Inkooprelatie/crediteur toevoegen

Als je iets bestelt bij een persoon of organisatie voeg je daarvoor een nieuwe inkooprelatie toe.

Een inkooprelatie is altijd gebaseerd op een organisatie of persoon. Bij de organisatie of persoon leg je algemene gegevens vast, zoals de naam, zoeknaam, adres, postadres en communicatiegegevens. Bij de inkooprelatie leg je specifieke gegevens vast die nodig zijn voor de facturering en de betaling van de facturen.

Vanaf Profit 2 kun je bij het aanmaken een crediteur van het type persoon, de handelsnaam en KVK-gegevens vastleggen.

Inkooprelatie/crediteur toevoegen:

1. Ga naar:
   • Financieel / Crediteur / Crediteur
   • Ordermanagement / Inkoop / Inkooprelatie.
   • CRM / Organisatie/persoon / Inkooprelatie
2. Klik op: Nieuw.
3. Geef aan of je de inkooprelatie wilt baseren op een organisatie of een persoon.

   Afhankelijk van je keuze (Organisatie of Persoon), krijg je in het vervolgscherm andere velden.

4. Klik op: Volgende.
5. Voeg de gegevens van de organisatie of persoon toe.

   Je baseert een nieuwe inkooprelatie altijd op een organisatie of persoon. Dit kan een nieuwe organisatie of een nieuwe persoon zijn, maar ook een bestaande. Wil je een inkooprelatie toevoegen op basis van een bestaande organisatie of persoon, dan voer je in het veld Naam de naam van de organisatie of persoon in en klikt vervolgens op de zoekknop achter het veld en kiest voor Overeenkomstige organisaties.

6. Profit vult de zoeknaam automatisch op basis van de ingevulde naam. Wijzig eventueel de zoeknaam.

   Vink Afwijkende crediteurnaam aan als je een inkooprelatie/crediteur van het type Persoon toevoegt die als crediteur onder een andere naam werkt als zijn eigen naam.

   Vervolgens kun je de velden KvK-nummer, Datum KvK en Handelsnaam vullen.

7. Profit toont een venster voor het invullen van het huisadres van de crediteur.

   Als je het adres niet invult, kun je wel doorgaan met het toevoegen van de crediteur, maar de crediteur is niet bruikbaar in Profit.

8. Druk op: Tab. Profit vult de adresgegevens voor zover mogelijk aan.

   Let op: 

   Profit controleert Nederlandse adressen standaard op volledigheid. Bij buitenlandse adressen is dit soms niet gewenst, dan kun je de controle in de eigenschappen van het betreffende land uitschakelen. Als de controle uit staat, werkt de Tab niet.

   Als een buitenlandse woonplaats nog niet bestaat, kun je deze aan de woonplaatsentabel toevoegen.

9. Vink Vul aanvullende velden organisatie in aan.

   Dit veld is alleen zichtbaar als aanvullende velden standaard niet getoond worden. Dit hangt af van de instellingen in Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen, tabblad Organisatie/persoon.

10. Vink Autonummer nieuwe organisatie uit om het crediteurnummer in te vullen.

    Als dit veld aangevinkt is, zal Profit de code automatisch genereren op basis van autonummering.

11. Klik op: Volgende.
12. Klik op: Volgende.
13. Vink Is crediteur aan als de inkooprelatie de status Crediteur heeft. Vink je dit veld niet aan, dan blijft de organisatie een aspirant-inkooprelatie. Je kunt dan geen verzamelrekening selecteren en geen verbijzonderingscodes koppelen.
14. Selecteer bij Type inkooprelatie de categorie waarin je de inkooprelatie wilt indelen, als je dit wilt gebruiken voor rapporten, analyses of cockpits. Je kunt dit gebruiken bij het beoordelen van je leveranciers.
    De tabel Type inkooprelatie is een vrije tabel waar je zelf waarden aan kunt toevoegen via Algemeen / Inrichting / Vrije tabel.
15. Selecteer bij Profiel eventueel een afwijkend inkooprelatieprofiel.

    In een inkooprelatieprofiel stel je in welke rapporten je wilt gebruiken in het ordertraject en de facturen. Profit levert een standaardprofiel mee. Als je niets selecteert wordt het standaardprofiel gebruikt.

16. Selecteer Euro bij Valuta voor Nederlandse crediteuren. Voor buitenlandse crediteuren selecteer je de daar geldende valutacode.
17. Klik op: Volgende.
18. Selecteer in het veld Verzamelrekening de grootboekrekening waarop je de boekingen over de inkooprelatie (crediteur), wilt journaliseren.

    De Voorkeur tegenrekening verschijnt automatisch als je een inkoopfactuur toevoegt via het inkoopboek. In combinatie met andere crediteurgegevens zal Profit vrijwel alle gegevens van de inkoopboeking voor je invullen, waardoor zelfs een handmatige boeking grotendeels automatisch verloopt.

19. Selecteer de Betalingsvoorwaarde.

    Let op: 

    Is de inkooprelatie een crediteur, dan zijn de velden Verzamelrekening en Betalingsvoorwaarde verplicht.

20. Selecteer de Btw-plicht.
21. Vul het Btw-identificatienummer in. Profit controleert het Btw-identificatienummer.
22. Klik op: Volgende.
23. Vul eventueel de overige velden van de inkooprelatie in.
24. Klik enkele malen op Volgende.

    Vul eventueel bij Levertijd het aantal dagen in dat de inkooprelatie nodig heeft om te leveren. Met deze levertijd houdt Profit rekenening bij een bestelvoorstel voor een verkooporder waarin een gewenste leverdatum staat. Als er voor de verkooporder besteld moet worden dan bestelt Profit pas 'als we binnen de levertijd zijn'. En niet te ver van tevoren. Dat bespaart voorraadkosten. (Profit houdt hier geen rekening mee als je alleen voorraadaanvulling als grond voor het bestelvoorstel gebruikt. Je moet echt ook Bestelvoorstel verkoop aangevinkt hebben in het bestelvoorstel en in het artikel).

    Daarnaast kun je in de eigenschappen van een artikel ook Dagen levertijd vastleggen. Namelijk via eigenschappen artikel / tabblad Inkooprelaties / eigenschappen inkooprelatie / tabblad Bestelstaffel. (Dit is hetzelfde veld als in de eigenschappen van een Itemcode inkooprelatie.) Hier kun je nog afwijken op de levertijd bij de inkooprelatie.

25. Klik op: Voltooien.