Inschrijfformulier toevoegen

Je voegt een inschrijfformulier toe als de bezoekers een zich via een invulformulier ergens voor inschrijft, bijvoorbeeld voor een evenement of een cursus.

Voor het direct inschrijven van een anonieme deelnemer op een cursus is een apart inschrijfformulier.

Invulformulier toevoegen:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Invulformulier / Invulformulier.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul de Omschrijving van het nieuwe formulier. Dit is de titel.
4. Selecteer het type Registreren algemeen of Inschrijven algemeen.

   Ben je bezig met een inschrijfformulier voor een cursus? Zie dan deze helppagina.

5. Selecteer een Vervolgpagina.

   Profit start deze vervolgpagina nadat de bezoeker het formulier heeft ingevuld. Je kunt altijd een andere vervolgpagina selecteren.

6. Selecteer Captcha toepassen als je wilt dat de gebruiker eerst enkele afgebeelde woorden intypt. Hiermee toets je of er een persoon achter het scherm zit.

   De tool verschijnt alleen als Captcha is ingericht voor de site waar het invulformulier wordt toegepast.

7. Vink Dossieritem insturen bij verzenden formulier aan als je het formulier wilt opslaan in het dossier van een persoon of organisatie. Het type dossieritem moet aanwezig zijn! Bij het type dossieritem moet je Beschikbaar voor invulformulieren activeren. Als je wilt dat de bezoeker een bijlage mee kan sturen met het formulier moet je ook Bestand koppelen aanvinken!

   Meer informatie:  type dossieritem

   Je kunt het ingevulde formulier opslaan in het dossier van een persoon of organisatie. Dit kan alleen als aan het invulformulier een type dossieritem is gekoppeld.

   Uitzondering hierop is een invulformulier van het type Inschrijven cursus. Voor dit invulformulier is een standaard type dossieritem Anonieme cursusinschrijving OutSite (Profit) beschikbaar. Aan dit type dossieritem is de workflow Cursusinschrijving gekoppeld.

   Type dossieritem geschikt maken voor invulformulier:

   1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
   2. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
   3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
   4. Vink Beschikbaar voor invulformulieren aan.
   5. Vink Bestand koppelen aan als je wilt toestaan dat aan het invulformulier een bijlage toegevoegd wordt.
   6. Ga naar het tabblad: Bestemming.
   7. Controleer of minstens één bestemming van het dossieritem op Optioneel staat (de instelling Verplicht of Eén van deze verplicht is niet toegestaan bij invulformulieren).

      Als je een bestemming inschakelt, kan in een dossieritem in het betreffende dossier geplaatst worden. Stel je bijvoorbeeld Organisatie/persoon in als optioneel, dan kan een nieuw dossieritem vastgelegd worden bij een organisatie of persoon.

      

   8. Klik op: Opslaan en sluiten.
   1. Selecteer het type dossieritem dat ingestuurd moet worden.
   2. Selecteer eventueel een kenmerkcombinatie als die bestaat, waarmee een workflow wordt gestart.
   3. Vul een omschrijving voor het dossieritem in. Deze omschrijving zie je terug in alle door de klant ingestuurde formulieren. Hierop kun je ook filteren.
   4. Selecteer bij Bijlage of een bijlage toegestaan of verplicht is. Standaard is geen bijlage toegestaan.
   5. Meer informatie: bijlage toegestaan

      Aan een ingevuld formulier kan een bijlage toegevoegd worden. Dit kun je toestaan of zelfs verplicht maken.

      Met een bijlage kan een bezoeker snel en makkelijk informatie toevoegen, zoals afbeeldingen, Office-documenten of pdf-bestanden.

      Of een bijlage toegevoegd kan worden bij het invulformulier stel je in bij het type dossieritem en in het invulformulier.

      De maximale bestandsgrootte en de mogelijke bestandstypen voor een bijlage zijn bij het invulformulier hetzelfde als bij de bijlage bij een dossieritem.

      Raadpleeg/stel het type dossieritem in:

      Bij het type dossieritem moeten de velden Beschikbaar voor invulformulieren en Bestand koppelen aan staan.

      Controleer het gekoppelde type dossieritem.

      Je kunt het ingevulde formulier opslaan in het dossier van een persoon of organisatie. Dit kan alleen als aan het invulformulier een type dossieritem is gekoppeld.

      Uitzondering hierop is een invulformulier van het type Inschrijven cursus. Voor dit invulformulier is een standaard type dossieritem Anonieme cursusinschrijving OutSite (Profit) beschikbaar. Aan dit type dossieritem is de workflow Cursusinschrijving gekoppeld.

