Journaliseren Payroll inrichten

Je bepaalt of Profit de journaalpost automatisch genereert na het accorderen, de journaalposten overzet naar Profit Financieel of exporteert.

Inhoud

Beschrijving

Je kunt de salarisverwerking op twee manier journaliseren:

Handmatig
Na het accorderen van de salarisverwerking voer je het journaliseren handmatig uit in de Salarisverwerkingscockpit.
Automatisch
Profit journaliseert na het accorderen automatisch de salarisverwerking.

Je bepaalt per werkgever hoe Profit journaliseert. Je kunt in Profit Payroll per periode een loonjournaalpost genereren, en daarnaast kun je deze overzetten naar Profit Financieel of exporteren.

Instellingen journalisering werkgever vastleggen

Je bepaalt per werkgever of je wilt journaliseren en hoe je wilt journaliseren.

Verbijzonderen

Je kunt de kosten tijdens het journaliseren verbijzonderen en verdelen volgens een groot aantal methoden. Op deze wijze kun je de kosten precies daar laten drukken waar ze worden gemaakt. Standaard verbijzondert Profit Payroll de kosten op:

Werkgever
Medewerker
Organisatorische eenheid
Functie

Profit legt deze gegevens standaard vast in de journaalposten, ook als je deze niet gebruikt voor de verbijzondering.

Profit legt de functie standaard vast per journaalpost, ook als je hier niet op verbijzondert.

Automatisch journaliseren

Bij de integratie met Profit Financieel bepaal je per werkgever of Profit de salarisverwerking automatisch journaliseert of dat je dit na het accorderen handmatig uitvoert.

Als je de journaalposten wilt overzetten naar een andere omgeving, dan moet worden voldaan aan twee voorwaarden:

De exportdefinitie is ingesteld op Profit integratie.
Financieel zit in de licentie.

Inrichten

Wij raden aan om de journalisering in te richten voor de eerste verloning van de werkgever in Profit.

Journaliseren werkgever inrichten:

Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
Open de eigenschappen van de werkgever.
Ga naar het tabblad: Journalisering.
Vink Niet journaliseren uit.
Selecteer de Journaalstructuur.
Dit leg je niet tijdsafhankelijk vast. Als je een wijziging doorvoert, dan initieer je daarna een handmatige TWK om de wijziging met terugwerkende kracht in te laten gaan.
Selecteer de voorkeursinstelling bij Journaalposten volgens.
Dit is de gewenste voorkeursinstelling voor de journaalpostrapporten.
Selecteer de exportdefintie.
Als je de loonjournaalposten wilt journaliseren naar Profit Financieel, selecteer je Profit integratie. Als je gebruik maakt van een extern softwarepakket, dan exporteer je een bestand. Hiervoor geef je bij Naam journaalpostbestand de locatie en de bestandsnaam op.
Selecteer Rekening bij Journaalpostindeling. Je kiest voor Rekening i.p.v. Rekening-tegenrekening omdat Rekening-tegenrekening wordt samengesteld aan de hand van de werkelijke journaalposten die altijd bestaan uit 2 regels (één regel voor het debet bedrag, en één regel voor het credit bedrag). Bij dit samenstellen is niet te garanderen dat die weergave altijd aansluit bij de werkelijke Rekening output/weergave.
Bepaal of Profit verbijzondert op kostenplaats en kostendrager.
Als je de velden Verbijzonderen per kostenplaats en Verbijzonderen per kostendrager aanvinkt, kun je na het opnieuw openen van de eigenschappen van de werkgever, kostenplaatsen en kostendragers toevoegen op de gelijknamige tabbladen.

Let op:

De kostenplaats is in Profit HRM géén afdeling. Voor de afdeling gebruik je organisatorische eenheid. Dit is een bouwsteen van het organigram. Gebruik de kostenplaats daarom voor een andere verbijzondering, bijvoorbeeld naar regio, product, budgetcode, etc.
Vink Journaliseren bij accorderen aan.
Profit journaliseert de salarisverwerking tijdens het accorderen.
Klik op: Opslaan en sluiten.

Verbijzondering werkgever inrichten

Per werkgever koppel je per verbijzondersas de verbijzondering. De verbijzonderingsas activeer je in de financiële administratie (als je journaliseert naar een Profit-omgeving/administratie) en de kostenplaatsen leg je vast. Bij bijvoorbeeld verbijzondering naar organisatorische eenheid moeten de codes uit het organigram bekend zijn in Profit Financieel.

Je hebt in totaal zeven mogelijkheden om te verbijzonderen, maar Profit Financieel beschikt over vijf verbijzonderingsassen. Dit betekent dat je maximaal vijf van de bovenstaande mogelijkheden tegelijk kunt gebruiken. Standaard verbijzondert Profit naar vier assen, je kunt daardoor kiezen uit één extra as.

Verbijzondering vindt alleen plaats voor zover de grootboekrekeningen hiervoor zijn ingericht in het rekeningschema. Je kunt per grootboekrekening bepalen of je verbijzondert naar functie, organisatorische eenheid, kostenplaats en/of kostendrager.

Verbijzondering werkgever inrichten:

Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
Open de eigenschappen van de werkgever.
Ga naar het tabblad: Journalisering.
Selecteer de verbijzonderingsassen.
Vul de voorkeur dagboek in.
Profit neemt deze waarde over bij het toevoegen van een nieuwe salarisverwerkingsplanregel.
Klik op: Opslaan en sluiten.

Zie ook

Verbijzondering inrichten in Profit Financieel

Naar een andere omgeving en administratie

Je kunt alleen journaliseren naar een andere omgeving, als gebruik wordt gemaakt van de exportdefinitie Profit integratie en Financieel in de licentie zit.

Let op:

De rekeningnummers die je gebruikt, moeten aanwezig zijn in de andere omgeving.

Journaliseren inrichten:

Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
Open de eigenschappen van de werkgever.
Ga naar het tabblad: Journalisering.
Vink Journaalposten naar andere omgeving aan.
Selecteer de omgeving.
Als je geen omgeving kunt selecteren, dan heb je de instellingen van het journaliseren nog niet correct ingericht.
Selecteer de administratie.
Klik op: Opslaan en sluiten.

Per werkgever journaliseren naar andere administratie

Je bepaalt per werkgever naar welke administratie binnen de omgeving Profit de journaalposten overzet.

Voorbeeld:

Sommige organisaties journaliseren werkgevers gescheiden van elkaar in aparte administraties. Per werkgever is dan een administratie toegevoegd in Profit Financieel en koppel je deze administraties onder de eigenschappen van de werkgevers. Op deze manier journaliseert Profit per werkgever naar een administratie en houd je per werkgever de journaalposten inzichtelijk in de financiële administratie.