Voorschotten

Je kan heel eenvoudig een voorschot boeken en direct uit laten betalen.

De medewerker (ESS) of manager (MSS) heeft de mogelijkheid om een voorschot aan te vragen in InSite. Via de nieuwe workflow kan je het voorschot direct laten uitbetalen en verrekenen via de salarisverwerking.

Je kan er ook voor kiezen om het voorschot direct om te zetten naar een los betaalbestand en deze dus te betalen buiten de standaard salarisbetalingen om.

Onderstaande geldt ook voor voorschotten bij de Flex-activering, met enkele afwijkingen. Bij Flex raadpleeg je ze bij Vorderingen.

Looninrichting

Je kunt als medewerker via InSite een voorschot aanvragen. Om dit voorschot geautomatiseerd in te houden via de salarisverwerking is onderstaand looncomponent niet geactiveerd toegevoegd:

• 100.008.136 'Verrekening uitbetaald voorschot'

  Let op:

  Wil je gebruik maken van de voorschot-functionaliteit, zorg dan dat je bovenstaand looncomponent eerst activeert en journaliseert.

Importeren en connectoren

• HRM / Beheer / Import medewerker Payroll / Voorschot.
• UpdateConnector HrEmployeeDeposit

Declaratie als voorschot uitbetalen

Bij het indienen van een declaratie kan de medewerker direct een voorschot aanvragen voor de declaratie. Je richt dit per declaratieprofiel in. Meer informatie hierover vind je hier.

Als de medewerker een aanvraag doet voor het direct uitbetalen van de declaratie en de workflow is goedgekeurd, dan is de betaling klaargezet in de betalingscockpit. Je bepaalt vervolgens zelf wanneer je de betaling verwerkt en of je deze los wilt doen.

Geen voorschot voor declaratie

In de volgende situaties genereert Profit geen voorschot. In deze situaties treedt geen melding op:

• Het veld Totaal bedrag is leeg of de waarde is kleiner of gelijk aan 0,-.
• Bij de kostensoort heeft Integratie payroll een koppeling:
  • op Parameter aantal.
  • naar een belast looncomponent.
  • naar een looncomponent met bewerking Inhouding.
• De medewerker heeft een lopend loonbeslag.
• De medewerker is geblokkeerd voor betalingen.
• De medewerker staat op kasbetaling en/of heeft geen bankrekening.
• De medewerker is gekoppeld aan soort periodetabel Declaratieverloning.

Bankkoppeling

Als je gebruik maakt van de automatische bankkoppeling, dan verlopen de voorschotten ook via deze koppeling. Voordat de voorschotbetalingen bij de bank terechtkomen, accordeer je deze eerst handmatig in de betalingscockpit.

Meer informatie over de bankkoppeling, vind je hier.

Voorschot journaliseren

Het journaliseren van de voorschotten is alleen mogelijk als je gebruik maakt van de integratie met Profit Financieel. In de eigenschappen van de werkgever vind je op het tabblad Journalisering het veld Exportdefinitie. Als je hier Profit integratie selecteert worden de velden voor de journalisering voorschot wijzigbaar op het tabblad Journalisering overig.

Voorschot bij uitdienst

Als een medewerker een uitdienstdatum heeft, wordt een declaratie niet meer als voorschot uitbetaald. De declaratie gaat hij mee met de reguliere salarisverwerking.

In de situatie dat een medewerker uit dienst is en er nog een declaratie met voorschot openstaat die valt in een al geaccordeerde periode, wordt het voorschot niet aangemaakt. De declaratie wordt verwerkt met terugwerkende kracht.

Voorschot verwijderen

Als een voorschot nog niet gevorderd is, dan kun je deze verwijderen in de betalingscockpit. Dit kan alleen als je het voorschot nog niet omgezet hebt naar een betaalbestand. Dus zolang een voorschot geboekt is en nog niet verwerkt is in de betalingscockpit, kun je deze verwijderen.

Voorschot verwijderen:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Betalingscockpit.
2. Open de eigenschappen van de niet-verwerkte betalingsregel.
3. Open de eigenschappen van de voorschot.
4. Klik op de actie: Verwijderen.

   Als je deze actie niet ziet, dan autoriseer je deze eerst in de Autorisatie Tool.