Workflowtaken en -acties met conditie (voorbeeld)

Je kunt een workflow toevoegen waarbij je condities vastlegt. Hierdoor kun je ervoor zorgen dat de workflow, afhankelijk van de conditie, op verschillende manieren wordt afgehandeld.

Lees eerst de aandachtspunten door.

Voorbeeld: Workflow met condities toevoegen

Je wilt de workflow voor declaraties optimaliseren, zodat op basis van de hoogte van de declaratie wordt bepaald hoe de workflow wordt afgehandeld:

• < € 25: de declaratie wordt automatisch geaccordeerd.
• € 25 t/m € 100: de leidinggevende accordeert de declaratie.
• > € 100: Afdeling Controlling accordeert de declaratie.

  

Stap 1: Gegevensverzameling toevoegen

1. Open Profit.
2. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
3. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
4. Ga naar het tabblad: Workflows.
5. Open de eigenschappen van de workflow.

   Het is de bedoeling om een nieuwe declaratie correct af te handelen op basis van het declaratiebedrag, hiervoor moet het onderstaande gedeelte worden aangepast.

   

   Je voegt de condities toe aan de start van de workflow.

6. Klik op: de start van de workflow, in dit voorbeeld Medewerker declaratie.

   Je opent nu de algemene eigenschappen van de workflow.

   Een conditie is altijd gebaseerd op een bepaalde veldwaarde. Daarom moet je eerst de gegevensverzameling toevoegen waarin dit veld voorkomt.

   In ons voorbeeld gebruiken we de gegevensverzameling Mutatie medewerker/declaratie, deze is al aanwezig.

   

7. Selecteer een gegevensverzameling waar de velden in zitten waarvoor je een conditie wilt toevoegen, in dit voorbeeld Mutatie Medewerker/declaratie.
8. Klik op: Voltooien.

Stap 2: Condities aanmaken

1. Je voegt de velden voor de conditie toe aan de velden in gegevensverzameling. In dit voorbeeld willen we een conditie toevoegen op het declaratiebedrag. In de gegevensverzameling is dit het veld TotaalBedrag.

   Wijzig de naam van het veld TotaalBedrag in Declaratiebedrag.

   

2. Klik op: Voltooien.
3. Maak een conditie aan.

   

4. Pas de omschrijving aan in Declaratie laag (< € 25).
5. Ga naar het tabblad: Gegevensverzamelingen.
6. Open de eigenschappen van Mutatie Medewerker/declaratie.
7. Leg het filter Declaratiebedrag < 25 vast.

   

8. Klik op: Opslaan en sluiten.
9. Voeg nog een conditie toe voor het goedkeuren door de leidinggevende.
10. De omschrijving is Declaratie (€ 25 - <= € 100).
11. Het filter ziet er als volgt uit:

    

12. Klik op: Opslaan en sluiten.
13. Voeg ten slotte de conditie toe voor het goedkeuren door de directie.
14. De omschrijving is Declaratie hoog (> € 100).
15. Het filter ziet er als volgt uit:

    

Stap 3: Conditie koppelen aan actie

De condities voor het goedkeuren van de declaratie koppel je aan de juiste actie. In dit voorbeeld is dit de actie Akkoord. .

1. Klik op de actie: Akkoord.
2. Wijzig de omschrijving in Goedkeuren.
3. Vul (eventueel) de toelichting in die je aan de gebruiker wilt tonen als hij op deze actie klikt.
4. Selecteer <Einde workflow> bij Vervolgtaak.

   Als de declaratie automatisch wordt goedgekeurd is deze aanvraag direct gereed.

5. Selecteer Conditioneel (zonder rechten op taak) bij Naar vervolgtaak als.

   Afhankelijk van een conditie gaat de workflow automatisch naar het einde van de workflow.

6. Selecteer Declaratie laag <€ 25 bij Conditie.

   

Stap 4: Conditie koppelen aan taak

De bestemming van de taak (wie moet de declaratie beoordelen) is afhankelijk van de conditie. Je legt dit vast via een conditionele bestemming bij de juiste workflowtaak. In dit voorbeeld is dit de taak Beoordelen.

1. Klik op: Beoordelen.
2. Vul (eventueel) de toelichting van de taak in.
3. Klik op: Onderhouden bij Taak bestemd voor.

   Als de declaratie < € 25 is wordt deze automatisch goedgekeurd. Dit leg je als volgt vast:

4. Plaats de groep Instuurder in het kader Bestemd voor.

   Je kiest hier voor Instuurder omdat de taak alleen bij de instuurder staat. Deze taak wordt automatisch goedgekeurd.

   Stel dat je Alle Profit gebruikers selecteert, en de taak kan niet automatisch uitgevoerd worden, dan staat de taak bij iedereen in zijn lijstje en mag iedereen de taak afhandelen.

5. Selecteer de conditie Declaratie laag.

   Als de declaratie tussen de € 25 en € 100 is beoordeelt de leidinggevende de declaratie.

6. De groep Leidinggevenden - instuurder staat al in het kader Bestemd voor.
7. Selecteer de conditie Declaratie € 25 - <= € 100.

   Declaraties van meer dan € 100 worden beoordeeld door de directie.

8. Plaats de gebruikersgroep Controlling in het kader Bestemd voor.
9. Selecteer de conditie Declaratie hoog > € 100.

   

10. Klik op: Opslaan en sluiten.