      Type dossieritem geschikt maken voor invulformulier:

      1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
      2. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
      3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
      4. Vink Beschikbaar voor invulformulieren aan.
      5. Vink Bestand koppelen aan als je wilt toestaan dat aan het invulformulier een bijlage toegevoegd wordt.
      6. Ga naar het tabblad: Bestemming.
      7. Controleer of minstens één bestemming van het dossieritem op Optioneel staat (de instelling Verplicht of Eén van deze verplicht is niet toegestaan bij invulformulieren).

         Als je een bestemming inschakelt, kan in een dossieritem in het betreffende dossier geplaatst worden. Stel je bijvoorbeeld Organisatie/persoon in als optioneel, dan kan een nieuw dossieritem vastgelegd worden bij een organisatie of persoon.

         

      8. Klik op: Opslaan en sluiten.

      Bijlage toevoegen aan invulformulier toestaan/verplicht maken:

      1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Invulformulier / Invulformulier.
      2. Open de eigenschappen van het invulformulier.
      3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
      4. Vink Dossieritem insturen bij verzenden formulier aan.
      5. Selecteer bij Type dossieritem het type dossieritem waarbij het mogelijk is een bestand te koppelen.

         Als het mogelijk is een bestand te koppelen, kun je het veld Bijlage wijzigen.

      6. Selecteer Mogelijk bij invulformulier of Verplicht bij invulformulier bij Bijlage. Een bijlage is in eerste instantie niet toegestaan.
      7. Klik op: Opslaan en sluiten.

8. Klik op: Volgende.
9. Selecteer hoe de persoonsgegevens ingevuld worden. Je kunt kiezen uit:
   1. Niet overnemen, altijd handmatig invullen: dit kun je gebruiken om de gegevens van iemand anders in te vullen, bijvoorbeeld om hem in te schrijven voor een cursus.
   2. Overnemen van ingelogde bezoeker (invullen voor ander toestaan): dit kun je gebruiken als het waarschijnlijk is dat iemand zijn eigen gegevens wil opgeven, maar ook de gegevens van iemand anders mag invullen, bijvoorbeeld: Geef het bedrijf op voor de AFAS Awards.
   3. Overnemen van ingelogde bezoeker als vaste waarde: dit selecteer je als de ingelogde gebruiker alleen zijn eigen gegevens mag invullen, zoals: Geef je mening over de website.
10. Vul tekst in voor de verzendknop van het formulier, bijvoorbeeld Ja ik doe mee!

    Na het opslaan van het formulier kun je de eigenschappen openen en per taal een afwijkende tekst invullen.

11. Klik op: Voltooien.

    Profit opent nu automatisch de Management Tool. Profit voegt voor ieder invulformulier automatisch een tabblad toe in de Management Tool gelijk aan de naam van het invulformulier. Je kunt dus per invulformulier tabbladen toevoegen en vrije velden toekennen. Je kunt de vrije velden definiëren bij de tabel Invulformulier. Deze velden zijn beschikbaar voor alle invulformulieren, zodat je één veld kunt hergebruiken.

    Meer informatie: Tabbladen toevoegen en vrije velden toekennen

    Je kunt zelf via de eigenschappen van het invulformulier verschillende vaste velden op het invulformulier zetten. Deze gegevens kun je gebruiken om een persoon/organisatie/contact te matchen en/of automatisch aan te maken. Daarnaast kun je via de Management Tool vrije velden toevoegen aan het formulier. Deze worden niet automatisch in het proces verwerkt.

    Profit voegt voor ieder invulformulier automatisch een tabblad toe in de Management Tool gelijk aan de naam van het invulformulier. Je kunt dus per invulformulier tabbladen toevoegen en vrije velden toekennen.

    De vrije velden kun je definiëren bij de tabel [Invulformulier]. Deze velden zijn beschikbaar voor alle invulformulieren, zodat je één veld (zoals bij AFAS het veld Aantal medewerkers) kunt hergebruiken. Omdat de vrije velden van alle invulformulieren op één plaats worden gedefinieerd kan het zijn dat er (na verloop van tijd) een grote hoeveelheid vrije velden aanwezig is die lastig te beheren is.

    Bedenk van te voren goed welke velden je wilt gebruiken en waar hergebruik van velden mogelijk is. Standaardisatie in gevraagde velden is belangrijk! Probeer bijvoorbeeld te voorkomen dat je in het ene formulier vraagt om een Volledige naam en in het andere formulier om een losse voor- en achternaam.

