Formatiebeheer

Met formatiebeheer kun je per formatieplaats een begroting vastleggen in FTE en deze vergelijken met de feitelijke bezetting.

Beschrijving

Je kunt formatieplaatsen per werkgever begroten op organisatorische eenheid of op organisatorische eenheid en functie.

Voorbeeld indelen formatieplaatsen

De afdeling 'Administratie' is klein en heeft daarom alleen formatie op de organisatorische eenheid; formatie op functie voegt hier weinig toe.

De afdeling Opleiding & Consultancy heeft een uitgebreide verdeling, waarbij je per functie het aantal FTE kunt begroten.

Het feitelijke aantal personeelsleden per formatieplaats staat in de kolom 'Aantal FTE realisatie'. Door het verschil tussen realisatie en begroting zie je direct voor welke formatieplaatsen je nog nieuwe medewerkers moet zoeken.

Formatieplaats koppelen per medewerker

Je kunt per medewerker een formatieplaats koppelen; alleen medewerkers met een gekoppelde formatieplaats tellen mee in de realisatie.

Let op:

Gebruik je autorisatie op basis van functie? Bij deze methode kan een gebruiker (gekoppeld aan een medewerker) automatisch lid worden van bepaalde gebruikersgroepen en hierdoor ook de bijbehorende autorisatie krijgen. Houd hier rekening mee bij het in dienst melden, bij functiewijzigingen en bij de formatieverdeling.

Je kunt deze koppelingen automatisch toevoegen in de volgende situaties:

• In dienst wizard

  Als je een formatieplaats selecteert, zal Profit automatisch de bijbehorende  functie en organisatorische eenheid (en eventueel kostenplaats en -drager) overnemen.

• Nieuwe formatieplaats

  Bij het toevoegen van een formatieplaats kun je direct de juiste medewerkers koppelen.

Als een medewerker onder twee formatieplaatsen valt, geef je dit aan in de formatieverdeling van de medewerker.

Voorbeeld: 

Een medewerker werkt voor 50% op de Administratie en voor 50% als planner op de Afdeling Opleidingen.

Als je de activering 'Medewerker autorisatie op basis van formatieverdeling' gebruikt, zal Profit bij het in dienst melden van een medewerker of het toevoegen van een functieregel automatisch een nieuwe formatieregel toevoegen. Deze bevat de bovenliggende functie en organisatorische eenheid. Bovendien toont Profit in het organigram de medewerkers op basis van hun formatieverdeling. Als een medewerker via de formatieverdeling bijvoorbeeld bij twee organisatorische eenheden hoort, zal Profit de medewerker bij beide organisatorische eenheiden tonen.

Wijzigingen in de loop van de tijd

Een budget van een formatieplaats heeft altijd een specifieke geldigheidsduur, omdat de formatie in de loop van de tijd kan wijzigen:

Voorbeeld: 

De formatieplaats 'Consultancy / Consultant Software' heeft de volgende budgettering:

• 01-01-2020 t/m 31-12-2020: 7 Fte
• 01-01-2021 t/m 31-12-2021: 9 Fte
• 01-01-2022 t/m...: 12 Fte

  De einddatum van de laatste regel is niet ingevuld. Dit budget geldt vanaf 1 januari 2022, tot je weer een nieuw periodebudget invult.

Journalisering Payroll

De formatieverdeling beïnvloedt de journalisering in Profit Payroll. Als een medewerker een nieuwe functieregel krijgt, journaliseert Profit de hele periode op basis van de nieuwe functieregel. Als je bij het journaliseren wilt uitgaan van de begindatum van de nieuwe functieregel, moet je in de eigenschappen van de functieregel een formatieverdeling toevoegen.

Voorbereiding

• Organigram inrichten

  Formatiebeheer is gebaseerd op het organigram, dit moet ingericht zijn.

Formatieplaatsen toevoegen

Je voegt alle formatieplaatsen toe die je wilt kunnen begroten. Hiermee bepaal je de fijnmazigheid van de begroting. Je kunt per werkgever begroten op organisatorische eenheid of een combinatie van organisatorische eenheid en functie.

Bij het toevoegen van formatieplaatsen kun je in de wizard drie handelingen verrichten:

• Formatieplaats toevoegen voor een werkgever organisatorische eenheid en functie (verplicht).
• De eerste begrotingsregel vastleggen met het aantal fte en het aantal personeelsleden (optioneel).
• Als je de eerste begrotingsregel hebt vastgelegd, kun je direct medewerkers koppelen aan de nieuwe formatieplaats (optioneel).

De laatste twee handelingen zijn optioneel, want je kunt deze later apart uitvoeren.

