Vervangingsregels journalisering Payroll toevoegen

Er zijn verschillende manieren om vervangingsregels te vervangen of uit te breiden.

Inhoud
Beschrijving

Bij vervangingsregels geldt het volgende onderscheid:

  • Algemene vervangingsregels

    Een algemene vervangingsregel heeft betrekking op alle grootboekrekeningen in het rekeningenschema. Als je geen grootboekrekening invult in de vervangingsregel, weet Profit dat het om een algemene vervangingsregel gaat. Hiermee kun je bijvoorbeeld een 4-cijferig rekeningschema omnummeren naar een 6-cijferig rekeningschema, of elk rekeningnummer uitbreiden met een functiecode of werkgeversnummer.

  • Specifieke vervangingsregels

    Specifieke vervangingsregels hebben betrekking op één bepaalde grootboekrekening. Je vervangt bijvoorbeeld rekening '4000' door '4100'. Specifieke vervangingsregels kunnen ook betrekking hebben op een specifieke verbijzonderingscode (zoals een kostenplaats of organisatorische eenheid) of een combinatie van grootboekrekening en verbijzonderingscode.

Rangorde bij het uitvoeren van vervangingen

Profit zal bij het journaliseren controleren of er vervangingsregels zijn voor de combinatie werkgever/journaalstructuur. Zo niet, dan vinden er geen vervangingsacties plaats en gebruikt Profit de rekeningnummers van de journaalstructuur. Profit houdt rekening met een eventuele afwijkende journaalstructuur die in de perioderegel in het salarisverwerkingsplan is vastgelegd.

Profit gebruikt de volgende rangorde bij vervangingen:

  1. Vervangingsregels voor een specifieke grootboekrekening en een specifieke verbijzonderingscode.
  2. Vervangingsregels voor een specifieke grootboekrekening en een verbijzonderingscode.
  3. Vervangingsregels voor een specifieke grootboekrekening.
  4. Algemene vervangingsregels (alle grootboekrekeningen).

    Als op een grootboekrekening een specifieke vervangingsregel van toepassing is, zal Profit hierop geen algemene vervangingsregels toepassen.

Voorbeeld:

Je hebt een 4-cijferig rekeningschema en je wilt de volgende vervangacties uitvoeren:

  • Rekening 4000 vervangen door 4010.
  • Alle rekeningen voorzien van de voorloopcode 01..

    Hiervoor heb je twee vervangingsregels nodig:

  • Rekening 4000 vervangen door 01.4010.
  • Alle rekeningen voorzien van de voorloopcode 01..

    Een vervangingsregel waarin 4000 wordt vervangen door 4010 leidt dus niet tot het gewenste resultaat. Profit zal de algemene vervangingsregels namelijk niet uitvoeren voor rekening 4000, omdat er een specifieke vervangingsregel is.

Grootboekrekeningnummer vervangen door ander nummer

Bij deze eenvoudige methode vervang je een grootboekrekeningnummer door een ander grootboekrekeningnummer. Je vervangt bijvoorbeeld '4000' door '4100'. In de onderstaande procedure gebruik je hiervoor een eenvoudige boekingslay-out. Je kunt deze actie ook uitvoeren via de geavanceerde boekingslay-out via Vaste waarde.

Rekeningnummer vervangen door vaste waarde:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Vervangende grootboekrekening.
  4. Klik op de actie: Onderhoud.
  5. Open de boekingslay-out Onderhoud vervangingsregels.
  6. Selecteer het rekeningnummer dat je wilt vervangen bij Rekeningnummer.
  7. Vul het rekeningnummer in bij Vaste waarde. Dit rekeningnummer moet aanwezig zijn in de financiële administratie.
  8. Klik op de actie: Voorbeeldschema.
  9. Sluit de weergave met het voorbeeld.
  10. Klik op de actie: Voorbeeld JP.

    Je ziet een journaalpost op basis van de laatst verwerkte of geaccordeerde periode (als Profit geen periode kan vinden, toont Profit geen voorbeeld-journaalpost).

  11. Sluit de weergave met het voorbeeld.
  12. Klik op: Voltooien.
Rekeningnummer uitbreiden met vaste waarde

Je nummert het hele rekeningschema om, bijvoorbeeld om van een 4-cijferig rekeningschema naar een 6-cijferig rekeningschema te gaan. Je kunt dit doen door voor of achter het oorspronkelijke rekeningnummer een bepaalde code toe te voegen.

Vaste waarde achtervoegen

Je breidt de grootboekrekeningnummers uit door aan elk nummer een code 'vast te plakken'.

Voorbeeld: 

Aan de journaalstructuur is een 4-cijferig rekeningschema gekoppeld, maar de financiële administratie heeft een 5-cijferig rekeningschema.

De oorspronkelijke nummers hebben vier posities. Om deze rechts uit te breiden met een nul, moet je de vaste waarde '0' op doelpositie 5 plaatsen. Je richt hiervoor één vervangingsregel in, met de volgende inhoud:

  • rekeningnummer = oorspronkelijk rekeningnummer + '0'

Tijdens het journaliseren is het effect:

  • 1800 wordt 18000
  • 1805 wordt 18050
  • Enz.

Rekeningnummers uitbreiden met vaste waarde:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Vervangende grootboekrekening.
  4. Klik op: Acties / Onderhoud.
  5. Open de boekingslay-out Onderhoud vervangingsregels (geavanceerd).
  6. Vul de eerste boekingsregel als volgt:
    1. Laat Rekeningnummer leeg (want deze regel geldt voor alle rekeningen).
    2. Selecteer Vaste waarde bij Bron.
    3. Vul de Vaste waarde in.

      Dit is de code waarmee je de rekeningnummers wilt uitbreiden.

    4. Vul de posities die je wilt vervangen in bij Doel vanaf en Doel t/m.

  7.  Klik op de actie: Voorbeeldschema.
  8. Sluit de weergave met het voorbeeld.
  9. Klik op: Voltooien.
Vaste waarde voorvoegen

Je breidt de grootboekrekeningnummers uit door voor elke grootboekrekening een bepaalde code te plaatsen, bijvoorbeeld een werkgeverscode.

Voorbeeld:

Aan de journaalstructuur is een 4-cijferig rekeningschema gekoppeld. De financiële administratie heeft een 8-cijferig rekeningschema, waarbij de eerste drie posities worden gevormd door de werkgeverscode. Dan volgt een punt en vervolgens de rest van het rekeningnummer.

De oorspronkelijke nummers hebben vier posities. Om deze links uit te breiden met een code, richt je twee vervangingsregels in:

  • De nieuwe nummers krijgen acht posities, waarbij de laatste vier posities worden gevormd door het oorspronkelijk rekeningnummer.
  • De eerste vier posities (links) worden vervangen door '001.'.

    Tijdens het journaliseren is het effect:

  • 1800 wordt 001.1800
  • 1805 wordt 001.1805
  • Enz.

Rekeningnummers uitbreiden met vaste waarde:

  1. Vul de eerste boekingsregel als volgt:
    1. Laat Rekeningnummer leeg (want deze regel geldt voor alle rekeningen).
    2. Selecteer het oorspronkelijk grootboekrekeningnummer bij Bron.
    3. Vul de posities die je wilt vervangen in bij Doel vanaf en Doel t/m.
  2. Vul de tweede boekingsregel als volgt:
    1. Laat Rekeningnummer leeg (want deze regel geldt voor alle rekeningen).
    2. Selecteer Vaste waarde bij Bron.
    3. Vul 001. in bij Vaste waarde.
    4. Vul de posities die je wilt vervangen in bij Doel vanaf en Doel t/m.

  3. Klik op de actie: Voorbeeldschema.
  4. Sluit de weergave met het voorbeeld.
  5. Klik op: Voltooien.
Rekeningnummers uitbreiden met een verbijzonderingscode

Je kunt de loonjournaalpost verbijzonderen op organisatorische eenheid, functie, kostenplaats en kostendrager. Als je een verbijzondering hebt ingeschakeld, kun je de betreffende codes ook toevoegen aan grootboekrekeningnummers.

Verbijzonderingscode achtervoegen

Je breidt de grootboekrekeningnummers uit door aan elk nummer een code 'vast te plakken'.

