aan te maken. Voeg eerst een nieuwe periode toe in de eigenschappen van de loonschaal.

Mutaties loonschalen importeren:

  1. Voeg evt. eerst een nieuwe perioderegel toe.
  2. Ga naar: HRM / Beheer / Import HRM/Payroll mutatie / Loonschaal..
  3. Volg de normale procedure.

Min/Max loonschalen importeren

Het is mogelijk om min/max loonschalen toe te voegen en te wijzigen via een import. De imports kan je vinden via:

  • HRM / Beheer / Import HRM/Payroll mutatie / Loonschaal min/max
  • HRM / Beheer / Import Payroll / Loonschaal min/max

Perioderegel toevoegen en indexeren in loonschaal

Je verhoogt (indexeert) de schaallonen, bijvoorbeeld elk jaar of als de cao algemeen verbindend verklaard is. Dit doe je door een nieuwe perioderegel toe te voegen. Onder deze nieuwe regel vallen de schalen met de nieuwe bedragen.

Hierbij voert Profit automatisch enkele controles uit:

  • Als de begindatum van de nieuwe loonschaal valt in een al geaccordeerde periode, dan initieert Profit automatisch een TWK-berekening voor deze periode. Profit verwerkt de correcties in de eerstvolgende salarisverwerking. Profit voegt nieuwe salarisregels toe bij de eerstvolgende keer dat je periodieken toekent.
  • Als na de periode waarin de nieuwe loonschaal start, al salarisregels aanwezig zijn, zullen deze overschreven worden met de nieuwe waarde. Hierbij wordt rekening gehouden met eventuele tredeverhoging.

Perioderegel toevoegen en bedragen indexeren

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Inrichting / Loonschaal.
  2. Open de eigenschappen van de loonschaal.
  3. Ga naar het tabblad: Perioden.
  4. Klik op: Nieuw. 
  5. Vul de begindatum en de omschrijving in. Profit zal op basis van deze datum de voorgaande loonschaal automatisch beëindigen.

    De begindatum kan tijdens een periode vallen. In Profit Payroll gelden de nieuwe waarden echter vanaf de eerste dag van de te verlonen periode.

  6. Vul de omschrijving in.
  7. Het veld Kopiëren vorige loonschaal is standaard aangevinkt.

    Als de loonschaal al een perioderegel bevatte, kun je deze direct kopiëren.

  8. Vul het percentage loonsverhoging.
  9. Selecteer de afronding.

    Je kunt bijvoorbeeld aangeven dat de loonsverhoging 2% is en dat Profit alle bedragen afrond naar boven.

  10. Vul het percentage van de verhoging in bij Perc. verhoging, als het een min/max loonschaal betreft en sprake is van een algemene salarisverhoging.

    Voorbeeld:

    In de cao van 2024 is een algemene salarisverhoging van 1% opgenomen voor alle medewerkers. Je vult in dit geval in de perioderegel met begindatum 01-01-2024 de waarde 1 in.

    Profit verhoogt het salaris van de medewerkers per begindatum van deze perioderegel bij het toekennen van de periodieken. Dit percentage is van toepassing op alle loonschaalregels. Je kunt in de loonschaalregel nog wel afwijken van het percentage.

    Let op:

    Wanneer je een periode met terugwerkende kracht aanmaakt kan Profit niet automatisch salarisregels bij de medewerkers wijzigen of aanmaken. Bij terugwerkende kracht moet je dit zelf doen.

  11. Klik op: Voltooien.
  12. Open de nieuwe perioderegel.
  13. Ga naar het tabblad: Regels.
  14. Controleer de bedragen.

Perioderegel vullen met nieuwe schaalregels o.b.v. functiejaren

Je vult een nieuwe loonschaal met schalen en tredes, of je breidt een loonschaal uit.

Je deelt de loonschaal in op basis van functiejaren.

Perioderegel vullen met nieuwe schaalregels:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Inrichting / Loonschaal.
  2. Open de eigenschappen van de loonschaal.
  3. Ga naar het tabblad: Perioden.
  4. Open de perioderegel.
  5. Ga naar het tabblad: Regels.
  6. Klik op: Nieuw. 
  7. Selecteer de schaal.
  8. Vul de trede in. Bij een loonschaal op basis van leeftijd gebruik je de waarde 0,0 en vul je de leeftijd in. Bij een loonschaal op basis van functiejaren geef je het aantal functiejaren op (met eventueel éen decimaal achter de komma) en vul je de leeftijd niet in.
  9. Vul het periodebedrag of uurloon in Resultaat in.

    Als je de velden Vast aanvinkt, zal Profit de betreffende waarde steeds vasthouden bij het toevoegen van de volgende schaalregel. Hierdoor kun je de gegevens sneller toevoegen.

  10. Klik op: Voltooien.

    Als je de velden Vast aanvinkt, zal Profit de betreffende waarde steeds vasthouden bij het toevoegen van de volgende schaalregel. Hierdoor kun je de gegevens sneller toevoegen.

