Rooster en salaris (loonberekening)

Nieuwe rooster- en salarisregels bij een medewerker hebben niet altijd betrekking op een volledige periode. Een salarisverhoging of roosterwijziging bijvoorbeeld, kan ook na de eerste dag van een periode ingaan. Profit kan in dit soort situaties de Gewogen periodeberekening toepassen. Profit rekent het salaris of het parttimepercentage in de ingangsperiode automatisch om, op basis van het aantal dagen waarop de nieuwe salaris- of roosterregel betrekking heeft.

Je bepaalt de rekenmethode in de instellingen van de cao. Deze methode geldt voor alle aangesloten werkgevers en medewerkers, je kunt niet afwijken op lagere niveaus. Je kunt ervoor kiezen de gewogen periodeberekening niet te gebruiken, dan gebruikt Profit in de loonberekening de waarden die gelden op de laatste dag van de periode.

Gewogen berekening op basis van kalenderdagen

Als je in de cao bepaalt dat je de gewogen periodeberekening op basis van kalenderdagen gebruikt, kijkt Profit naar het feitelijke aantal kalenderdagen en de ingangsdatum van de mutatie. Op basis hiervan ontstaat de volgende berekening:

Gewogen periodebedrag = (Aantal dagen / Aantal kalenderdagen per periode) * periodewaarde

Profit maakt deze berekeningen alleen als de mutatie ingaat ná de eerste dag van de betreffende periode.

Voorbeeld:

Een medewerker krijgt een salarisverhoging. Het huidige salaris is 2.000,--. Je verloont de medewerker per maand.

Je verhoogt het salaris op 26 januari naar 2.500,--. De maand januari heeft 31 kalenderdagen.

Periodebedrag januari = (25/31) * 2.000 + (6/31) * 2.500 = 2.096,77

Ook een wijziging van het parttime-percentage kun je op deze wijze berekenen.

Voorbeeld:

Een medewerker heeft een parttime-percentage van 80%. Je verloont de medewerker per maand.

Het parttime-percentage wijzig je op 26 maart in 65%. De maand maart heeft 31 kalenderdagen.

Parttime-percentage maart = (25/31)  * 80 + (6/31) * 65 = 77,10

De bovenstaande methodiek geldt ook als een medewerker meerdere salaris- of roosterregels in dezelfde periode heeft. Profit voert voor elke regel een gewogen berekening uit. Bij een samenloop van nieuwe rooster- en salarisregels kan Profit de juiste waarde niet bepalen.

Gewogen berekening op basis van werkdagen (maandag - vrijdag)

Als je in de cao bepaalt dat je de gewogen periodeberekening op basis van werkdagen gebruikt, kijkt Profit naar het feitelijke aantal werkdagen van maandag t/m vrijdag en de ingangsdatum van de mutatie. Op basis hiervan ontstaat de volgende berekening:

• Gewogen periodebedrag = (Werkdagen / Aantal werkdagen per periode) * oude periode waarde

Profit maakt deze berekeningen alleen als de mutatie ingaat ná de eerste dag van de betreffende periode. In de volgende periode geldt de nieuwe waarde.

Voorbeeld:

Een medewerker heeft een salaris van 2.000,--. Je verloont de medewerker per maand.

Het salaris verhoog je op 26 januari naar 2.500,--. De maand januari heeft 22 werkdagen.

Periodebedrag januari = (18/22) * 2.000 + (4/22) * 2.500 = 2.090,91

Ook een wijziging van het parttime-percentage kun je op deze wijze berekenen.

Voorbeeld:

Een medewerker heeft een parttime-percentage van 80%. Je verloont de medewerker per maand.

Het parttime-percentage wijzig je op 24 maart in 65%. De maand maart heeft 22 werkdagen.

Parttime-percentage maart = (18/22)  * 80 + (4/22) * 65 = 77,27%

De bovenstaande methodiek geldt ook als een medewerker meerdere salaris- of roosterregels in dezelfde periode heeft. Profit voert voor elke regel een gewogen berekening uit. Bij een samenloop van nieuwe rooster- en salarisregels kan Profit de juiste waarde niet bepalen.