Voorbeeld: 

Aan de journaalstructuur is een 4-cijferig rekeningschema gekoppeld. Profit moet tijdens het journaliseren elke rekening rechts uitbreiden met een 3-cijferige kostenplaatscode. Je hebt de volgende algemene vervangingsregel nodig (geldt voor alle grootboekrekeningen):

  • rekeningnummer = oorspronkelijk rekeningnummer + kostenplaatscode

    Omdat Profit standaard de verbijzonderingscode Profit bevat, richt je hiervoor een specifieke vervangingsregel in:

  • rekeningnummer bij verbijzondering op Profit = oorspronkelijk rekeningnummer + '999'.

    Resultaat tijdens het journaliseren:

  • Rekening 1800 en kostenplaats 100 wordt 1800100
  • Rekening 1800 en kostenplaats 200 wordt 1800200
  • Rekening 1800 en kostenplaats 300 wordt 1800300
  • Rekening 1800 en kostenplaats Profit wordt 1800999
  • Rekening 1805 en kostenplaats 100 wordt 1805100
  • Rekening 1805 en kostenplaats 200 wordt 1805200
  • Rekening 1805 en kostenplaats 300 wordt 1805300
  • Rekening 1805 en kostenplaats Profit wordt 1805999
  • Enz.

Rekeningnummers uitbreiden met kostenplaatscode:

  1. Ga naar het tabblad: Vervangende grootboekrekening.
  2. Klik op: Acties / Onderhoud.
  3. Open de boekingslay-out Onderhoud vervangingsregels (geavanceerd).
  4. Vul de eerste boekingsregel als volgt:
    1. Laat Rekeningnummer leeg (want deze regel geldt voor alle rekeningen).
    2. Selecteer Kostenplaats bij Bron.
    3. Laat Specifieke bron leeg (want deze regel geldt voor alle kostenplaatsen).
    4. Vul de posities die je wilt vervangen in bij Doel vanaf en Doel t/m.
  5. Vul de tweede boekingsregel als volgt:
    1. Laat Rekeningnummer leeg (want deze regel geldt voor alle rekeningen).
    2. Selecteer Kostenplaats bij Bron.
    3. Vul Profit in bij Specifieke bron.
    4. Vul de code die geldt voor de standaard kostenplaats in bij Vaste waarde.
    5. Vul de posities die je wilt vervangen in bij Doel vanaf en Doel t/m.

  6. Klik op de actie: Voorbeeldschema.
  7. Open de weergave: Per Kostenplaats.
  8. Sluit de weergave met het voorbeeld.
Verbijzonderingscode voorvoegen

Je plaatst links van elke grootboekrekening een bepaalde code, bijvoorbeeld een kostenplaatscode. De methodiek komt grotendeels overeen met het achtervoegen van een vaste code. Je moet de volgende vervangingsregels inrichten:

  • Verbijzonderingscode links toevoegen

    In het onderstaande voorbeeld plaatst Profit de kostenplaats op positie 1 t/m 3.

  • Eventuele alfanumerieke codes vervangen door numerieke codes

    In het onderstaande voorbeeld vervangt Profit de standaardkostenplaats Profit door '999'.

  • Rekeningnummer oprekken tot het gewenste aantal posities. De laatste posities zijn voor het rekeningnummer.

    In het onderstaande voorbeeld rekt Profit het grootboekrekeningnummer op tot zeven posities. Profit plaatst het oorspronkelijk grootboekrekeningnummer op positie 4 t/m 7.

Specifieke vervangingsregels

Je voegt vervangingsregels toe op specifieke grootboekrekeningen en/of verbijzonderingen. Hiermee kun je bijvoorbeeld het volgende bereiken:

  • Vervangingsregels inrichten voor verbijzonderingen die in de financiële administratie een andere code hebben.
  • Vervangingsregels inrichten voor verbijzonderingen op alfanumerieke codes.
  • Vervangingsregels inrichten om bepaalde combinaties van grootboekrekeningen en/of verbijzonderingen te bundelen op één grootboekrekening.