Je kunt budgetteren op kostenplaats en -drager als de betreffende velden zijn aangevinkt in de eigenschappen van een werkgever, op het tabblad Journalisering. Je kunt formatieplaatsen ook toevoegen met HRM / Beheer / Import HRM / Formatieplaats.

Formatieplaatsen toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Formatiebeheer.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul een code en omschrijving in.
4. Selecteer de organisatorische eenheid, werkgever en functie.
5. Vink Begroting aanmaken aan.

   Je kunt direct de eerste begrotingsregel toevoegen en de gegevens invullen.

6. Klik op: Volgende.

   Je gaat medewerkers koppelen aan de formatieplaats. Profit toont alle medewerkers, zowel op basis van hun organisatorische eenheid/functie als op basis van een reeds vastgelegde koppeling met een andere formatieplaats.

   Als je in de vorige stap geen begroting hebt vastgelegd, slaat Profit deze stap over.

7. Selecteer de te koppelen medewerkers.
8. Klik op: Voltooien.

Formatieplaats begroten

Je begroot per formatieplaats per periode het gewenste aantal FTE. Een budget van een formatieplaats heeft altijd een specifieke geldigheidsduur, omdat de formatie in de loop van de tijd kan wijzigen.

Je kunt een formatiebegroting ook importeren met HRM / Beheer / Import HRM / Formatiebegroting.

Formatieplaats begroten:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Formatiebeheer.
2. Open de eigenschappen van de formatieplaats.
3. Ga naar het tabblad: Begroting.

   Profit toont alle reeds gebudgetteerde perioderegels.

4. Open de eigenschappen van de perioderegel en pas de formatie aan, of voeg een nieuwe perioderegel toe.

Meerdere formatieplaatsen tegelijk begroten

Via een boekingslay-out kun je snel een aantal formatieplaatsen begroten.

Je kunt een formatiebegroting ook importeren met HRM / Beheer / Import HRM / Formatiebegroting.

Formatieplaatsen begroten:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Formatiebeheer.
2. Klik op: Acties / Formatiebegroting.
3. Vul de begindatum in. Je kunt eventueel ook een einddatum invullen.
4. Klik op de actie: F5. Selecteren.

   Profit toont alle formatieplaatsen zonder begroting en formatieplaatsen in het datumbereik die reeds begroot zijn.

5. Klik op: Nieuw.
6. Selecteer de formatieplaats.
7. Vul de begindatum en eventueel de einddatum in, en vul het aantal in.
8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Medewerkers koppelen aan een formatieplaats

Profit legt de nieuwe formatieplaats vast in de actuele functieregel van de medewerkers. Dit geldt ook voor medewerkers die al gekoppeld waren aan een formatieplaats: Profit overschrijft de oude formatieplaats met de nieuwe.

Medewerkers koppelen aan een formatieplaats:

Let op:

Het wijzigen van de formatieverdeling heeft gevolgen voor de kostenverdeling in Profit Payroll.

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Formatiebeheer.
2. Selecteer de formatieplaats.
3. Klik op: Acties / Koppelen medewerkers.
4. Selecteer de medewerkers. Gebruik eventueel een snelfilter.
5. Klik op: Voltooien.

Medewerkers ontkoppelen

Je maakt de koppeling tussen de formatieplaats en de medewerkers ongedaan. Hierdoor hebben de betreffende medewerkers geen formatieplaats meer.

Medewerkers ontkoppelen:

Let op:

Het wijzigen van de formatieverdeling heeft gevolgen voor de kostenverdeling in Profit Payroll.

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Formatiebeheer.
2. Selecteer de formatieplaats.
3. Klik op: Acties / Ontkoppelen medewerkers.
4. Klik op: Ja. Hiermee bevestig je de keuze.

Formatieverdeling vastleggen per medewerker

Als je de loonkosten van een medewerker wilt verdelen over twee of meer afdelingen (voor de loonjournaalpost, de kostenplaats en/of kostendrager), dan richt je voor de medewerker een formatieverdeling in. Hiermee geef je een percentuele verdeling van de kosten op.

Dit kan nodig zijn als een medewerker gedetacheerd is bij een andere afdeling, of als de werkzaamheden van de medewerker aan meerdere afdelingen ten goede komen.

Profit vult de formatieverdeling automatisch op basis van de functiegegevens van de medewerkers. Bij het toevoegen van de formatieplaats of het wijzigen van de eigenschappen (werkgever/organisatorische eenheid/functie) zal Profit voorstellen, de betrokken medewerkers automatisch te koppelen.

