Aandachtspunten bij conditionele workflows

Bij het toevoegen van conditionele workflows moet je met een paar dingen rekening houden.

Condities maak je per workflow, je kunt ze niet exporteren of kopiëren naar een andere workflow.

Condities moeten het werk eenvoudig maken, niet moeilijker. Je moet bijvoorbeeld niet de functionaliteit 'Verantwoordelijkheden' nabouwen in een conditie.

Zichtbaarheid actie

De workflowactie waarop de conditie staat, moet zichtbaar zijn. Dit geldt ook als de actie conditioneel direct wordt doorgezet.

Bij acties in InSite moet de actie zichtbaar zijn in InSite en bij acties in OutSite moet de actie zichtbaar zijn in OutSite.

Een workflow kan overgaan van zichtbaar in InSite/OutSite naar alleen zichtbaar in InSite. In die situatie stel je de actie met de conditie in als zichtbaar in InSite/OutSite.

Controle op conditie

Een conditie zal dagelijks één keer gecontroleerd worden, als je het type conditie Conditioneel (via geplande taak) gebruikt en hiervoor een geplande taak inricht. Hiermee voorkom je dat een conditie niet wordt uitgevoerd (nadat deze eenmaal is uitgevoerd) en dat dossieritems blijven "hangen" in de workflow.

Een conditie van het type Conditioneel (via geplande taak) meerdere keren per dag gecontroleerd worden. Je kunt kiezen voor 1x per uur of maximaal vier tijdstippen op de dag. Je stelt de frequentie in in de geplande taak.

Voorbeeld: 

Je kunt een actie niet conditioneel laten afhandelen na een bepaalde datum, of als achteraf is voldaan aan de conditie.
Op het moment dat je een workflow doorzet naar deze taak, voldoet de workflow aan de conditie en kan Profit deze actie uitvoeren. Voldoet deze niet of nog niet, dan zal de conditie nooit meer zijn werk doen.

Je kunt bijvoorbeeld dus niet 'Ter informatie taken' of 'Ter informatie afhandel taken' na een bepaalde tijd automatisch afhandelen.

Je voorkomt dit door een conditie van het type Conditioneel (via geplande taak) te gebruiken.

Condities op zichtbaarheid van acties, of bestemming worden altijd gecontroleerd, hiervoor is de geplande taak niet nodig.

Als je de bovenstaande werkwijze NIET gebruikt, dan controleert Profit een conditie op een actie maar één keer, namelijk alleen op het moment dat de workflow wordt doorgezet naar de taak.

Condities op (lege) datumvelden

Het filteren op datumvelden kan iets anders werken dan je gewend bent bij het filteren in een weergave.

Gebruik bij condities op datum altijd het standaard datumformaat, niet een aangepast formaat zoals het lange datumformaat.

Als je filtert met de tag <[vandaag] voldoen namelijk alle datums voor de huidige datum aan het filter EN alle datumvelden die geen datum bevatten. Je kunt dit voorkomen met de tag [Is niet leeg].

Conditionele afhandeling in combinatie met reactie verplicht

Bij het maken van een workflow mag de combinatie van een conditionele actie en reactie verplicht op diezelfde actie niet voorkomen. Bij conditioneel afhandelen kan immers geen reactie worden ingevuld.

Als deze combinatie toch bestaat in een workflow, dan zal bij het publiceren van de workflow in de workfloweditor de volgende melding verschijnen: Bij actie 'XXXXX' is reactie geven verplicht, terwijl deze conditioneel wordt afgehandeld."

Krijg je deze melding, kijk bij de actie dan naar de volgende instellingen.

Je kunt dit oplossen door bij de taken waarbij het bovenstaande voorkomt, een actie toe te voegen die conditioneel wordt afgehandeld (zonder de reactie verplicht te stellen). De originele actie mag dan niet conditioneel worden afgehandeld. Test de workflow en kijk of deze goed doorloopt, zonder dat de workflow ergens stopt door een onjuiste inrichting.

Conditie die geen filter bevat

Het is mogelijk om een conditie vast te leggen zonder filter. We hebben geconstateerd dat in sommige situaties aan de conditie voldaan wordt en in andere situaties niet. Dit speelt sinds Profit 1. Hierbij geldt het volgende:

• Je gebruikt Profit 2

  Dit inconsistente gedrag is alleen zichtbaar als de workflow daadwerkelijk wordt uitgevoerd in InSite, OutSite of Pocket. Bij het testen van een workflow (dit is nieuw in Profit 3), doet het inconsistente gedrag zich niet voor.

• Vanaf Profit 3

  Vanaf Profit 3 zal altijd voldaan worden aan een conditie als deze geen filters heeft. Als je een workflowconditie zonder filters hebt, controleer dan de werking na de overgang op Profit 3.

Condities en workflows die worden ingestuurd met een Connector

Ook voor condities en workflows die worden ingestuurd met een connector geldt dat de gebruiker, die de dossieritems instuurt met de Connector, rechten moet hebben op de taak waar acties op staan met condities.

Dossieritems via een signaal versus handmatig ingestuurde dossieritems

Je hebt een type dossieritem, die via signalen een workflow kunnen starten maar die je ook handmatig in kunt sturen. Hoe kan je hierin onderscheid maken qua condities?

Voorbeeld: 

Je wilt bijvoorbeeld dat de instuurder bij een handmatig ingestuurd dossieritem een taak terugkrijgt, maar bij een workflow door middel van een signaal niet.

Maak een vrij veld aan bij het type dossieritem en vul deze in het signaal met de vaste waarde Aangevinkt. In de workflow kan je hier dan rekening mee houden.

Maak een conditie aan op het vrije veld. Als het vrije veld in de conditie is gevuld met JA, dan kan de actie Afhandelen via signaal automatisch worden uitgevoerd.

Als het vrije veld in de conditie is gevuld met NEE, dan kunnen de acties Akkoord, afhandelen en Niet akkoorrd handmatig worden uitgevoerd via de workflow.