    Let op:

    Bij een vervangingsregel voor een specifieke grootboekrekening met een verbijzondering (organisatorische eenheid, functie, kostenplaats of kostendrager) moet deze verbijzondering zijn toegestaan in de eigenschappen van de grootboekrekening in het rekeningschema.

    Bijvoorbeeld: als je een verbijzondering op kostenplaats vastlegt voor rekening Bruto lonen (4000), dan moet de verbijzondering op kostenplaats zijn aangevinkt in de eigenschappen van Bruto lonen (4000) in het rekeningschema.

In de onderstaande afbeelding zijn de volgende vervangingsregels vastgelegd voor kostenplaatsen:

[Alle rekeningen] rekeningnummer = oorspronkelijk rekeningnummer + kostenplaatscode

[Alle rekeningen] rekeningnummer bij verbijzondering op Profit = oorspronkelijk rekeningnummer + 999.

[Alle rekeningen] rekeningnummer bij verbijzondering op 01 = oorspronkelijk rekeningnummer + 500.

[Voorschotten lonen] rekeningnummer 1800 bij verbijzondering op 11 = 1100 + 500.

In Profit heb je de volgende vervangingsregels ingericht:

Dit leidt tot het volgende rekeningschema:

Rekeningnummers opknippen en delen van codes gebruiken

Je gebruikt vervangingsregels om delen van rekeningnummers en codes te combineren. Hiervoor gebruik je de volgende velden:

  • Bron vanaf / Bron t/m
  • Doel vanaf / Doel t/m

Met de Bron-velden bepaal je welk deel van de bron je wilt overnemen, met de Doel-velden bepaal je waar Profit het over te nemen deel moet plaatsen. Je kunt de Doel-velden ook gebruiken om het rekeningnummer te voorzien van extra posities, zoals extra voorloopnullen.

Deel van rekeningnummer overnemen

Je kunt een deel van het oorspronkelijke rekeningnummer overnemen in het nieuwe rekeningnummer.

Bijvoorbeeld: aan de journaalstructuur is een 4-cijferig rekeningschema gekoppeld, de financiële administratie heeft een 5-cijferig rekeningschema.

  • De nieuwe nummers krijgen vijf posities, waarbij de laatste drie posities worden gevormd door het oorspronkelijk rekeningnummer.
  • De eerste twee posities (links) worden vervangen door de vaste waarde 40.

Rekeningnummer inkorten

Je kunt rekeningnummers inkorten als de rekeningnummers in de financiële administratie korter zijn.

Bijvoorbeeld: aan de journaalstructuur is een 4-cijferig rekeningschema gekoppeld, de financiële administratie heeft een 3-cijferig rekeningschema.  Profit moet de laatste drie cijfers van de rekeningen in Profit Payroll gebruiken in de journalisering.

In Profit heb je de volgende vervangingsregels ingericht:

  • Je plaatst (bron)positie 2 t/m 4 van het oorspronkelijk nummer op (doel)positie 1 t/m 3.
  • Je vervangt positie 4 door de vaste waarde 'spatie'.
Verbijzonderingscode midden in rekeningnummer plaatsen

Je kunt een rekeningnummer opknippen in twee delen en een code in het midden plaatsen, op zelf gekozen posities.

Bijvoorbeeld: aan de journaalstructuur is een 4-cijferig rekeningschema gekoppeld en je hebt kostenplaatscodes van drie posities.

In de financiële administratie heb je een 7-cijferig rekeningschema:

  • Positie 1 en 2: eerste twee cijfers van het grootboekrekeningnummer
  • Positie 3 t/m 5: Kostenplaatscode
  • Positie 6 en 7: laatste twee cijfers van het grootboekrekeningnummer

In Profit heb je de volgende vervangingsregels ingericht:

  • Positie 1 en 2 van het oorspronkelijke nummer blijven staan in het vervangen nummer, dus hiervoor hoef je geen vervangingsregel te maken.
  • In de eerste vervangingsregel plaats je de kostenplaatscode op positie 3 t/m 5.
  • In de tweede vervangingsregel vervang je de standaard kostenplaatscode Profit door 999.
  • In de derde vervangingsregel neem je (bron)positie 3 t/m 4 van het rekeningnummer en deze plaats je op (doel)positie 6 t/m 7.

Zie ook