Contactpersonen toevoegen en autoriseren voor OutSite via Profit

Je kunt een contactpersoon toevoegen bij een organisatie en autoriseren voor de portal. Hiermee kan de contactpersoon via de portal toegang krijgen tot de gegevens van de organisatie. De gebruiker kan zelf een wachtwoord instellen.

Toevoegen en autoriseren

Je voegt een contactpersoon toe aan een organisatie, inkooprelatie of verkooprelatie. Je legt het e-mailadres vast waarmee de contactpersoon kan inloggen en je kent rollen toe. De nieuwe contactpersoon ook wordt toegevoegd in de Autorisatie tool.

Je voegt autorisatierol(len) toe aan een persoon. Een contact van een organisatie is bijvoorbeeld de accountant die de aangiften verzorgt voor de organisatie. Deze accountant ziet, als hij inlogt als contact van de organisatie, het dossier van de organisatie en zijn eigen persoonlijke dossier.

Je geeft een nieuwe contactpersoon meteen bij het toevoegen toegang tot de portal.

Autorisatierol toekennen aan nieuwe contactpersoon:

1. Ga naar:
   • CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon
   • Ordermanagement / Inkoop / Inkooprelatie
   • Ordermanagement / Verkoop / Verkooprelatie
2. Open de eigenschappen van de organisatie.
3. Ga naar het tabblad: Contacten.
4. Klik op: Nieuw.
5. Selecteer het type contact Persoon bij organisatie.
6. Klik op: Volgende.
7. Vul de velden in.
8. Vink Vul aanvullende velden persoon in niet aan.
9. Klik op: Volgende.
10. Doorloop de wizard.
11. Vink Persoon toegang geven tot afgeschermde deel van de portal(s) aan.
12. Vul het e-mailadres in, hiermee kan de contactpersoon inloggen op de portal.

    

    Let op:

    Deze stap wordt niet getoond als het contact al is gekoppeld aan een persoon die als gebruiker al recht heeft op portals. Je kunt het e-mailadres niet wijzigen. Na het voltooien van de wizard kun je het e-mailadres via de eigenschappen van de persoon aanpassen.

13. Klik op: Volgende.
14. Vink de autorisatierol(len) aan die van toepassing zijn op deze persoon. Als je geen rol aanvinkt dan heeft de persoon alleen toegang tot de functionaliteit die beschikbaar is voor alle ingelogde personen.

    

15. Klik op: Voltooien.

Autorisatie wijzigen

Je kunt bestaande personen toegang geven tot een portal of de autorisatie wijzigen.

Bestaande contactpersoon autoriseren:

1. Ga naar: CRM / Organisatie/persoon / Contactpersoon.
2. Open de eigenschappen van de een Persoon bij organisatie.
3. Klik op: Acties / Persoon. Hiermee open je de eigenschappen van de persoon die aan de contactpersoon gekoppeld is.
4. Als de persoon nog geen toegang heeft:
   1. Ga naar het tabblad: Portal toegang.
   2. Vink Persoon toegang geven tot afgeschermde deel van de portal(s) aan.
   3. Vul het e-mailadres in, hiermee kan de contactpersoon inloggen op de portal.
5. Ga naar het tabblad: Autorisatierollen.
6. Vink de rollen aan die je wilt autoriseren.
7. Klik op: Acties / Bericht portaltoegang om de persoon direct een e-mailbericht m.b.t. de portaltoegang te sturen. Het bericht wordt niet automatisch gestuurd, maar alleen door op deze actie te klikken.

   Let op:

   Dit is alleen mogelijk als je in de eigenschappen van de site een berichtsjabloon voor portaltoegang gekoppeld hebt.

8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Meewerkgebruiker toegang geven tot OutSite van de klant

Voor een meewerkgebruiker die toegang wil krijgen tot de OutSite van de klant, gelden enkele aanvullende stappen.

1. Open de bronomgeving (de omgeving van de accountant).
2. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
3. Open de eigenschappen van de gebruiker.
4. Ga naar het tabblad: Applicaties.
5. Vink het veld OutSite aan.
6. Sluit de Autorisatie tool en open de omgeving opnieuw.
7. Ga naar: CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon.
8. Open de gebruiker.
9. Klik op: Acties / Bericht portaltoegang.

   Hierdoor krijgt de gebruiker een e-mailbericht om het wachtwoord van OutSite opnieuw in te stellen.