Journaliseren Payroll

Met journaliseren leg je een koppeling tussen de salaris- en financiële administratie.

Beschrijving

Je richt een groot deel van de journalisering op een hoog niveau in. De cao, het rekeningschema en de journaalstructuur staan hierbij centraal:

De cao bevat de looncomponenten die je kunt journaliseren. Je bepaalt per looncomponent of je deze wilt journaliseren en of je deze wilt verbijzonderen.
Het rekeningschema bevat alle grootboekrekeningen (nummer en omschrijving). Deze moeten ook bestaan in de financiële administratie. Je bepaalt per grootboekrekening hoe deze verbijzonderd mag worden.
In de journaalstructuur koppel je per cao alle looncomponenten aan een grootboekrekening en een tegenrekening. Daarnaast leg je in de journaalstructuur één vaste tegenrekening vast.

Per werkgever bepaal je de journalisering, koppel je een journaalstructuur en bepaal je hoe Profit de mutaties verbijzondert.

In het onderstaande schema blijft de verbijzondering buiten beschouwing:

Verbijzonderen

Hierbij heb je de volgende mogelijkheden, deze bepaal je per werkgever:

Je verbijzondert per werkgever, medewerker, functie of organisatorische eenheid. Hierbij verbijzondert Profit ook op de formatieverdeling die je per medewerker kunt vastleggen.
Je verbijzondert per kostenplaats of kostendrager. Als je hiervoor kiest, leg je bij de werkgever ook de kostenplaatsen en -dragers vast. Vervolgens koppel je per medewerker een kostenplaats- en drager.
Je verbijzondert op basis van de nacalculatie projecten.

Als je wilt verbijzonderen, zal je ook de looncomponenten en het rekeningschema correct moeten inrichten.

De financiële administratie die de journaalpost ontvangt, moet alle benodigde grootboekrekeningen, kostenplaatsen en kostendragers bevatten. Als je de journaalpost naar Profit Financieel integreert, moet Profit Financieel alle benodigde grootboekrekeningen, verbijzonderingsassen, kostenplaatsen en kostendragers bevatten.

Voorbeeld:

Je verbijzondert op organisatorische eenheid op verbijzonderingsas 3.

De administratie moet alle grootboekrekeningen uit het rekeningschema van Profit Payroll bevatten. De verbijzonderingsas moet geactiveerd zijn in de gewenste administratie en alle (codes van) organisatorische eenheden moeten bekend zijn als kostenplaatsen.

Integratie met Profit Financieel

Je kunt de loonjournaalposten integreren met Profit Financieel.

De inrichting van de integratie tussen Profit Financieel en Profit Payroll ziet er schematisch als volgt uit:

Klik op de stappen in bovenstaande procedure, om naar de uitleg van de betreffende procedurestap te gaan.

In bovenstaand schema zie je dat de grootboekrekeningen en de verbonderingsassen niet aan elkaar gekoppeld zijn. Als je bijvoorbeeld een wijziging doorvoert in de grootboekrekeningen onder Profit Financieel, dan voer je de wijziging ook door in Profit Payroll.

Sommige organisaties journaliseren werkgevers gescheiden van elkaar in aparte administraties. Per werkgever is dan een administratie toegevoegd in Profit Financieel en koppel je deze administraties onder de eigenschappen van de werkgevers. Op deze manier journaliseert Profit per werkgever naar een administratie en houd je per werkgever de journaalposten inzichtelijk in de financiële administratie. Per financiële administratie voeg je een dagboek toe. Dit dagboek waar je naar wilt journaliseren, geef je op in de eigenschappen van het salarisverwerkingsplan.

Journalisering bij wijziging functieregel

De formatieverdeling beïnvloedt de journalisering in Profit Payroll. Als een medewerker een nieuwe functieregel krijgt, journaliseert Profit de hele periode op basis van de nieuwe functieregel. Als je bij het journaliseren wilt uitgaan van de begindatum van de nieuwe functieregel, moet je in de eigenschappen van de functieregel een formatieverdeling toevoegen.