E-mail naar aanleiding van dossieritem

Je kunt klanten automatisch een mail sturen als je een dossieritem hebt ingestuurd of de status van een dossieritem is aangepast.

Let op: 

In workflowtaken waarbij je een automatische e-mail verstuurt ben je verplicht om de wachtrij te gebruiken. Deze service voert taken op de achtergrond uit zodat je verder kunt gaan met je werk en niet hoeft te wachten tot de taak is afgerond.

In een workflowtaak kun je instellen dat de gebruiker(s) van een dossieritem in de workflow automatisch een e-mailbericht ontvangen. In de eigenschappen van de workflowactie kun je dit ook instellen voor de klant. Als je via een workflowtaak een e-mail verstuurt wordt de mail alleen naar interne gebruikers gestuurd. Als je via de workflowactie een e-mail verstuurt wordt deze alleen naar externe gebruikers gestuurd.

De vraag die je jezelf moet stellen bij het inrichten van de workflowactie is 'Aan wie versturen we de e-mail?'. In de eigenschappen van een workflowactie kun je instellen dat je een e-mail wilt versturen naar een externe gebruiker als de status van een dossieritem die in de workflow zit is aangepast.

Voorbeeld: Klant moet iets accorderen:

De accountant stuurt een dossieritem in dat voor de klant zichtbaar is op de accountancyportal. Hij wil dat de klant automatisch een e-mail krijgt bij de actie Ter accordering van de klant.

Aan wie verstuurt de accountant deze mail?

• Dossieritem met als bestemming de organisatie van de klant zonder een contactpersoon

  Je verstuurt de e-mail aan iemand van de organisatie.

• Dossieritem met als bestemming de organisatie van de klant met een contactpersoon

  Je verstuurt de e-mail aan de contactpersoon of aan iemand anders van de organisatie.

Voorbeeld: Dossieritem voor klant:

De accountant stuurt een dossieritem in dat voor de klant zichtbaar is op de accountancyportal. Hij wil dat de klant hier automatisch een e-mail van krijgt.

Aan wie verstuurt de accountant deze mail?

• Dossieritem met als bestemming de organisatie van de klant zonder een contactpersoon

  Je verstuurt de e-mail aan iedereen van de organisatie die op een portal kan. Je kunt nu namelijk niet de rol bepalen.

• Dossieritem met als bestemming de organisatie van de klant met een contactpersoon

  Je verstuurt de e-mail aan de contactpersoon of aan iedereen van de organisatie die op een portal kan.

Voorbeeld: Klant heeft dossieritem ingestuurd en klant wil status laten weten:

De klant stuurt een dossieritem in die bij de accountant in een workflow terecht komt. Bij een bepaalde actie wil de accountant via e-mail aan de klant laten weten dat het dossieritem een bepaalde status heeft gekregen.

Aan wie verstuurt de accountant deze mail?

• Dossieritem met als bestemming de organisatie van de klant zonder een contactpersoon. De instuurder is ook iemand van de klant.

  Je verstuurt de e-mail aan de instuurder of (als alternatief) aan iedereen van de organisatie die op een portal kan.

• Dossieritem met als bestemming de organisatie van de klant met een contactpersoon

  Je verstuurt de e-mail aan de instuurder of aan de contactpersoon of (als alternatief) aan iedereen van de organisatie die op een portal kan.

Workflowactie inrichten:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van het type dossieritem
3. Ga naar het tabblad: Workflows.
4. Open de eigenschappen van een workflow.
5. Klik op de actie: waarvoor je e-mail wilt instellen.
6. Klik bovenin op Eigenschappen.
7. Vink Bericht verzenden aan.
8. Selecteer aan wie je de e-mail wilt versturen. Je kunt kiezen uit:
   • 1: Portalgebruikers van bestemming met rechten op taak
   • 2: Alle portalgebruikers van bestemming
   • 3: Contactpersoon van bestemming
   • 4: Instuurder
9. Selecteer de berichtsjabloon dat je wilt gebruiken voor het versturen van de e-mail.
10. Klik op: Opslaan en sluiten.