Prorataberekeningen en gewogen periodeberekening

Gegevens die slechts gedurende een deel van een deel van een periode of loontijdvak gelden, worden berekend op basis van de 'Gewogen periodeberekening'.

Bij in- en uitdienst tijdens een periode zal een prorata-berekening worden toegepast. Profit zal bijvoorbeeld het periodesalaris herrekenen op basis van het aantal dagen dat de medewerker in de laatste periode nog in dienst is.

Inhoud

Gewogen periodeberekening wel of niet toepassen

Je bepaalt de toepassing van deze methode zelf in de eigenschappen van de cao. Kort samengevat heb je de volgende mogelijkheden:

Gewogen periodeberekening toepassen
Bij nieuwe rooster- en salarisregels tijdens een periode zal Profit een gewogen gemiddelde bepalen van de betreffende waarden. Bij een salarisverhoging bijvoorbeeld, bepaalt Profit een gewogen gemiddelde van het oude en nieuwe salaris. Bij de berekening kun je werken met werk- of kalenderdagen.

Bij looncomponenten op medewerkersniveau die tijdens een periode ingaan, berekent Profit de gewogen waarde in de salarisverwerking.

Bij AFAS wordt bewust gesproken van 'gewogen berekening' en niet van 'prorataberekening'. De gewogen berekening heeft beperkingen en blijft daardoor overzichtelijk. De gewogen periodeberekening is alleen van toepassing op medewerkerniveau.
Gewogen periodeberekening niet toepassen
Je kunt zelf bepalen of je de gewogen periodeberekening gebruikt. Zo niet, dan voert Profit de loonberekening standaard uit op basis van gegevens die op de laatste dag van de te verwerken periode bekend zijn. Wijzigingen die je gedurende een periode in laat gaan (bijvoorbeeld een loonsverhoging) gelden daarom altijd voor de gehele periode.

Bij de auto van de zaak zal Profit altijd een gewogen periodeberekening op basis van kalenderdagen toepassen, ongeacht de instelling die je in de cao hebt vastgelegd ten aanzien van de gewogen periodeberekening.

Maximaal één contractwijzing per periode

Je kunt in Profit één contractwijziging per periode vastleggen. Als je nog een wijziging probeert vast te leggen, krijg je de volgende melding: Binnen de periode is al een wijziging aanwezig, kies een andere begindatum.

Wat is de reden van deze aanpak? Bij meerdere contractwijzigingen per periode ontstaan er dermate ingewikkelde berekeningen dat we hebben besloten dit niet mogelijk te maken in Profit.De salarisberekening en de journalisering worden hierdoor namelijk enorm complex en onoverzichtelijk, waardoor deze niet langer goed controleerbaar zijn. AFAS wil de salarisberekening voor zowel de salarisadministrateur als de verloonde medewerkers inzichtelijk en transparant houden.

Zie ook: Rooster en salaris (loonberekening)

In een loonberekening zijn minimaal de volgende aspecten van toepassing:

Bij de medewerker zijn mutaties op de tabbladen Contract, Instantie, Rooster, Functie en Salaris aan elkaar gerelateerd. Een mutatie op de eerste vier leidt altijd tot een nieuwe salarisregel.
Mutaties op deze tabbladen kunnen plaatsvinden voorafgaand aan een voorlopige verwerking, tussen een voorlopige verwerking en een geaccordeerde periode, of als TWK nadat de periode geaccordeerd is.
Niet alle medewerkers hebben een vast rooster, het is dan niet bekend op welke dagen zij werken. Hierdoor is niet te bepalen welke dagen voor of na de wijziging vallen.
Mutaties op de parameters van looncomponenten kun je aangeven op cao-, werkgever- of medewerkerniveau, of bij boeken loonmutaties.
Veel looncomponenten maken voor de berekening gebruik van stamgegevens van de medewerker, zoals functie, rooster, wagenpark, openstaande leningen, of ziekte en verlof.

Voorbeeld:

Hieronder een voorbeeld om aan te geven hoe complex de situatie kan worden:

Iemand krijgt gedurende de periode een functieverandering, waardoor hij in een andere loonschaal valt, bijvoorbeeld op 15-2. Dit houdt in dat over de eerste helft van de periode een ander uurloon van toepassing is dan over de tweede helft.
Over deze periode worden 20 overuren geboekt. De vraag is tegen welk uurtarief dat moet gaan. Het boekingsprogramma werkt per periode en niet per dag. Het is daarom niet bekend op welke dag die overuren zijn gemaakt en tegen welk uurloon dat zou moeten gebeuren.
Deze persoon wordt ziek op 12-2 en hersteld gemeld op 18-2. De ziektekosten moeten in de journaalpost geboekt worden tegen een uurloon. Welk uurloon is dit? Moet het ziekengeld op de 15e tegen het oude of het nieuwe uurloon berekend worden? En stel dat de ziekmelding pas na de salarisverwerking wordt ingevoerd, wat moet er dan gebeuren? Stel dat de overuren over de afgelopen drie perioden meetellen in het ziekengeld, hoe moet dat dan berekend worden?
Daarna blijkt in maart dat een collectieve salarisverhoging van 1,2% met terugwerkende kracht vanaf 1/1 van toepassing is. Dan moet Payroll alles opnieuw doorrekenen als TWK op periode 1 en 2.
Vervolgens blijkt dat voor deze persoon achteraf per 15-2 ook een aantal toeslagcomponenten van toepassing zijn, omdat bij de functie een aantal extra verantwoordelijkheden gelden. Deze componenten worden in april opgevoerd. Stel dat de waarde van deze componenten afhankelijk is van de functie, dan moet het overwerk en het ziekengeld herrekend worden op basis van al deze combinaties van waarden.
Daarnaast bestaan er looncomponenten die bij die nieuwe functie horen en die met ingang van 15-2 geactiveerd moeten worden. Andere componenten lopen juist af. Op welke datum moet de oude stoppen en de nieuwe beginnen? 14-2? 15-2? 16-2? En wat als de componenten afhankelijk zijn van het aantal werkdagen en het rooster is niet bekend?
Tenslotte krijgt deze persoon op 20-2 een andere auto omdat bij de nieuwe functie ook een andere auto hoort met een andere eigen bijdrage. Dit betekent opnieuw een herrekening van de eerdere bijdrage en een berekening van de nieuwe bijdrage.

Kortom: als wij bij wijzigingen gedurende de periode rekening zouden moeten houden met al deze aspecten, ontstaat een enorm complexe situatie, die altijd tot discussie zal leiden. Discussie tussen jou en AFAS, maar ook discussie tussen jou en de medewerkers.

De enige methode om een dergelijke loonberekening juist uit te voeren, is een berekening op dagbasis. Je kunt je voorstellen dat een loonberekening voor een periode dan gemiddeld 30 x zo lang zal duren.

Om deze redenen heeft AFAS het standpunt ingenomen, dat een mutatie gedurende de periode altijd handmatig doorgerekend en verwerkt moet worden.