Pro-rataberekening bij in- of uitdiensttreding

Bij in- en uitdiensttreding gaat Profit altijd uit van het feitelijke gewerkte uren dat de medewerker in dienst is geweest. Profit deelt de gewerkte uren door de werkbare uren. Afhankelijk van de gekozen rekenmethode in de instellingen van de cao is dit op basis van werk- of kalenderdagen.

Let op:

Profit past de prorata-berekening altijd toe bij in en uitdiensttreding, ongeacht de instelling in de cao t.a.v. de gewogen periodeberekening.

Voorbeeld: berekening op basis van kalenderdagen.

Een fulltime medewerker treedt in dienst op 6 januari en krijgt een salaris van 2.000,-. Je verloont de medewerker per maand.

Het aantal werkbare uren voor de medewerker in januari is 176. Het aantal gewerkte uren in januari is het aantal kalenderdagen in de periode gedeeld door de gewerkte kalenderdagen, keer het aantal werkbare uren: (26/31)*176 = 147.61

De berekening van het salaris is dan: (147.61/176)*2000 = 1677.39

Voorbeeld: berekening op basis van werkdagen.

Een medewerker treedt in dienst op 6 januari en krijgt een salaris van 2.000,-. Je verloont de medewerker per maand.

Het aantal werkbare uren voor de medewerker in januari is 176. Het aantal gewerkte uren in januari zijn de daadwerkelijke gewerkte roosteruren, in dit geval 18 werkdagen * 8 uur = 144 uur.

De berekening van het salaris is dan: (144/176)*2000 = 1636.36

Periodeberekening bij in en uitdiensttreding in dezelfde periode

Als een medewerker in dezelfde periode uit dienst gaat en ook weer in dienst komt, dan neemt Profit alleen het laatste contract mee in de salarisverwerking. Dit geldt alleen als de medewerker echt uit dienst gaat. Als je een nieuwe contractregel toevoegt voor de medewerker, neemt Profit beide contracten mee.

Bij het uit dienst treden en in dienst treden in dezelfde periode, gaat Profit uit van de inrichting van de 'laatste' instantieregel bij de medewerker. Als bij de medewerker geen wijzigingen zijn in de instantiegegevens, dan kun je ervoor kiezen om het bedrag uit het eerste contract op te boeken in het tweede contract, bijvoorbeeld op de looncomponent 'Salaris'. Zo betaal je het bedrag uit het eerste contract alsnog uit.

Zie ook

• Stagiair komt halverwege de periode vast in dienst

Beperkingen gewogen periodeberekening

Je moet de uitkomst van de gewogen periodeverdeling altijd goed controleren. Met name bij parttime-medewerkers, uurloners en medewerkers met een rooster van het type Uren per week is extra aandacht vereist.

Houd rekening met de volgende aandachtspunten:

• Profit bepaalt het uurloon altijd op basis van de laatste salarisregel van de periode die in de eigenschappen van de medewerker is vastgelegd.
• Bij uurloners voert Profit de gewogen berekening alleen uit als je Rooster toepassen in Payroll aanvinkt in de eigenschappen van het salaris.
• De gewogen periodeberekening werkt niet door in de formatieverdeling.
• Profit kan de juiste waarde niet bepalen bij een samenloop van een wijziging van het parttime percentage en een salariswijziging.
• Bij sommige looncomponenten past Profit geen gewogen berekening toe.
• Als een medewerker overgaat van een brutosalaris naar een nettosalaris (of omgekeerd), dan moet deze wijziging altijd op de eerste dag van de periode ingaan.
• Een gewogen periodeberekening kan alleen berekend worden als er ook twee waarden zijn in een periode.
  

Werkwijze zonder gewogen periodeberekening

Je kunt in de cao instellen dat Profit de gewogen periodeberekening niet mag gebruiken. Profit gaat dan altijd uit van de gegevens die op de laatste dag van de te verwerken periode bekend zijn. Wijzigingen die je gedurende een periode in laat gaan (bijvoorbeeld een salarisverhoging) gelden dan altijd voor de gehele periode. Eén periode kan meerdere salaris- of roosterregels bevatten, maar Profit gebruikt altijd de waarden van de laatste regel.

Voorbeeld:

Een medewerker heeft een salaris van 2.000,--. Je verloont de medewerker per maand.

Het salaris verhoog je op 26 januari naar 2.500,--.

