E-mail naar contactpersoon
Je kunt de klanten via e-mail op de hoogte brengen van de status van een dossieritem, of attenderen op het feit dat hij een dossieritem moet accorderen.
|
Inhoud |
Beschrijving
In Profit kun je voor verschillende situaties in OutSite aangeven dat je een mail wilt versturen naar de klanten:
- bij wijziging van het wachtwoord.
- een mail zodat de ontvanger zijn opt-in inschrijving kan bevestigen.
- om te laten weten dat een dossieritem is ingestuurd.
- om te laten weten dat een bepaald dossieritem van status is veranderd.
- als je beschikt over Cursusmanagement kun je instellen dat de klanten automatisch een bevestigingsmail ontvangen nadat zij zich hebben ingeschreven.
E-mailadressen
Er zijn meerdere plekken waar je een e-mailadres kunt invullen, zowel bij de persoonsgegevens als bij de contactpersoonsgegevens.
Profit kijkt in eerste instantie altijd naar het e-mailadres bij Portal toegang in de persoonsgegvens. Als dat ontbreekt hangt het er vervolgens vanaf of je een persoon of een 'contactpersoon bij een organisatie' wilt bereiken met je mail. Bij een brief aan een sollicitant die een persoon is, kijkt Profit naar de persoon-gegevens. Ook bij inschrijving van een persoon op een cursus, kijkt Profit naar de persoon-gegevens. Bij een contactpersoon die voor zijn bedrijf gaat deelnemen aan een cursus, kijkt Profit naar de contactpersoon-gegevens.
Contactpersoon
- Het e-mailadres op het tabblad Portal toegang in de eigenschappen van de Persoon is leidend.
Het kan zijn dat hier een mailadres ontbreekt bijvoorbeeld omdat je een deelnemer van een cursus nog geen portal toegang wilt geven.
- Profit kijkt dan bij de Contactpersoon naar het veld E-mail werk op het tabblad Algemeen (of Communicatie, daar staat hetzelfde adres).
- Als in de contactpersoon geen E-mail werk is ingevuld, neemt Profit het E-mail werk van de Organisatie waar de contactpersoon bij hoort.
(Overigens stelt Profit bij het toevoegen van een nieuwe contactpersoon in Profit altijd het adres van de organisatie voor bij E-mail werk. Dit moet vervolgens dan handmatig verwijderd zijn).
Persoon
- Het e-mailadres op het tabblad Portal toegang in de eigenschappen van de Persoon is leidend.
Ontbreekt hier een mailadres, bijvoorbeeld omdat je een sollicitant geen portal toegang wilt geven, dan kijkt Profit bij een Persoon naar:
- Het tabblad Communicatie van de persoon en dan het veld E-mail werk.
- Is er geen E-mail werk op het tabblad Communicatie van de persoon dan wordt E-mail prive gebruikt van het tabblad Algemeen (of Communicatie, dat is hetzelfde privé adres) van de persoon.
Voorbereiding
- Berichtsjabloon instellen
Je stelt een e-mailsjabloon in voor het versturen van een e-mail via een dossieritem in de workflow en voor een statuswijziging van het type dossieritem.
Werkwijze
Zie ook: