Inkoopaanvraag via OCI-koppeling met inkooporder zonder XML inrichten
Als je medewerkers via de OCI-koppeling wilt laten bestellen op de website van de inkooprelatie waarvan Profit dan inkoopaanvragen maakt, moet je dit eerst inrichten.
Hieronder vind je de beschrijving voor als je via e-mail en pdf de uit de inkoopaanvraag voortgekomen inkooporder verstrekt. Zie voor de inrichting van de inrichting bij XML-inkooporders de andere beschrijving.
Je kunt OCI-koppelingen maken voor o.a.: ARP, Best Deal, Bidfood, BuyITDirect, Distrivers, Lyreco, Manutan, Medeco en Technische Unie. Je kunt ook kleinere inkooprelaties die geen eigen gecertificeerde koppeling hebben, koppelen via de OCI-definitie genaamd Profit, op voorwaarde dat ze zich aan de Profit-standaard willen conformeren.
|
Inhoud |
Autoriseren
Voor OCI moet je de menukeuze, de acties en tabbladen autoriseren. Bovendien kun je een gegevensfilter instellen op OCI-profielen, als dat bij jullie nodig is.
Richt de autorisatie van dit onderdeel in, zodat de juiste gebruikers toegang hebben tot de benodigde functies en gegevens.
Autorisatie Profit inrichten:
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
- Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
- Selecteer de te autoriseren groep.
- Ga naar het tabblad: Menu.
- Autoriseer menukeuze: Algemeen / Ordermanagement / Beheer / Inrichting / OCI-profiel.
- Ga naar het tabblad: Autorisatie.
- Autoriseer de acties en tabbladen:
- Ga naar het tabblad: Onderhoud filters.
- Selecteer Ordermanagement - OCI-profielen bij Filtertype.
- Stel eventueel filters in. Standaard staat het filter op volledige toegang. Dit geldt alleen voor de weergave in InSite.
- Klik op: Sluiten.
InSite inrichten
- Voeg het pagina-onderdeel OCI-profielen toe.
De pagina Inkoopaanvraag moet toegevoegd zijn in InSite.
- Autoriseer de pagina's.
Zie ook:
Contact opnemen met leverancier
Per inkooprelatie met wiens webshop je gaat koppelen via OCI voeg je minstens één OCI-profiel toe. Dat mogen er ook meerdere per inkooprelatie zijn, bijvoorbeeld één voor iedere vestiging die je hebt, of per groep producten.
Neem contact op met de inkooprelatie:
- Voeg de inkooprelatie toe in Profit als dit nog niet is gebeurd. Bijvoorbeeld Manutan.
- Neem contact om met je inkooprelatie.
Zonder contact met de inkooprelatie zul je het profiel niet in kunnen vullen!
Van de inkooprelatie zul je de Gebruikersnaam en Wachtwoord ontvangen voor toegang tot de webshop.
- Laat, als er al inloggevens bestaan voor inloggen op de webshop van de inkooprelatie, controleren of deze ook gaan werken voor de OCI-koppeling.
Het kan zijn dat de leverancier in zijn systeem nog aanpassingen moet doen om de OCI-koppeling met jouw organisatie goed te laten werken.
Als je de inkooporder via XML-order naar de inkooprelatie verstuurt, kan het zijn dat je van hen ook een Gebruikersnaam export en het Wachtwoord ontvangt.
Bij een zelfgemaakte OCI-koppeling lees je hier meer over hoe je de gegevens samenstelt.
OCI-profiel inrichten
Per inkooprelatie met wiens webshop je gaat koppelen via OCI leg je minstens één OCI-profiel vast. Dat mogen er ook meerdere per inkooprelatie zijn, bijvoorbeeld één voor iedere vestiging die je hebt, of per groep producten.
Inkooprelatie toevoegen
- Voeg de inkooprelatie toe in Profit als dit nog niet is gebeurd. Bijvoorbeeld Manutan.
Neem contact op met de inkooprelatie
Neem contact om met je inkooprelatie.
Van hen zul je de Gebruikersnaam en Wachtwoord ontvangen voor toegang tot de webshop. Het kan zijn dat de leverancier in zijn systeem nog aanpassingen moet doen om de OCI-koppeling met jouw organisatie goed te laten werken.
Als je de inkooporder via XML-order naar de inkooprelatie verstuurt, kan het zijn dat je van hen ook een Gebruikersnaam export en het Wachtwoord ontvangt. Bij een zelfgemaakte OCI-koppeling lees je hier meer over hoe je de gegevens samenstelt.