De formatieverdeling is gekoppeld aan de functieregel van de medewerker. De ingangsdatum en einddatum van de functieregel gelden hierdoor ook voor de formatieverdeling. Als een formatieverdeling wijzigt, dan voeg je op de ingangsdatum van de wijziging een nieuwe functieregel toe met de nieuwe formatieverdeling.

Een formatieverdeling mag ingaan halverwege een (verlonings)periode. In de loonberekening zal Profit de formatieverdeling prorata berekenen.

Let op:

Als je de activering 'Medewerkerautorisatie op basis van formatieverdeling' gebruikt, moet de medewerker bij elke functieregel een formatieregel hebben met de organisatorische eenheid van de functieregel. Daarom zal Profit bij het in dienst melden of bij een nieuwe functieregel automatisch een formatieregel toevoegen.

Let op:

Als Profit de waarde van een looncomponent niet correct verdeelt, dan is het mogelijk dat de looncomponent gebruik maakt van grondslagverdeling voor de journalisering. Een ander looncomponent die intelt op de grondslag voor de betreffende looncomponent journaliseer je niet, maar voor de grondslagverdeling wil je de waarde wel verdelen. Dat staat haaks op elkaar en kan Profit niet aan. In de journaalpost zie je een verdeling die niet correct is.

Om dit op te lossen, zorg je ervoor dat je de looncomponent wel journaliseert. In de journaalstructuur neem je de looncomponent op met een rekening en tegenrekening die gelijk aan elkaar zijn.

Let op:

Het wijzigen van de formatieverdeling heeft gevolgen voor de kostenverdeling in Profit Payroll.

Afwijkende formatie per medewerker vastleggen:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Functie.
4. Open de eigenschappen van de functieregel.
5. Selecteer de formatieplaats.
6. Ga naar het tabblad: Formatieverdeling, als je de medewerker aan meerdere formatieplaatsen wilt toekennen.
   1. Klik op: Nieuw.
   2. Selecteer de organisatorische eenheid, functie en formatieplaats
   3. Vul het percentage in dat de medewerker op de formatieplaats werkzaam is.
   4. Het kenmerk is bestemd voor een eventuele koppeling met externe systemen. Profit stelt een volgnummer voor, maar je kunt dit zelf aanpassen. Het kenmerk kan ook gebruikt worden in autorisatiefilters.
   5. Klik op: Voltooien.

   Herhaal deze handelingen tot het totaal van de percentages op 100% uitkomt.

Formatieplaatsen raadplegen per formatieplaats

Je kunt de formatieplaatsen per formatie raadplegen.

Formatieplaatsen per formatie raadplegen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Formatiebeheer.
2. Open de weergave::
   • Formatieplaatsen

     Weergave met alle formatieplaatsen. Budget en bezetting worden niet getoond.

   • Formatieplaatsen (actueel)

     Weergave van alle formatieplaatsen waarvoor op de huidige datum een budget is vastgelegd.

     De kolom Verschil (excl.) houdt rekening met de medewerkers waarbij Einddatum contract gevuld is, maar niet Datum uit dienst. Medewerkers die nog geen opvolgend contract hebben tellen niet mee. Als je deze medewerkers wel wilt meetellen, dan kun je FTE uitstroom (zonder bepaalde tijd) toevoegen aan de weergave.

3. Klik op: Acties / Overzicht formatiebegroting.

   Profit toont alle formatiebegrotingsregels, ongeacht de datum. Je kunt in deze weergave geen gegevens wijzigen, toevoegen of verwijderen, maar deze weergave is wel geschikt voor export of analyse.

Formatieplaatsen raadplegen via het organigram

Je kunt formatieplaatsen raadplegen via het organigram. Per organisatorische eenheid zie je alle formatieplaatsen die aan de betreffende organisatorische eenheid gekoppeld zijn. Je kunt de eigenschappen van een formatieplaats niet wijzigen. Wel kun je de formatiebegroting wijzigen.

Formatieplaatsen raadplegen via het organigram:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Organigram.
2. Open de eigenschappen van het organigram.
3. Open de eigenschappen van de organisatorische eenheid.
4. Ga naar het tabblad: Formatieplaatsen.

   Profit toont de formatie op basis van de Peildatum van het organigram. Daarom toont Profit geen formatieregels die ten opzichte van de peildatum in het verleden of in de toekomst liggen.

Formatieplaatsen raadplegen via rapporten

Je kunt de formatieplaatsen raadplegen met het volgende rapport:

• Formatieplaatsen (Profit)

  Dit rapport houdt rekening met de formatieverdeling die je bij de medewerker hebt opgegeven.