Dossier in OutSite

Het dossier is een belangrijk middel voor de digitale communicatie tussen jou en de klanten. Je maakt in Profit onderscheid tussen dossieritems die je alleen binnen je eigen organisatie gebruikt, en dossieritems die je beschikbaar wilt stellen aan klanten. Dit bepaal je per type dossieritem, kenmerkcombinatie en workflow.

Inhoud

Beschrijving

Let op:

De onderstaande beschrijving heeft betrekking op de klantportal, je kunt in plaats daarvan ook 'accountancyportal' lezen.

Door het dossier in de portal open te stellen voor de klant bespaar je tijd en geld! Als je dossier is vastgelegd op papier moet je als de klant een vraag heeft het dossier op gaan zoeken. Door een klant toegang te geven tot zijn digitale dossier heeft hij zelf (snel) inzicht in zijn gegevens. Je kunt bijvoorbeeld de management-rapportages (als type dossieritem) tonen op de klantportal zodat de klant die op elk moment zelf kan opvragen.

Ditzelfde kun je ook doen voor de verschillende aangiften, jaarrekening, Caseware-documenten, management-rapportages, etc.

De klant kan de status van zijn dossieritems zien. Hij kan deze dossieritems accorderen, afhandelen, enz. Dit richt je in via de standaard workflow in InSite. Bij de reactie van een dossieritem kun je (in InSite) aangeven of de reactie alleen intern zichtbaar is of ook extern. Ten slotte heeft de klant de mogelijkheid om een vraag te stellen door middel van het insturen van een nieuw dossieritem. Meestal is dit naar aanleiding van een ander dossieritem.

Als je een OutSite inricht voor de klanten (klantportal, accountancyportal), wil je waarschijnlijk ook dat de klanten een dossieritem kunnen insturen. Dit kun je inrichten bij Type dossieritem. Op het tabblad Portal kun je het veld Vast te leggen door externe gebruiker aanvinken.

Om dossieritems van een type te kunnen zien in de portal en ook in te kunnen sturen via de portal, moet je op het tabblad Bestemming van een type dossieritem minstens één bestemming toestaan. Als je dat niet gedaan hebt, krijg je een foutmelding.

Voorbereiding

Een externe gebruiker kan een type dossieritem pas vastleggen als je bij tenminste één kenmerkcombinatie een Externe omschrijving hebt ingevuld. Alleen dan kan Profit bij het extern insturen de juiste kenmerkcombinatie bepalen. Richt deze kenmerkcombinatie eerst in.