Gebruikers bij dossieritem

Een dossieritem heeft een weergave met gebruikers van het dossieritem. In deze weergave zie je het veld Workflowmanager. Voor meer inzicht is het aan te raden een nieuwe weergave te maken en het veld Beoogde gebruiker toe te voegen.

Een workflowtaakmanager kan rechten hebben op een taak. Daarnaast heeft een taak altijd een bestemming, bijvoorbeeld een gebruikersgroep of een leidinggevende. In de workfloweditor kan bij de bestemming het veld Tonen in takenlijst aangevinkt zijn, dan ziet bijvoorbeeld de leidinggevende de betreffende taak in het overzicht Mijn taken in InSite.

De velden Workflowmanager en Beoogde gebruiker worden als volgt gebruikt:

• De gebruiker is de bestemming en Tonen in takenlijst is aangevinkt

  De gebruiker moet de taak afhandelen. Daarom is Beoogde gebruiker aangevinkt en Workflowmanager is uitgevinkt.

• De gebruiker is de bestemming en Tonen in takenlijst is NIET aangevinkt

  In deze situatie heeft de gebruiker eigenlijk de rol van workflowtaakmanager. De taak wordt niet bij Mijn taken getoond, maar de gebruiker heeft wel rechten op de taak. Daarom is Workflowmanager aangevinkt en Beoogde gebruiker is uitgevinkt.

• Gebruiker is workflowtaakmanager maar is NIET bestemming van de taak

  Workflowmanager is aangevinkt en Beoogde gebruiker is uitgevinkt.

• Gebruiker is workflowtaakmanager EN bestemming van de taak
  • Indien 'Tonen in takenlijst' aangevinkt is, is Beoogde gebruiker aangevinkt.
  • Indien 'Tonen in takenlijst' niet aangevinkt is, is Workflowtaakmanager aangevinkt.

Aandachtspunten:

• Wanneer de beoogde gebruiker van de taak geblokkeerd is en de taak dus niet kan uitvoeren, dan kan de Workflowmanager de taak afhandelen.
• Wanneer de bestemming van de taak echter ''Medewerker'' is en er is een ''Verantwoordelijke'' gekoppeld aan het dossieritem, dan wordt de verantwoordelijke gebruiker de ''Beoogde'' gebruiker van de taak.
• Is er geen ''Verantwoordelijke'' gekoppeld aan het dossieritem (of is deze ook geblokkeerd) én kan er geen geldige ''Workflowmanager'' gevonden worden (omdat deze niet is ingesteld in de Workflow of ook geblokkeerd is/zijn), dan kan er geen geldige gebruiker voor de taak gevonden worden en dan is het tabblad Gebruikers leeg. In deze situatie kan het dossieritem door niemand worden afgehandeld. Je kunt het meegeleverde signaal Workflowtaken zonder gebruikers (Profit) gebruiken om hiervoor signalen te ontvangen.
• Er geldt een uitzondering voor de rol Instuurder van de workflow. De rol Instuurder geeft de gebruiker toegang tot het dossieritem via InSite EN via OutSite, als de gebruiker (gekoppeld aan de Instuurder) toegang heeft tot beide portals. OutSite kent echter geen workflowtaakmanagers. Daarom zal in deze situatie het veld Workflowtaakmanager uitgevinkt zijn, OOK als de instuurder op basis van de bovenstaande regels wel workflowtaakmanager is.