    Vaste velden toevoegen aan invulformulier:

    1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Invulformulier / Invulformulier.
    2. Open de eigenschappen van het invulformulier.
    3. Klik op: Acties / Management tool.
    4. Ga naar het tabblad: Tabbladen van 'Naam invulformulier.
    5. Klik op: Nieuw.
    6. Vul de naam van het tabblad in.
    7. Selecteer een vast veld en sleep dat met de > naar het vak Velden op tabblad.
    8. Herhaal dit voor alle velden die je op het tabblad wilt plaatsen.

       Let op:

       De tabbladen bepalen de indeling van het formulier. Heb je drie tabbladen, dan heeft het formulier ook drie gedeelten met de velden die je op de betreffende tabbladen geplaatst hebt. Tabbladen zijn daarom een goed middel om de pagina overzichtelijk te houden.

       Denk goed na over de velden die de sitebezoeker moet invullen. Door de juiste velden te gebruiken, legt de gebruiker zelf alle gegevens vast die nodig zijn. Hiermee voorkom je dat je achteraf te bezoeker moet nabellen of dat je zelf gegevens dubbel moet invoeren.

       Het kan zinvol zijn om de adresgegevens zowel voor organisatie (van de bezoeker) als de persoon vast te leggen. Als je de bezoeker alleen als persoon vastlegt in Profit, zijn de adresgegevens namelijk ook op persoonsniveau al ingevuld. Als de adresgegevens alleen bij de organisatie zijn vastgelegd terwijl je in Profit een persoon wilt vastleggen, dan moet je de adresgegevens nog handmatig bij de persoon invullen.

    9. Klik op: Voltooien.

       Voeg eventueel nog een tabblad toe.

    Vrije velden toevoegen aan invulformulier:

    1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Invulformulier / Invulformulier.
    2. Open de eigenschappen van het invulformulier.
    3. Klik op: Acties / Management tool.
    4. Ga naar het tabblad: Velden in het rechterscherm van de Management Tool.
    5. Klik op: Nieuw.
    6. Selecteer het Veldtype. De keuze voor het juiste veldtype is cruciaal, want dit bepaalt wat je kunt gaan vastleggen in de database.  Bij een J/N-nee veld bijvoorbeeld, krijgen de gebruikers een vinkveld te zien dat op ja (aangevinkt) of nee (niet aangevinkt) kan staan.
    7. Vul het Label en de Kolomtekst in. Het label is bestemd voor het eigenschappenvenster, de kolomtekst is voor de weergave. Probeer de kolomtekst kort te houden, dit komt de overzichtelijkheid van de weergave ten goede.

       Let op: 

       De naam van een vrij veld mag niet eindigen op een koppelteken (liggend streepje).

    8. Vul altijd een tooltip in. Dit is een toelichting voor gebruikers die zij kunnen opvragen met F12.
    9. Vul de velden in. De overige velden zijn afhankelijk van het eerder geselecteerde Veldtype.
    10. Klik op: Voltooien.

        Profit start de wizard direct weer op, zodat je het volgende veld kunt toevoegen.

        Ga door met het volgende veld of klik op Annuleren als je klaar bent.

        Je kunt de velden nu toevoegen aan het tabblad dat voor het invulformulier is toegevoegd. Behalve de vrije velden kun je ook vaste velden toevoegen op het vrije tabblad.

    Vrije velden verplicht maken:

    Voor het matchen van gegevens van het invulformulier is het noodzakelijk dat bezoekers hun achternaam of bedrijfsnaam invullen. Je kunt deze velden verplicht maken.

    1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Invulformulier / Invulformulier.
    2. Open de eigenschappen van het invulformulier.
    3. Klik op: Acties / Management tool.
    4. Ga naar het tabblad: Context (in het rechterscherm van de Management Tool).
    5. Open de eigenschappen van het veld Uw organisatie.
    6. Ga naar het tabblad:: Beheerdersinstellingen.
    7. Vink Verplicht aan.
    8. Klik op: Opslaan en sluiten.
    9. Open de eigenschappen van het veld Uw naam.
    10. Vink Verplicht aan.
    11. Klik op: Opslaan en sluiten.
12. Log in en start Sitebeheer.
    1. Open de site.
    2. Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
    3. Klik op: Opslaan en sluiten.
    4. Klik rechtsboven op de gebruikersnaam.

       

    5. Klik op: Sitebeheer.

13. Voeg een menu-item, banner of link toe naar het inschrijfformulier.