Omdat je de gewogen periodeberekening niet toepast, gebruikt Profit voor de periode januari een salaris van 2.500 in de salarisberekening.

Als de salarismutatie tijdens de periode moet ingaan, reken je het bedrag van de ingangsperiode om. In de daarop volgende periode geldt het volledige periodebedrag.

Periodewaarde handmatig omrekenen

Als je de gewogen periodeberekening niet toepast, moet je soms handmatig een waarde omrekenen. In het onderstaande voorbeeld wordt de periodewaarde omgerekend en als eenmalige loonmutatie geboekt.

Voorbeeld:

Een maandloner verdient 2.200 per periode. Zijn loon wordt met ingang van 16 april verhoogd naar 2.400 per periode.

Je voegt voor de medewerker een salarisregel toe met het nieuwe salaris, met als ingangsdatum 1 mei. Hierdoor ontvangt de medewerker vanaf mei het volledige salaris.

De salarisverhoging geldt echter al vanaf 16 april, dus de medewerker moet over de maand april al extra salaris ontvangen. De medewerker moet eigenlijk ontvangen:

• 15 dagen oud salaris: 15/30 * 2200 = 1.100,--
• 15 dagen nieuw salaris: 15/30 * 2400 = 1.200,--

  In totaal moet de medewerker dus 2.300,-- ontvangen. Hij ontvangt op basis van zijn oude basissalaris slechts 2.200,--, dus je voegt een eenmalige loonmutatie toe van 100,--, met als datum 16 april.

Een tweede variant hierop is dat je in de periode, waarin het nieuwe salaris moet ingaan, een salarisregel toevoegt, waarin je het gemiddelde salaris voor de hele periode aangeeft. Ook maak je een salarisregel aan voor het nieuwe salaris in de eerstvolgende periode.

Voorbeeld:

Met hetzelfde voorbeeld als hierboven wordt dit:

• Tot en met 31 maart een salarisregel van 2.200,--
• Van 1 april t/m 30 april een salarisregel van 2.300,--
• Vanaf 1 mei een salarisregel van 2.400,--

Geen bruto salaris berekend in salarisverwerking

Als Profit geen bruto salaris berekent voor een medewerker, dan controleer je de inrichting van de medewerker. Je controleert het volgende:

• Contract

  De medewerker heeft voor de betreffende periode een geldig contract. Als dit niet het geval voeg je een contractregel toe.

• Salaris

  De medewerker heeft voor de betreffende periode een salarisregel. Als dit niet het geval voeg je een salarisregel toe.

• Rooster

  De medewerker heeft voor de betreffende periode een roosterregel, waarbij het aantal uren en dagen meer dan nul is. Als dit niet het geval voeg je een roosterregel toe of je wijzigt het bestaande rooster zodat de medewerker wel roosteruren en dagen heeft.

  Als de medewerker een rooster heeft van het type Uren per week, dan heb je voor de betreffende periode uren en/of dagen geboekt op de looncomponenten 100.000.103 'Gewerkte (contract)dagen' en/of 100.000.205 'Gewerkte (contract)uren'. Je kunt dit controleren op het tabblad Loonmutatie in de eigenschappen van de medewerker.

  Let op:

  Iedere looncomponent heeft een toelichting waarin de werking van de looncomponent staat uitgelegd. Raadpleeg deze altijd op het tabblad Toelichting in de eigenschappen van de looncomponent in de cao. Als je niet over de looncomponent beschikt, activeer je deze eerst.

• Soort medewerker

  De soorten Stagiair zonder salaris, Interimmer, Van ander bedrijf/filiaal ingeleend, Ondernemer zonder salaris en Uitzendkracht gaan niet mee in de verloning van Payroll.

• Parameters looncomponent salaris

  Je controleert alle parameters van de looncomponent die het salaris berekend. Je controleert of de parameters die leiden tot de waarde 0 de oorzaak zijn.

  Bij een medewerker waarbij Profit het salaris wel berekent, selecteer je in de salarisverwerking de looncomponent voor het salaris. Vervolgens open je de eigenschappen van de looncomponent met de actie Looncomponent.

• Actuele gegevens

  Als je de voorgaande punten hebt gecontroleerd en Profit berekent nog geen salaris voor de medewerker, dan voer je Actuele gegevens vernieuwen uit.