OCI-profiel toevoegen
Bij OCI-profiel koppel je de inkooprelatie. Profit wijzigt automatisch de verstrekkingswijze bij de inkooprelatie.
- Ga naar: Ordermanagement / Beheer / Inrichting / OCI-profiel.
- Klik op: Nieuw.
- Selecteer bij Inkooprelatie de inkooprelatie met wie je de OCI-koppeling wilt vastleggen.
- Wijzig de Omschrijving. Deze omschrijving zie je terug in InSite als je moet selecteren welke definitie geldt.
Profit zal standaard de naam van de inkooprelatie overnemen naar de omschrijving. Je kunt echter meerdere OCI-profielen per inkooprelatie hebben. Het is daarom verstandig een onderscheidende omschrijving te hebben.
Je voegt bijvoorbeeld één profiel per vestiging in. Vul dan als omschrijving Manutan Amsterdam en bij een volgende Manutan Utrecht in zodat de gebruiker eenvoudig een keuze kan maken.
- Selecteer bij OCI-definitie de definitie die bij de inkooprelatie hoort.
Een OCI-definitie is een per inkooprelatie gecertificeerde koppeling met AFAS die een beschrijving van de velden bevat.
Let op:
Als je een meegeleverde OCI-definitie selecteert van een inkooprelatie, worden de gegevens automatisch gevuld. Deze gegevens kun je niet wijzigen.
Bij het selecteren van de standaard OCI-definitie Profit moet je zelf alle gegevens van het profiel invullen. Deze definitie is bedoeld voor kleinere inkooprelaties die geen eigen gecertificeerde koppeling hebben, maar zich aan de Profit-standaard willen conformeren.
Een OCI-definitie bevat een importdefinitie en een exportdefinitie. In de importdefinitie staat hoe Profit het OCI-bericht van de inkooprelatie verwerkt tot artikelen, eenheden en inkoopaanvraagregels. In de exportdefinitie staat de opbouw van de ‘XML-order’ (de digitale inkooporder) die Profit verstrekt aan de inkooprelatie.
- Klik op: Volgende.
- Vul, als je de Profit-OCI-definitie aan het inrichten bent, de Productie-URL (verplicht) en de Test-URL (optioneel) in. Voor deze definitie moet je de gegevens van de inkooprelatie ontvangen.
Voor de OCI-definities per inkooprelatie hoef je niets in te vullen, Profit levert deze gegevens standaard mee.
- Vul de Gebruikersnaam en het Wachtwoord in die je ontvangen hebt.
- Vink Test-URL toepassen aan als je nog in de testfase bent. Deze moet je na het testen, op het moment van live gaan weer uit zetten.
- Vul de velden bij Export instellingen als je nu een OCI-profiel met XML-order aan het inrichten bent en je wilt de inkooporders via XML-order aanleveren bij de inkooprelatie.
- Vul bij Export-URL een adres in als dit niet verschijnt zodra je de OCI-definitie selecteert. Je bent dan waarschijnlijk de Profit OCI-definitie aan het inrichten. Het adres zul je dan van de inkooprelatie ontvangen. Bij de OCI-definities per inkooprelatie is dit veld al gevuld als aanleveren via XML-order mogelijk is.
- Vul bij Export-Test-URL het adres in waarmee je kunt testen. Als dit niet verschijnt, vraag dan je inkooprelatie.
- Vul eventueel deGebruikersnaam export en het bijbehorende Wachtwoord in als je die hebt ontvangen van de inkooprelatie voor het aanleveren van de XML-order. Als de inkooprelatie deze bepaalt, worden deze met het OCI-profiel opgehaald.
- Vul de Shared Secret in als je die bent overeengekomen met de inkooprelatie.
Zie ook: Shared secret in OCI-koppeling
- Vink, als je wilt testen, Export-Test-URL aan. Als je deze niet aanvinkt, gebruikt Profit als adres de gegevens bij Export-URL.
- Klik op: Volgende.
Vervolgens vul je de voorkeurswaarden in die Profit in de inkoopaanvraag in InSite invult.
- Selecteer bij Voorkeur artikelgroep de artikelgroep waar Profit de artikelen die je via de webshop bestelt, moet opslaan.