Perioderegel vullen met nieuwe schaalregels o.b.v. leeftijd

Een loonschaal op basis van leeftijd moet voor elke mogelijke leeftijd (vanaf 0) een waarde bevatten, zoals blijkt uit de onderstaande aandachtspunten:

  • De eerste schaal loopt van de leeftijd 0 tot eerste leeftijdstrede.
  • De laatste schaal heeft geen eindleeftijd.
  • Alle schalen hebben trede 0,0.
  • Je kunt één decimaal in de leeftijd gebruiken.

    Voorbeeld: 

    In de onderstaande weergave zie je een voorbeeld van een loonschaal:

    De eerste schaalregel geldt voor medewerkers jonger dan 18 jaar.

    De laatste schaalregel geldt voor medewerkers vanaf 23 jaar.

Je kunt loonschalen ook importeren (nieuw of mutaties).

Perioderegel vullen met nieuwe schaalregels:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Inrichting / Loonschaal.
  2. Open de eigenschappen van de loonschaal.
  3. Ga naar het tabblad: Perioden.
  4. Open de meest recente regel.
  5. Ga naar het tabblad: Regels.
  6. Klik op: Nieuw. 
  7. Selecteer de schaal.
  8. Vul de trede in. Bij een loonschaal op basis van leeftijd krijgt de trede de waarde 0,0 en vul je de leeftijd in.
  9. Vul het periodebedrag of uurloon in Resultaat in.
  10. Klik op: Voltooien. 

    Profit voegt de schaalregel toe en je kunt onmiddellijk doorgaan met de volgende regel.

    Als je de velden Vast aanvinkt, zal Profit de betreffende waarde steeds vasthouden bij het toevoegen van de volgende schaalregel. Hierdoor kun je de gegevens sneller toevoegen.

Perioderegel vullen met nieuwe schaalregels o.b.v.min/max

In min/max loonschaal leg je het minimale en maximale salaris vast van de schaalregel.

Voorbeeld: 

In de onderstaande weergave zie je een voorbeeld van een min/max loonschaal:

Per loonschaalregel geldt een vast bedrag als verhoging.

De procentuele verhoging geldt per begindatum van de perioderegel bij het toekennen van de periodieken. Die kun je toepassen als een algemene (cao) salarisverhoging van toepassing is.

Perioderegel vullen met nieuwe schaalregels:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Inrichting / Loonschaal.
  2. Open de eigenschappen van de loonschaal.
  3. Ga naar het tabblad: Perioden.
  4. Open de meest recente regel.
  5. Ga naar het tabblad: Min/max-regels.
  6. Klik op: Nieuw. 
  7. Selecteer de schaal.

    Als je een nieuwe schaal wilt gebruiken, dan voeg je deze eerst toe in de vrije tabel Schaal.

  8. Vul het minimale en maximale salaris van de schaalregel in.

    Op medewerkerniveau kan je afwijken boven de maximum, maar niet beneden het minimum.

  9. Vul het percentage of het bedrag van de verhoging in bij het toekennen van periodieken.

    Afhankelijk van de methode van de verhoging in deze loonschaal, vul je een bedrag of een percentage.

  10. Vul het percentage van de verhoging in, als sprake is van een algemene salarisverhoging.

    Profit verhoogt het salaris van de medewerkers per begindatum van deze perioderegel bij het toekennen van de periodieken.

  11. Klik op: Voltooien. 

    Profit voegt de schaalregel toe en je kunt onmiddellijk doorgaan met de volgende regel.

    Let op:

    Bij het verhogen van de min/max loonschalen, genereert Profit geen salarisregel met TWK. Dit betekent dat je dit ALTIJD handmatig moet doen voor de betreffende medewerkers. Je vult dus zelf de juiste bedragen bij de medewerker. Dit is het handigst via een export (analyse) van de huidige en toekomstige regels bij de medewerkers en deze via Excel verhogen. Hierna importeer je dit via een mutatie import.

Loonschalen koppelen aan functietypes

In de cao/arbeidsvoorwaarde koppel je per functietype een schaal. De functieschaal kun je bij het vastleggen van een salarisregel bij de medewerker selecteren.

Loonschalen koppelen aan functietypes:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
  2. Open de eigenschappen van de cao.
  3. Ga naar het tabblad: Arbeidsvoorwaarde.
  4. Open de eigenschappen van de arbeidsvoorwaarde.
  5. Ga naar het tabblad: Type functie/schaal.
  6. Klik op: Nieuw.
  7. Selecteer de combinatie van functietype en loonschaal.

    Per functietype kun je één combinatie vastleggen. De combinatie die je vastlegt kun je selecteren bij medewerker. Bij de medewerker kun je wel zelf andere combinaties vastleggen.

  8. Vink Trede periodiek verhogen aan, als dit gewenst is. Hierdoor kun je de trede automatisch verhogen door een periodiek toe te kennen via Profit Payroll.
  9. Klik op: Voltooien.

Loonschaal blokkeren

Je kunt een loonschaal blokkeren. Een geblokkeerde loonschaal kun je niet meer selecteren dus wordt je zoekweergave niet onnodig lang en voorkom je fouten.

Loonschaal blokkeren:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Inrichting / Loonschaal.

    Je kunt loonschalen ook blokkeren via HRM / Organisatie / Cao, tabblad Loonschaal.

  2. Open de eigenschappen van de loonschaal. 
  3. Vink Geblokkeerd aan.
  4. Klik op: Voltooien. 

Zie ook