Dit zijn bestaande artikelgroepen. Je kunt ook van tevoren een specifieke artikelgroep toevoegen, of na opslaan van dit profiel, in dit OCI-profiel wijzigen.
- Vul de voorkeurswaarden bij de verbijzonderingsas-velden in. In dit voorbeeld zijn dat de vestiging en de afdeling namens welke de inkoopaanvraag ingediend wordt. Dit zal ook vaak Kostenplaats zijn.
- Selecteer eventueel een contract bij Contract.
- Selecteer eventueel bij Boekingslay-out een speciale boekingslay-out die je hebt toegevoegd voor dit OCI-profiel (gebaseerd op Aanpassen mijn inkoopaanvraag InSite). Deze toont Profit aan de instuurder zodra deze de inkoopaanvraag in InSite ziet na het bestellen op de website van de leverancier.
- Selecteer eventueel voorkeurswaarden bij de velden voor de levering van de artikelen.
- Vul eventueel bij Nr. debiteur (leverancier) de code in die je van de leverancier hebt ontvangen. Als het gegeven verplicht is wordt het in de koppeling gebruikt.
Het kan bij een aantal koppelingen zijn dat je hier het GLN-nummer moet invullen. Dit is alleen nodig bij OCI met XML-orders zoals voor de Technische Unie.
- Klik op: Volgende.
- Selecteer een afbeelding. Standaard levert Profit per OCI-definitie een logo van de inkooprelatie mee. Deze wordt in InSite getoond als knop zodat de gebruiker direct herkent waar hij moet klikken voor het doen van zijn bestelling.
- Klik op: Voltooien.
Zodra je het OCI-profiel hebt toegevoegd, voegt Profit bij de inkooprelatie als de verstrekkingswijze de verstrekking XML-order toe. Deze wordt gebruikt om de inkooporder te verstrekken.
Als in het OCI-profiel de Export-URL ontbreekt, zet Profit de verstrekkingswijze automatisch op E-mail PDF.
Als je het OCI-profiel verwijdert, wordt ook de verstrekkingswijze automatisch verwijderd. Overigens kun je het niet meer verwijderen als er al mutaties op het profiel zijn.
OCI-profielen kun je ook kopiëren.
Artikelgroepen koppelen
Als je niet wilt dat alle bestelde artikelen in de voorkeur artikelgroep terechtkomen, maak je een koppeling tussen de productgroepen van de inkooprelatie en je eigen artikelgroepen. Op die manier bepaal je per artikelgroep in welke andere artikelgroepen de artikelen van de webshop terechtkomen en dus ook waar de kosten e.d. geboekt worden in Profit Financieel.
Je kunt op verschillende manieren omgaan met vanuit de inkooprelatie in Profit opgenomen artikelen.
Je kunt ook een nieuwe artikelgroep toevoegen waar je alle nieuwe artikelen in laat opnemen en van daaruit kun je ze ook telkens aan een artikelgroep toevoegen.
OCI-Artikelgroepen koppelen aan bestaande artikelgroepen in OCI-profiel
- Ga naar: Ordermanagement / Beheer / Inrichting / OCI-profiel.
- Open de eigenschappen van het OCI-profiel waarin je OCI-artikelgroepen wilt koppelen, anders dan aan de Voorkeur artikelgroep.
- Ga naar het tabblad: Artikelgroep.
- Klik op: Nieuw.
- Vul een code in bij OCI-artikelgroep.
- Selecteer bij Artikelgroep een bestaande eigen artikelgroep.
- Klik op: Voltooien.
- Doe dit voor alle artikelgroepen die je wilt koppelen.
- Sla de wijzigingen op.
Lees 
hier meer over de artikelen die toegevoegd worden.
(Vrije) velden toevoegen
In de gegevensverzamelingen vind je het veld Bron met daarin de vermelding OCI als het artikel afkomstig is uit de OCI-koppelingen. Je kunt dit veld bijvoorbeeld opnemen in een weergave.
Je kunt eventueel vrije velden toevoegen op het OCI-profiel. Bijvoorbeeld om een eigen classificering te gebruiken zoals Categorie, met keuzes als Kantoorartikelen, etc.
Dit doe je in de functiegroep Inkoopproces, bestand OCI-profiel.
Alleen voor OCI-profielen die gebaseerd zijn op de Profit-definitie kun je ook vrije velden toevoegen voor Item, Artikel en Inkoopaanvraagregels.
Zie ook:
Zie ook
|
Direct naar
|